フォルダーを作成・編集する
データベースを格納するフォルダーを作成します。
作業内容やデータを扱う部門ごとなど、フォルダーは、わかりやすい単位で作成しておくと管理しやすくなります。
フォルダーを作成する
データベースを格納するフォルダーを、新しく作成します。
- ホーム画面で、［フォルダー］の
をクリックします。
［新しいフォルダー］ダイアログボックスが表示されます。 - ［フォルダー名］に、フォルダーに付ける名前を、全角・半角を問わず40文字以内で入力します。
フォルダーを共有するときのために、わかりやすい名前を付けるようにします。
- 設定が完了したら、［OK］をクリックします。
指定した名前のフォルダーが作成され、ホーム画面のフォルダー一覧に表示されます。
画面右側には、作成したフォルダーの所有者名・更新日時などの情報が表示されます。
- 作成したフォルダーを共有する
作成したフォルダーを、フォルダーの所有者以外のユーザー・グループが利用できるようにするには、フォルダーを公開する必要があります。
フォルダーの使用を許可するユーザーやグループを決めてから公開します。 - フォルダーにコメントを設定する
フォルダーの使用用途などは、コメントとして設定することができます。
コメントは、フォルダー情報の1つとして設定します。
フォルダーの情報を確認・変更する
選択したフォルダーの情報は、必要に応じて確認することができます。
コメントを追加したり、フォルダーの所有者を変更したりすることもできます。
- ホーム画面のフォルダーの一覧で、情報の確認・変更をするフォルダー名にポインターを合わせます。
右端に
マークが表示されます。
- マークをクリックし、表示されたメニューから［情報］を選択します。
［フォルダー情報］ダイアログボックスが表示されます。 - ［情報］シートで、情報の確認や変更をします。
- フォルダー名
- 選択しているフォルダーの名前を表示します。
フォルダー名を変更する場合は、変更する名前を、全角・半角を問わず40文字以内で入力します。 - コメント
- フォルダーに関する説明を設定することができます。
フォルダーの名前では説明しきれない内容を入力し、操作するときの目安に利用してもらうこともできます。
設定する場合は、全角・半角を問わず500文字以内で入力します。 - 所有者・所有日時・作成者・作成日時・更新者・更新日時・URL
- 選択したフォルダーの、所有者・作成者・更新者のユーザー名と、所有者を変更した日時、フォルダーを作成・更新したそれぞれの日時を表示します。
URLには、情報を表示しているフォルダーへのURLを表示します。
フォルダーの所有者は、必要に応じて変更することもできます。
- 確認、または情報の変更が完了したら、［OK］をクリックします。
情報を変更した場合は、変更した内容にフォルダーの情報が更新されます。
- フォルダーの名前の並び順を調整する
フォルダーの一覧は、文字コード順に並びます。
下位に表示されている内容を上位に表示するなど、並び順を調整したいときは、名前の前に「%{」「}」で囲まれた数値や文字を設定します。
名前の前に付けた「%{」「}」までの文字列は、一覧上では表示されません。
［例］フォルダー「案件管理・社内FAQ・顧客管理」（文字コード順）を、「案件管理・顧客管理・社内FAQ」の順に調整する
設定・変更時の名前 表示されたときの名前 %{001}案件管理 案件管理 %{002}顧客管理 顧客管理 %{003}社内FAQ 社内FAQ ※名前の設定・変更時の入力欄では、名前の先頭に付けた「
%{」「}」と、その囲まれた数値や文字列がそのまま表示されます。※設定ファイル等でフォルダー名を指定する場合は、名前の前に付けた「
%{」「}」までの文字列も含めて指定します。
フォルダーを削除する
選択したフォルダーを、UnitBaseから削除します。
- フォルダーを削除すると、元に戻すことはできません。
なお、フォルダー内にサブフォルダーやデータベースが残されている場合は、それらのサブフォルダーやデータベースも削除します。
データベースの削除に失敗した場合、削除処理はすべて取り消されます。
- ホーム画面のフォルダーの一覧で、削除するフォルダー名にポインターを合わせます。
右端に マークが表示されます。
- マークをクリックし、表示されたメニューから［削除］を選択します。
削除を確認するメッセージが表示されます。 - 削除してもよい場合は［削除］をクリックします。
フォルダーの一覧から、選択したフォルダーが削除されます。