レコードを追加する
選択したデータベースに、レコードを追加しデータを入力します。
表計算ソフトなどでデータを編集していた場合は、そのファイルの内容をデータベースに取り込んで利用することもできます。
レコードを追加する
- 1ユーザーあたりの同時に開くことができるダイアログボックスの数
レコードの排他制御が有効な場合、初期設定では1ユーザーにつきダイアログボックスを2つ（設定により変更可能）まで同時に表示してレコードを編集することができます。1ユーザーあたりの同時に開くことができるダイアログボックスの数が上限に達した場合、レコードの追加・編集時に編集中のレコードを解放するか確認するダイアログボックスが表示されます。ダイアログボックスの「解除する」を選択すると、編集中のレコードを解放し新たにレコードを追加・編集できるようになります。
選択しているデータベースにレコードを1件ずつ追加し、データを入力できるようにします。
※カレンダー表示でも同様の操作でレコードを追加できます。また、カレンダー表示の場合は別の方法でレコードを追加することもできます。 → 詳しい説明
- データベース閲覧画面で、コマンドバーの
をクリックします。
［新しいレコード］ダイアログボックスが表示されます。 - それぞれの設定欄に、必要なデータを入力します。
フィールドの種類に応じて、一覧から選択したり、値を取得したりします。 - 設定が完了したら、［保存して閉じる］をクリックします。
設定した内容のレコードが追加されます。 - データの入力が必要な件数分、操作1.～3.を繰り返します。
- 入力できないフィールドがある
自動入力グループのフィールドに入力することはできません。
それ以外のフィールドでも、使用するレイアウトによっては編集禁止に設定されていることがあります。
フィールドの編集禁止は、レイアウトごとに設定できます。そのため、異なるレイアウトを選択すると、そのフィールドに入力できる場合があります。
- 画面を閉じずにレコードの内容を保存する
［保存して閉じる］をクリックする代わりに［保存］をクリックすると、ダイアログボックスを閉じずにレコードの内容を保存できます。
自動採番フィールドや計算フィールドなど、プログラムで自動的に処理される値が反映され、その内容を確認することができます。 - 連続してデータを入力する
入力したデータを保存して、次のデータを続けて入力できる状態にすることができます。
［保存して閉じる］をクリックする代わりに、［保存して次へ］
をクリックします。
- 入力のヒントを参照する
データベースの所有者などにより、フィールドに対して［入力のヒント］が設定されている場合は、その内容を参照して入力の手がかりにします。
設定されている場合は、該当フィールドの設定欄にポインターを合わせると、説明がツールチップで表示されます。 - 入力を制限される文字種を確認する
文字列（1行）フィールドや文字列（複数行）フィールドの入力欄の左側に
が表示されている場合は、そのフィールドに入力できる文字種が制限されています。 をクリックすると、文字種の制限をアイコンで示す吹き出しが表示されます。
アイコンの意味は、次のとおりです。
許可 禁止 文字種 
全角文字すべて 
半角文字すべて 
全角英大文字 
半角英大文字 
全角英小文字 
半角英小文字 
全角数字 
半角数字 
全角カタカナ 
半角カタカナ 
全角ひらがな 
任意の文字／記号
アイコンにポインターを重ねると、制限されている文字が表示されます。
- ルックアップキーに値を入力する
ルックアップキーフィールドを使用している場合、入力方法が異なります。次のように値を設定します。 - 現在のレコード数を確認する
明細レコードの数を含めた現在のレコード数は、［データベースの情報］ダイアログボックスで確認できます。
- リレーションパネルから参照先データベースのレコードを追加する
リレーションパネルの
をクリックすると、参照先データベースの［新しいレコード］ダイアログボックスが表示されます。
表示されたダイアログボックスで、リレーションパネルに表示している参照先データベースにレコードを追加できます。※参照先データベースに対して、レコードの作成権が必要です。
※参照先データベースが決裁データベースの場合、リレーションパネルからレコードの追加はできません。
