データベース作成・編集の基本をマスターする
データベースを作成し、作成したデータベースにデータを入力・編集できるようにします。 また、作成したデータベースに対してクイックアクションナビを設定し、メニューからデータベースの操作が行えるようにします。
1. 作成するデータベースの構成を検討する
データベースを作成する前に、作成するデータベースの構成を検討します。
主に、次の内容を検討しておきます。
- データベースを作成するフォルダー
- データベースで管理する目的
- データベースの利用者
- 管理する項目
- 項目ごとのフィールドの種類（データ型）
- フィールドの初期値や選択肢として用意する内容
- 入力を必須にするか、重複した値を禁止するか など
※データベースを複数人で共用する場合は、どのグループ・ユーザーに、どこまでの操作を許可するかなど、アクセス権についても検討します。
業務に必要なデータ入力・一覧・集計などの操作をメニューとして用意する場合は、クイックアクションナビの構成についても検討します。
- メニュー項目を設定するアクションメニュー
- アクションメニューを作成するアクションカテゴリー
- アクションカテゴリーやアクションメニューの利用者
※アクションカテゴリーとアクションメニューだけにアクセス権を設定しても、メニュー項目に設定されているデータベースや関連要素にアクセス権がないと、メニュー項目の設定内容を実行できません。データベースや関連要素のアクセス権についてもあわせて検討します。
2. フォルダーを作成する
作成するデータベースを格納するフォルダーを作成します。
フォルダーは、管理者かフォルダー作成権限があるユーザーが作成できます。
管理が煩雑にならないように、作業内容やデータを扱う部門の違いなどを基準にして、フォルダー作成のルールを決めて運用するようにします。
フォルダー名や公開などのルールも決めておくことをお勧めします。
※1つのフォルダーに対して、データベースは複数個作成することができます。
※フォルダーを階層化することはできません。
3. データベースを作成する
指定したフォルダーに、データベースを作成します。
次の3つの方法から選択して作成することができます。
- 方法1：白紙から作成する
データベースの項目にするフィールドを、編集領域に自由に配置して作成します。 - 方法2：表計算ファイルから作成する
表計算ファイルのデータを、データベースの項目として取り込んで作成します。 - 方法3：テンプレートから作成する
データベーステンプレートファイルを利用して、新しいデータベースを作成します。
また、アクションナビテンプレートを使用することで、クイックアクションナビとデータベースを同時に作成することもできます。 - 方法4：RDBから作成する
RDBのテーブル・ビューをもとに直接データベースを作成します。 - 方法5：既存のデータベースを利用して作成する
作成済みのデータベースを複製して、別のデータベースを作成します。
※方法1と方法2、方法4では、データベースの項目が作成されると同時に、データベースを参照するときのレイアウトが1つ作成されます。
4. レコードにデータを入力する・更新する・通知する
データベースが作成できたら、作成されたフィールドの項目に対して、レコードを追加してデータを入力します。
直接データを入力するほか、表計算ファイルから、該当する項目を取り込んで利用することもできます。
レコードにはコメントを記入して、値の経緯や意味、注意書きを記入することができます。
レコードに入力したデータは、必要に応じて更新します。
※入力・更新した内容は、すぐにデータベースへ反映されます。
レコードが追加・更新されたことをメールで通知するように、データベースごとに設定することができます。
ユーザーフィールドを指定することで、フィールドに入力されたユーザーに通知することもできます。
5. 入力したデータを閲覧する・活用する
データベースに入力したデータは、適宜閲覧して、データとして活用します。
必要な情報だけに絞り込んで表示したり、クロス集計してデータを分析したりすることができます。
6. データベースのレイアウトやフィールドを編集する
1つのデータベースに対して、複数の異なるレイアウトを持たせることができます。
例えば、部門ごとに異なるレイアウトを用意し、必要なデータだけを参照できるようにフィールドの表示／非表示を切り替えることができます。
また、入力・閲覧しやすいように、フィールドの表示位置や幅を調整することもできます。
7. フィルターにわかりやすい説明を付ける
フィルターを表示したときに、その提供意図が伝わりやすくなるように、フィルターの目的や指示などの説明を表示したり、注目して欲しいデータを強調して表示したりすることができます。
8. クイックアクションナビを設定する
クイックアクションナビは、アクションカテゴリーとアクションメニューで構成されます。
アクションカテゴリーは、案件管理・社内FAQといった業務や用途を分類する単位で、アクションメニューの一覧を表示できます。
また、アクションメニューにはメニュー項目を作成でき、データベースの表示や新しいレコードの作成、絞込やクロス集計、Webページの表示といった操作を、クリック操作で簡単に呼び出すことができます。
なお、アクションカテゴリー・アクションメニューにはアクセス権を設定できるので、利用者の役職に応じてメニュー表示を切り替えることもできます。