BIツールとExcel

【 検証動画あり 】BIツールとEXCEL、何が違うのか?どう使い分けるのか?動画と表でまるわかり!

BI(ビジネス・インテリジェンス)ツールの導入を社内やチームで提案すると、「それってExcelでもできるんじゃないの?」と言われることがたまにあります。確かにExcelは便利なソフトウェアですが、けっして万能ではありません。今回は、より効率的なデータ分析のために、ExcelとBIツールの違いについてまとめてみました。しかも検証動画つき。これを見れば、それぞれの役割や使い分け方がパッとわかります。

※2019年1月15日追記
本記事における比較対象である「Excel」の定義には「Office 365 ProPlus」は含まれておりません。

1.Excelでデータ分析はできるの?

ExcelもBIツールも、そもそもの目的は変わりません。業務に関連するさまざまなデータから表やグラフを作成し、企業活動の意思決定に役立てるツールです。表やグラフ自体は、デザインこそ変わっても、本質はBIツールでもExcelでも変わりませんから、同じように見えます。

また、BIツールでよく行われるデータ分析手法には、予実分析、ABC分析、RFM分析、相関分析などがあります。

予実分析とは
売上などの予算(目標)に対する実績数字を見て、その理由と対策を分析する手法です。部門別・商品別・担当者別・季節別などのデータを深掘りすることで答えを探ります。
ABC分析とは
商品を売上高などでABCの3段階に重み付けし、売れ筋や死に筋商品を把握する分析手法です。「重点分析」とも呼ばれます。
RFM分析とは
R(recency、最新購買日)、F(frequency、平均購買頻度)、M(monetary、累計購買金額)という3つの指標を見て、優良顧客を分析する手法です。その結果をプロモーションなどに活かします。
相関分析とは
たとえば「気温とコートの売上」など、2つの数値の関係の強さを示す分析手法です。商品の販売傾向の分析などに使われます。

こういった、BIツールでできる分析自体は、Excelでもできます。「すべての機能や関数を使いこなしている人はいない」とまで言われるExcelですから、分析機能もいろいろとあります。

いい機会なので、分析に使えるExcelの機能をいくつか紹介しておきます。

ピボットテーブル

2つの項目(軸)でデータを集計する「クロス集計」のための機能です。 下の例では、左の家計データをジャンルと月でクロス集計しています。データさえ入力すれば、これを買ったお店ごとに細分化したり、使った人ごとになるよう軸を変えたり、と展開できます。後で出てくるBIツールの「キューブ」や「ダッシュボード」に近い機能です。

ピボットテーブル

引用:Microsoft公式サポートサイト「ピボットテーブルを作成してワークシート データを分析する」
(適用対象: Excel 2016、Excel 2013、Excel 2010、Excel 2007、Excel 2016 for Mac、Excel for Mac 2011)

関数機能

関数とは、何か数値を入力すると、決められた処理を行って結果を返す機能のこと。指定のセルの数値を合計するSUM関数が有名です。もちろんそれだけでなく、Excelには476もの関数が用意されています(バージョン 2016、2013、2010、2007の場合)。ちなみによく使われているトップ 5はこの関数だとか。

<1位> SUM 関数=セルの数値を合計
<2位> IF 関数=「80点以上なら優と表記」のように条件を設定
<3位> LOOKUP 関数=特定の行や列を範囲指定して数値を検索
<4位> VLOOKUP 関数=範囲を縦方向の列に限定して数値を検索
<5位> MATCH 関数=範囲内で指定値を検索し、何番目にあるかという順番を返す

順位引用(説明文責は編集部):Microsoft公式サポートサイト「Excel 関数(機能別)」

グラフ作成機能

Excelはグラフの種類も豊富に揃っています。そのうえ、Excel 2016では「ウォーターフォール」、「サンバースト」、「ツリーマップ」、「箱ひげ図」、「ヒストグラム」の5種類が追加されました。「どのグラフにすればいいのか迷う」という人向けに「おすすめグラフ」機能まであります。

おすすめグラフ

引用:Microsoft公式サポートサイト「提案された各グラフにグラフを作成します。」
(適用対象: Excel 2016、Excel 2013)

予測シート機能

月間売上推移といった、時系列のデータをもとに、今後どのように変化するのかをExcelが予測してくれる機能です。下のオレンジの線のように、予測、上限、下限の3つの予測が出てきます。基になるデータが少ないと精度が低いという声もありますが、分析の手がかりにはなるでしょう。

予測シート

引用:Microsoft公式サポート「Windows 版 Excel 2016 で予測を作成する」
(適用対象: Excel 2016)

などなど、Excelにはデータ分析に役立つ機能がたくさん用意されています。しかし、Excelにはできないこと、苦手にしていること、効率が悪いこともたくさんあります。そこで、BIツールの出番です。

2.BIツールにできて、Excelにできないことって?