も表示されません。※ビューアー表示からリレーションパネルのレコードを追加できない設定となっている場合があります。
既存のレコードを複製して追加する
すでに存在するレコードと似たデータは、複製したレコードのデータを編集して追加すると、手間が省けます。
※カレンダー表示でも同様の操作でレコードを複製して追加できます。
- レコード一覧で、複製したいレコードを選択します。
- データベース閲覧画面で、コマンドバーの
をクリックします。
選択したレコードの内容が反映された、［新しいレコード］ダイアログボックスが表示されます。 - データを変更する必要がある項目は、設定欄の内容を編集します。
フィールドの種類に応じて、一覧から選択したり、値を取得したりします。 - 設定が完了したら、［保存して閉じる］をクリックします。
設定した内容のレコードが追加されます。
- 「ファイル」フィールドと「画像」フィールドの値は複製されません。
- 選択したレコードの値を元に、連続してレコードを作成する
入力したデータを保存して、次のデータも選択したレコードを元に入力することができます。
［保存して閉じる］をクリックする代わりに、［保存して次へ］ をクリックします。
- リレーションパネルから参照先データベースのレコードを複製する
リレーションパネルで編集するレコードをオン（
）にして、 
をクリックします。
オン（ ）にしたレコードの内容を反映して、参照先データベースの［新しいレコード］ダイアログボックスが表示されます。
※リレーションパネルの［レイアウト］で設定したレイアウトのフォームレイアウトが適用されて、ダイアログボックスが表示されます。
※参照先データベースに対して、レコードの作成権が必要です。
※参照先データベースが決裁データベースの場合、リレーションパネルからレコードの複製はできません。
も表示されません。※ビューアー表示からリレーションパネルのレコードを追加できない設定となっている場合があります。。
ファイルからデータを取り込む－インポート－
大量のレコードを追加するときは、表計算ファイルなどでデータを作成して、そのファイルをデータベースに取り込みます。
表計算ファイルのデータを取り込むときに、取り込む項目を指定することができます。
※レコードの排他制御が有効な場合、編集中のレコードに対するデータの取り込みはできません。
※決裁データベースの場合、取り込み処理で追加されたレコードについては決裁状況が「一時保存」になります。
また、差分更新では実行ユーザーが作成したレコードで、かつ決裁状況が「一時保存」のレコードのみ更新できます。
- 同じデータベースに対してすでにインポートが実行されている場合や、他の取り込み処理（外部データ連携、データインポートツール）が実行されている場合は、同時実行できません。
- 取り込めるファイルの形式は、次のとおりです。
- CSV形式（.csv）*1
- Microsoft Excel ブック形式（.xlsx）*2
- Microsoft Excel 97-2003 ブック形式（.xls）*2
*1 文字コードはシフトJISにだけ対応しています。*2 利用できるのは1枚目のシートにあるデータだけです。2枚目以降にあるシートのデータは利用できません。 - 取り込めるファイルのサイズは、CSV形式は200MBまで、Excel形式は20MBまでです。
- 取り込むファイルのデータは、UnitBaseの各フィールドに取り込める書式で記述されている必要があります。
また、Excel形式のファイルの場合、使用されている関数によっては、UnitBaseにデータを取り込めない場合があります。
- Excelでパーセント表示したデータを取り込む場合
CSV形式（.csv）ではなくExcel形式（.xlsx／.xls）のファイルを使用し、UnitBaseの取り込み先を数値フィールドにします。
取り込んだあとで数値フィールドの設定で［%で表示する］をオン（ ）にすると、UnitBaseでもパーセント値として扱えるようになります。
- データベース閲覧画面で、コマンドバーの
［取り込み］をクリックし、表示されるメニューで［一覧形式の取り込み］を選択します。
［レコード追加用インポートファイルの取り込み（表計算ファイル、CSVファイル）］ダイアログボックスが表示されます。 - ［ファイル名］に、取り込む表計算ファイルを設定します。
