【フリーツールも】レポートツール8選と選定のポイントは?

30 October.2020 / BI
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売上の報告や工数の管理報告、スケジュール管理に日報などビジネスマンの日常業務で意外とネックになっているのがデータに基づいた報告業務です。

定型レポートを日々エクセルで管理している企業も多いかもしれませんが、本当にそれがレポートの作成や管理としては最適なのでしょうか?

その報告内容はきちんと業務に役立てられているのでしょうか?

本記事ではレポートの作成を助けるツールについて、機能や用途と合わせてご紹介します。

レポートツールとは

レポートツールとは、社内に点在するさまざまなデータを取り込み、見える化することによってビジネスに活用できるレポートを作成するデータの可視化ツールです。

レポート機能が主体でなくてもデータの入出力とレポート作成機能を有したツールは主にレポーティングツールと呼ばれます。

ここではレポーティングツールのメリットをご紹介します。

レポートツールのメリット

レポートツールを使う主なメリットとして、工数を削減してコア業務に注力できる、業務のコストを削減できるという点が挙げられます。レポート作成をツールに任せ、本来の業務に注力することで、生産性の向上に繋がります。

他にも、ツールが相応しいレポートやグラフを作成してくれるため、人的ミスが発生せず、正確なアウトプットが行えるようになります。重複した確認作業も不要になるので、人的コストも削減できます。

また、レポートツールの中でもBIツールはリアルタイムで更新されるものが多く、関係各所に確認するまでもなく現状の把握が容易になるのも魅力です。

レポートツールの用途

レポートの用途は部署によって様々です。必要な出力するべき書類のフォーマットもそれぞれ異なりますが、主に以下の3つのような定期報告に使われます。

  • 日報などの成果報告
  • 定期的な売上報告
  • 月末の在庫報告

レポートの役割は上長が現状を把握し、会社の資産として過去の活動を残すためのものです。提出を迫られることも多いですが、その都度現状を把握し、施策に繋げるためのレポート作成で業務に支障が出てしまえば本末転倒です。

そのため、現状の数字をわかりやすく整理し出力してくれるレポートツールは日々の業務をサポートする重要なツールになるのです。

次に、レポートツールの基本の機能をご紹介します。

レポートツールの機能

レポートツールの機能

レポートツールでは、主に下記の3つの機能が搭載されています。

  • レポート作成機能
  • データ入出力機能
  • その他(セキュリティに関する機能)

ひとつずつくわしく見てみましょう。

レポート作成機能

レポートを作成するための基本の機能にデータを自動加工、見える化する機能があります。

また、定めたタイミングでレポートが自動生成・自動送信されるため、自動で関係者と情報共有できる機能を持った製品も増えてきています。

特に国産のツールでは、日本特有の複雑な帳票などに対応していることも多く、そのまま利用することができます。フォーマットもプログラミングで1ピクセルごとに調整できるものから、ドロップ&ドラッグだけで簡単に調整できるものまで様々です。

グラフ化機能

取り込んだデータからグラフを作り出す機能です。

グラフの種類やビジュアルも製品によっては様々です。分析内容に合わせて、相応しいグラフを自動で提示してくれる製品もあります。グラフで見える化することで、迅速な分析に繋がります。

自動更新機能

最新のデータが入力されると、レポートも最新のデータが自動に反映されます。手動でのレポーティングで起こりがちなデータの先祖帰りが防げるので、常に正確なデータを報告することができます。

データ入出力機能

データをエクセルから取り込んだり、PDFやCSVなど業務で扱いやすい形で出力できる機能です。

エクセル連携機能

エクセルで作成したレポートを取り込んでデータ分析ができます。定型帳票のレイアウトもエクセルで出力できます。

そのためデータの入力はエクセルで、分析やレポート作成はレポートツールで分業して使いやすい方法で業務を続けることもできます。

データアクセス機能

レポートツールでは幅広いデータソースに接続できます。

ExcelやCSVだけでなく、XML、CSV、Accessやさまざまな各種データベースからデータを収集できます。製品によっては多様の接続形式、通信方式をサポートしており、多角的なデータの分析が可能になります。

レポートのためには高い精度のデータが必要です。レポートツールを使ってさまざまな数字を掛け合わせ、多角的に社内のデータを見ることでビジネスでの課題やチャンスに気がつくことができます。

その他(セキュリティに関する機能)

データを扱う以上、セキュリティは重要になります。レポートツールは海外の製品も多いため、導入する際はサポートやセキュリティ管理を確認して検討すると良いでしょう。

アクセス権管理

作成したレポートに個人、部門単位のアクセス制御や他ユーザへの参照権限付与などが可能です。

製品によっては編集・削除の制限をかけることもでき、管理者を絞り運用することができるので安心して利用できます。

いままでご紹介した機能の中で主たるレポート機能はBIツールやエクセルも有しています。それでは、BIツールやレポートツールは何が違うのでしょうか?どちらを選ぶべきでしょうか?