機能が多いExcelですが、もともと「表計算ソフト」であり、多くの人に導入しやすいよう一般的な用途を想定して提供されていますので、やはり限界があります

一方で、BIツールは最初からビッグデータを分析する用途に特化されていますので、データの取り扱いに関しては、自由度が高く、高度な機能も備えています

たとえば、BIツールでなければできない、またはBIツールの方がExcelより効率が良いことを挙げてみます。

1)異なるデータソースの統合

Excelは、基本的にスプレッドシートやCSVファイルがデータソースとなりますが、BIツールは社内、社外問わず、さまざまなデータソースに対応しています。スプレッドシートやCSV、SQLといった社内のデータだけでなく、クラウドサービス、ソーシャルメディアなど、ネット上の情報まで入手・抽出できます。さらに、異なるデータソースから集められたデータを、BIツール上で統合し、より複雑で多角的な分析を行うことができます。

2)大容量データの取り扱い

BIツールはデータをデータベースに格納しているため、容量制限などは特にありません。一方、Excelはワークシートの形でデータを格納しているため、ワークシートの上限(Excel 2003以前は65,536行×256列、Excel 2007以降は1,048,576 行×16,384 列)が限界となります。これはビッグデータを扱うには心許無い数字です。

3)大容量データの処理スピード

BIツールは大量のデータ処理を前提とした、リレーショナルデータベース管理システム(RDBMS)を利用しているものが多いので、データが大きくてもスピーディーに処理ができ、ユーザーを待たせません。少しデータが大きくなると、処理が遅くなったり、フリーズすることさえあるExcelと比べれば、効率的に仕事が進められます。

4)インタラクティブ性

Excelはユーザーが指示をしない限り処理などは行われません。一方、BIツールは、グラフ上の一部分にポインタをあてると詳細が表示されたり、クリックすればさらに深く詳細な数値を見たりすることができるなど、双方向のインタラクティブ性があり、ユーザーの分析をサポートしてくれます。

5)データの共有

Excelで作成したファイルは、メール添付やファイルサーバーで共有するのが一般的ですが、BIツールで作成した分析レポートは、インターネットブラウザさえあればファイルを配布せずに社内外で共有することができます。外出先からモバイル端末で確認することも可能です。

6)権限管理

Excelファイルでセキュリティに気を配るとすると、ユーザーがファイルにパスワードをかけるか、情報システム部などの管理者にファイルサーバーで権限設定してもらう形が多いと思います。しかしBIツールの場合、ユーザーがフォルダやファイルに直接権限設定できますので、効率よく運用できます。

7)同時書き込み

BIツールはデータベースにデータを格納しているため、複数の人が同時に書き込むことが可能です。一方、Excelのファイルは誰かが編集している最中、他のユーザーはそのファイルを書き込み可能なモードで開くことができません。

8)高い情報鮮度

Excelでデータやチャートを作成すると、情報が新しくなるごとに更新作業が必要ですし、どのファイルが最新なのか、わからなくなりがちです。一方、BIツールはデータそのものではなく、データベースからのデータ検索・取得・加工方法、チャートの表示方法などを保存します。ですから、データベース内の元データが更新されれば、自動的に最新の情報を適用することができます。

9)情報の信頼性

BIツールならデータはデータベースで管理しますので、Excelで起こりがちだった入力ミスや数式の指定ミスなどが起こりにくくなり、情報の信頼性が高まります。特に日常的にデータを分析している人だと違いがはっきりわかるのが、処理スピードの違いだと思います。実際にどのぐらい違うのか、検証してみました。

3.動画で比較!BIツールとExcelで同じクロス集計をやってみた

大きなデータをExcelで加工していて、処理待ちとフリーズでパソコンを占領されてしまった経験を持つ人は多いと思います。個人的にはBIツールを導入して、同じパソコンなのに処理スピードのあまりの違いに驚きました。

今回はExcelとBIツールで、同じパソコンを使って同じデータ集計を行ってみました。さて、どのぐらい作業と作業時間が違うのでしょうか? 動画撮影も行っています

<実験内容>
・同じパソコンを使用し、同じ実験者が、同じデータを使用して実験
・Fastask(ネットリサーチ)の定点調査の月次ロウデータを使用
・昨年1年間のモバイル端末の利用状況を月別に、全体、性別、年代で集計

1.Excelで集計してグラフ化

STEP1/Fastask専用集計ツールで集計し、Excelに出力
STEP2/全体、性別、年代の3種類×各12ヶ月分=計36個の表を作成
STEP3/12ヶ月分の表をまとめてグラフ化
FINISH/結果、1時間27分で完了