［参照］をクリックし、表示されたファイル選択ダイアログボックスの一覧から、目的のファイルを選択して［開く］をクリックします。
選択したファイルが読み込まれ、画面下部のプレビューの領域に内容が表示されます。
- ［レコードとして取り込む行］で、レコードとして取り込む開始行を確認します。
必要に応じて、取り込みを開始する行を変更します。 - ［取り込み先のフィールド］で、どのフィールドのデータとして取り込むかを設定します。
ボタンをクリックし、表示された一覧から取り込み先のフィールドを選択します。- データを取り込まないようにする
［取り込み先のフィールド］でフィールドを選択するときに、［取り込まない］を選択します。
- フィールド名の自動選択
［フィールド名の自動選択］をクリックすると、インポートするファイルの［レコードとして取り込む行］の1つ上の行にある文字列を［取り込み先のフィールド］の選択肢と比較します。ファイル内の文字列と一致する選択肢があれば、［取り込み先のフィールド］でその選択肢が選択されます。一致する選択肢がない場合は、［取り込まない］が選択されます。
- データを取り込まないようにする
- ［取り込めない行があった場合の処理］の▼をクリックし、表示された一覧から、データを取り込めなかったときの処理を選択します。
- スキップして最後の行まで取り込む
取り込めなかった行は飛ばして、最後の行まで取り込みます。
- 取り込めない行があった時点で中止する
取り込めない行があった場合は、その時点で取り込みを中止します。
- スキップして最後の行まで取り込む
- ［取り込み方法］で、レコードのインポート方法を指定します。
- 単純追加
レコードはすべて新規追加されます。
- 差分更新
キーフィールドを指定し、キーフィールドの値がマッチするレコードを更新します。※ただし、更新前後でレコードの値に変化がない場合はレコードを更新しません。
すでに設定されている差分更新の条件を変更する場合は、［設定］をクリックします。［差分更新の設定］ダイアログボックスが表示されるので、条件を変更します。
※［前回指定したフィールドを反映］をクリックすると、前回の差分更新設定を復元できます。記録されているのは最近使用したデータベース10件分です。
※差分更新を利用しない期間が180日を超えると、前回設定の記録は失われます。
- キーフィールド
キーフィールドの値が既存レコードとマッチする場合に、レコードを更新します。
マッチする既存レコードがないデータについては新規追加されます。複数のキーフィールドを指定した場合、すべてのキーフィールドにマッチするレコードを更新します。
明細フィールドをキーフィールドに指定した場合、更新対象のレコード内の明細で、かつ明細フィールドにマッチする明細が更新されます。マッチする明細行がない明細行についてはレコード内に追加されます。
※明細キーフィールドを指定しなかった場合、明細の値はすべて書き換えられます。ただし、明細フィールドを一切取り込まない場合は以前の明細が存続されます。また、明細内フィールドの一部を取り込んだ場合は、取り込まなかった明細内フィールドは取り込み後の明細行数分だけが存続されます。
※取り込まないフィールドやURL・選択リスト・ドロップダウンフィールドはキーフィールドとして指定できません。
※マッチするレコードが複数存在した場合は取り込めません。
- レコード更新判定用フィールド
更新判定として数値フィールド・日付フィールド・日付時刻フィールドを1つ指定できます。指定した場合、更新するレコードが存在しても、インポートデータのフィールド値が大きいときだけ更新され、そうでないときはスキップされます。
※時刻フィールドは指定できません。
- 単純追加
- 設定が完了したら、［取り込む］をクリックします。
［取り込み方法の確認］ダイアログボックスが表示されるので、［取り込み開始］をクリックしてインポートを開始します。
データベース閲覧画面に戻り、指定したファイルが、選択しているデータベースにレコードのデータとして取り込まれます。
なお、データを取り込んでいる間は、取り込み中を示すアイコンがヘッダーのデータベース名の部分で動作しています。取り込みが完了するまでしばらくお待ちください。
- 編集不可に設定されたフィールドがレイアウトにある場合
- 編集不可フィールドが［取り込み先のフィールド］に指定されているときは、更新キーフィールドとしてだけ利用されます。データは取り込まれません。
- 次のどちらかに当てはまる明細フィールドは、明細内のすべてのフィールドでデータが取り込まれません。
- 行操作できないように設定されている
- 明細内に編集不可に設定されたフィールドがある
- 編集不可フィールドが［取り込み先のフィールド］に指定されているときは、更新キーフィールドとしてだけ利用されます。データは取り込まれません。
- データの取り込み結果を知る
データの取り込み結果は、ホーム画面の［通知情報］ページに「取り込み状況」として通知されます。
結果の通知をクリックして、該当のデータベース閲覧画面へ切り替えることができます。
※取り込み状況の通知を消去するには、吹き出しの右上にある［×］をクリックします。
- データの取り込みを中止する
データの取り込みを中止するには、ホーム画面の［通知情報］ページを表示し、「取り込み状況」にある取り込み中のデータベースの吹き出し内にある［中止］をクリックします。
いったん取り込みを中止すると、再開することはできません。
［中止］は取り込みが完了していると表示されません。
- 取り込んだファイルに問題があったとき
取り込めなかったレコードがあったときは、問題の詳細を知らせる画面が表示されます。
原因を確認し、ファイルを修正したりフィールドの種類を変更したりしてからもう一度取り込みを実行します。
※問題の詳細を知らせる画面で、［このエラーをホーム画面に残しておく］をオン（
）にすると、取り込み結果をホーム画面の［通知情報］ページに残しておくことができます。
帳票からデータを取り込む
帳票として整形されたデータをレコードとして取り込みます。
※帳票から取り込むには、あらかじめ帳票取込テンプレートの設定をしておく必要があります。
※レコードの排他制御が有効な場合、編集中のレコードに対する帳票取り込みはできません。
※決裁データベースの場合、取り込み処理で追加されたレコードについては決裁状況が「一時保存」になります。
また、差分更新では実行ユーザーが作成したレコードで、かつ決裁状況が「一時保存」のレコードのみ更新できます。
- 取り込めるファイルの形式は、次のとおりです。
- Microsoft Excel ブック形式（.xlsx）
- Microsoft Excel 97-2003 ブック形式（.xls）
※利用できるのは1枚目のシートにあるデータだけです。2枚目以降にあるシートのデータは利用できません。
- 取り込みめるファイルのサイズは20MBまでです。
- 取り込むファイルのデータは、UnitBaseの各フィールドに取り込める書式で記述されている必要があります。
また、使用されている関数によっては、UnitBaseにデータを取り込めない場合があります。
- データベース閲覧画面で、コマンドバーの ［取り込み］をクリックし、表示されるメニューから［取込テンプレートの情報］の［帳票］を選択します。
［帳票取込テンプレートの情報］ダイアログボックスが表示されます。
- 内容を確認し、［データ記入用テンプレートを取得］をクリックしてテンプレートとなるファイルをダウンロードします。
※帳票取込テンプレートに変更がない場合は、テンプレートファイルのダウンロードは1回で構いません。
- ダウンロードしたテンプレートにデータを記入して別名で保存します。
- データベース閲覧画面で、コマンドバーの ［取り込み］をクリックし、表示されるメニューから［帳票の取り込み］を選択します。
［帳票の取り込み］ダイアログボックスが表示されます。
- ［ファイル選択］をクリックし、表示された［アップロードするファイルの選択］ダイアログボックスで操作3.で記入したファイルを選択して［開く］をクリックします。
選択したファイルがレコードとして取り込まれます。
※帳票取込テンプレートの設定によっては、帳票ファイルのバージョンが合致しない場合に取り込むか取り込まないか確認するメッセージが表示されます。そのまま取り込む場合は［はい］をクリックします。
- 編集不可に設定されたフィールドがレイアウトにある場合