Excelのワークシートに、元データから該当データをコピーして、新しい表にペーストしていく、おなじみの作業です。途中、Excelがたびたびフリーズして、かなりイライラしてしまいました。同じような作業が続くので、集中力も途切れがちで、間違えないよう気も張りました。ただ、終わった後の「仕事した!」感は大きかったです

2.BIツールで集計してグラフ化

STEP1/「キューブ作成」(※)からスタート
STEP2/データをキューブに取り込み
STEP3/グラフ化
FINISH/結果、8分3秒で完了

ロウデータからキューブにデータを取り込むところでやや時間がかかるものの、一度キューブさえ作成してしまえば、とても楽でした。取り込みもコピペのような原始的な方法ではなく、当たり前ですが、自動化されているので、ミスは少ないだろうし、気も楽でした。それどころか、地域別の違いや、端末と年齢関係など、いろいろなデータが簡単に出せるので、分析しがいがあってわくわくしました。

<実験結果>Excel:87分 vs BIツール:8分
BIツールが1/10以下で圧勝!


※キューブとは
「OLAP(オンライン分析処理)キューブ」とも呼ばれます。データを「商品名・年月・売上・担当者」など複数の「分析の切り口(ディメンション)」と「集計値(メジャー)」のセットで保存しておく形式のことです。データをキューブに保存しておくと、ディメンションを組み合わせたり(スライシング)、一部を取り出したり(ドリルダウン)といった分析が簡単にできるようになります。Excelでも類似のピボットテーブルという機能がありますが、データが大きくなってくるとBIツールの方が取り扱いやすくなります。
キューブとは?|ゼッタテクノロジー株式会社

引用:Zetta Technology「キューブとは、OLAP分析を行うためのデータベース」

4.ExcelとBIツール、どう使い分ける?

実験では、BIツールの方がExcelの10倍以上スピードが速いという結果が出ましたが、けっしてExcelを止めてBIツールに移行すべき、という結論ではありません。「BIツールがあるからExcelは使わない」という人は少ないと思います。私もそうですが、BIツールとExcelを併用し、賢く使い分けることで、業務をより効率的、効果的に行うことができるのです。

最後に、ExcelとBIツールをどう使い分けるべきかがわかるよう、両者に合うシチュエーション比較と、両者の比較表をつくりましたので、ぜひ参考にしてください。

★Excelの方が良い場合

  • 単一の表やグラフ作成
  • スタンドアロンで他のメンバーと共有する必要がない
  • 一面的で単純なデータ分析
  • データ数が少なく入力負担が少ない
  • 将来的にデータ更新の必要がない
  • データベースへのアクセスが許可されていない

★BIツールの方が良い場合

  • 複数のデータソースを統合する必要がある
  • 社内外のメンバーと情報共有する必要がある
  • さまざまな指標を使って数字の奥を深めていく分析
  • データ数が多く手入力では負担が大きい
  • 将来的にデータ更新の予定があり、レポート等の数値も更新したい
  • データベースにデータを格納する必要がある

Excel 一般的なBIツール
種別 表計算ソフト データ分析ツール
導入形式 ソフトウェア、クラウド ソフトウェア、クラウド
データソース △(基本的には自分で入力するか、CSV等で移植) ○(複数の社内サーバー、オンライン、SNS等)
データ量制限 ワークシートで扱えるデータ量に制限がある。
Excel 2003以前で、65,536行×256列
Excel 2007以降で、1,048,576行×16,384列
制限なし
データ格納場所 ワークシート データベース
処理スピード △(遅い) ○(速い)
複数同時入力 ×
データ共有方法 ファイルサーバー、メール添付 クラウド、ファイルサーバー、メール添付
レポート機能 ×(自分で作成) ○(テンプレート用意)
管理権限 △(ファイル管理) ○(ファイル、IDごとに管理可能)


最後までお読みいただき、ありがとうございます。

ExcelとBIツール、両者の違いや利用シーンをイメージいただけましたでしょうか? どちらが優れているというより、利用目的によって向き不向きがありますので、使い分けることをおすすめします

また、BIツールの成功事例を無料で提供していますので、そちらも参考にしてください。記事に共感いただけましたら、Facebookページへの「いいね」やフォローもぜひお願いします。

WRITER : ナツミ
今年から新たに担当することになった超文系ライター。「誰でも簡単に」分析ができる「Actionista!」と大型バイクをこよなく愛する。 ビジネス・インテリジェンスについては現在猛勉強中。最近は「ドリルダウン」にハマっていて、やたらと会議で使いたがる。

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