- 編集不可フィールドが［取り込み先のフィールド］に指定されているときは、更新キーフィールドとしてだけ利用されます。データは取り込まれません。
- 次のどちらかに当てはまる明細フィールドは、明細内のすべてのフィールドでデータが取り込まれません。
- 行操作できないように設定されている
- 明細内に編集不可に設定されたフィールドがある
- 編集不可フィールドが［取り込み先のフィールド］に指定されているときは、更新キーフィールドとしてだけ利用されます。データは取り込まれません。
メールからデータを取り込む
メールの内容や、添付された帳票をレコードとして取り込みます。
※メールから取り込むには、メール受信設定・メール取込設定をしておく必要があります。メール受信設定の方法は、管理者にご確認ください。
※レコードの排他制御が有効な場合、編集中のレコードに対するメール取り込みはできません。
※決裁データベースの場合、取り込み処理で追加されたレコードについては決裁状況が「一時保存」になります。
また、差分更新では実行ユーザーが作成したレコードで、かつ決裁状況が「一時保存」のレコードのみ更新できます。
- データベース閲覧画面で、コマンドバーの ［取り込み］をクリックし、表示されるメニューから［取込テンプレートの情報］の［メール］を選択します。
［メールテンプレートの情報］ダイアログボックスが表示されます。
- 内容を確認し、［メールテンプレートを取得］をクリックしてテンプレートとなるファイルをダウンロードします。
※添付された帳票を取り込まない場合は、EML形式のファイルがダウンロードされます。添付された帳票を取り込む場合は、EML形式のファイルと、帳票取込のデータ記入用テンプレートがZIP形式でダウンロードされます。
※メール取込設定や帳票取込テンプレートに変更がない場合は、テンプレートファイルのダウンロードは1回で構いません。
※EML形式のファイルを正しく読み込めないメールソフトを使用する場合は、［メールテンプレートの情報］ダイアログボックスで表示されるTO・件名・本文を送信メールにコピーし、メールソフトに保存することでテンプレートとします。
※［帳票取込テンプレートの情報］が表示されている場合は、クリックすると、［帳票取込テンプレートの情報］ダイアログボックスが表示されます。
- 保存したテンプレートからメールソフトでメールを作成し、件名や本文を書き換えます。
※件名の【】内は変更・削除しないでください。
※帳票を取り込む場合は、データ記入用テンプレートをもとにデータを記入し、添付ファイルとして追加します。
※取り込める添付帳票は1ファイルだけです。
- メールを送信します。
メールや添付した帳票の内容が、データベースのレコードとして追加されます。
※帳票取込テンプレートの設定によっては、特定のフィールドの値が一致したレコードがある場合、そのレコードを更新します。明細内容はすべて上書きされます。
※メールの件名・本文と帳票で同じフィールドに取込設定がされている場合、帳票のデータが取り込まれます。
※メール受信設定によっては、取込成功あるいは失敗のメールが送信者などに通知されます。
- メール取り込みは、編集不可フィールドの設定による影響を受けません。
- メール取り込みによるレコードの作成日時あるいは更新日時は、UnitBaseがメールをレコードに取り込んだ日時となるため、メールの送信日時とは一致しません。また、メールの取り込み順はメールサーバーに依存します。
- メール取り込みを使用するユーザーは、UnitBaseに登録されている全ユーザーに対して、一意なメールアドレスを持つ必要があります。同じメールアドレスが複数のユーザーに設定されている場合は、このメールアドレスを使用するとユーザーを特定できないのでエラーになります。
- メール取り込みによるレコードの作成者あるいは更新者は、送信メールアドレスを持つユーザーとなります。
ユーザーフィールドの初期値が［ログインユーザー］となっている場合、送信メールアドレスを持つユーザーが初期値となります。
- メール取り込みの成功・失敗にかかわらず、メール取り込み用に送信されたメールは受信サーバーから消去されます。
取り込み用に送信したメールは、バックアップとしてメーラーに保存しておくことをおすすめします。 - 絵文字の取り込みはサポートしていません。