レポートツールとBIツールの違い

レポートツールとBIツールの違い

レポートツールとBIのダッシュボードは似ていますが異なります。できること、できないことに着目してそれぞれご紹介します。

レポートツールのできること

レポートツールのできることからご紹介します。

レポートツールはレポートを作成するという目的を中心に開発されたため、BIツールより安価なことが多いです。

状況の把握

何が起こっているのか、現状の状態を表します。多くの場合レポートツールの作成するレポートはスタンダードな形式を使用します。

毎日(または毎週、毎月)の仕事をより良く、より簡単に行えるようにします。シンプルでビジュアライズに優れたレポートを定期的に出力できます。

レポートツールは別名帳票ツールとも呼ばれ、帳票文化の根強い日本のフォーマットに合わせた出力を行えることもできます。

特定のデータの参考

部署内の少数のデータを参考します。

顧客注文のすべてを記録したデイリーレポートを確認し、達成するための行動をそれぞれ判断します。社内全て、過去全てのデータを保有できるほど容量は大きくありませんが、機能がシンプルなため誰でも使いこなすことができます。

BIツールだけにできること

上記にご紹介したレポートツールのできることは、Bツールの基本機能に含まれています。
次にBIツールにはできて、レポートツールにはできないことをご紹介します。

ビジネスの高速化

BI(ビジネスインテリジェンス)ツールは、現状の分析だけでなく過去のデータから未来の予測を立て、ビジネスの課題を明確にわかりやすくします

BIツールは複数のデータソースを使用することで、データの相関関係を浮き彫りにするため、新しいビジネスの可能性を探ることができます。データの分析に時間を掛けることなく正しい課題に気がつくことができるため、意思決定のスピードが上がります。

外部の気象データなども連携することで、データに基づいた根拠ある経営判断を行えるようになります。リアルタイムで共有されるため、報告の手間なくビジネスの高速化に繋がります。

部門にとらわれない全社的な活用

ビックデータを集積でき自由にフォーカスして分析できるため、部署ごとの活用、現場の社員だけでなくマーケティング部や経営層も同じ数字を見て判断することができます。

また、常に最新の情報がリアルタイムで更新されるため、現状にあったサービスを提供することができます。会社内の顧客情報などを全社的に同じファイルで扱えば、一貫したサービスでカスタマーサクセスの向上に繋がります。この場合、クライアントフリーではない製品はコストが莫大になるので注意しましょう。

「レポーティングツール」と「BIツール」は、比較できるものではありません。導入する会社の規模や必要となる機能などと照らし合わせて判断することも大切です。

次に、レポートツールの機能が内包された製品を8社ご紹介いたします。

レポートツールの比較

レポート作成の機能を持ったツールを8つご紹介します。レポートを報告するプラットフォームという位置づけから、データベースツールもレポート機能を有していることがあります。

それぞれの特長は下記のとおりです。

  • レポートツール ⇒ 帳票作成/ビジュアル重視
  • BIツール ⇒ データの分析・活用重視
  • データベース ⇒ データの管理共有を重視

それでは詳しく見てみましょう。

Microsoft Excel

Microsoft Excel

エクセルレポートでは、中の一部の値を更新し忘れてたり、せっかく苦労して作ったセルの計算式をうっかり壊してしまったり、前任者から引き継いだエクセルレポートの計算式が複雑すぎてメンテできない、といった問題が絶えません。

定型のレポートではなく一度きりの臨時レポート、文字の多い日報などのグラフを使わないレポートであれば、誰でも使えるエクセルが便利です。

<特長>

  • 基本的に誰でも扱える
  • 関数やマクロで自動化を目指すことができる
  • セル形式のため、印刷時に枠組みがずれにくい

Fine Report

Fine Report

Fine Reportは世界の11,000社に信頼される帳票・BIダッシュボードツールです。

独自開発の約70種類のグラフを使ったデータの見える化が魅力です。3D地図など特殊な表現機能もあり、デザイン性が高く想像通りのダッシュボードを作り出すことができます。

<特長>

  • インタラクティブな表現ができる
  • 外部のデータ連係可能なファイル形式が豊富
  • FineReport独自のHTML5 グラフがある

Adnote

Adnote

Adnoteは広告の実績をエクセル形式で一括ダウンロードする広告専門のレポーティングツールです。レポート作成はログインなしでも自動で毎日行われるため、手間がかかりません。

既定のレポートタイプは出力項目を自由にカスタマイズできます。

これまでのレポート実績から、一か月後の運用成果を予測できるため、簡易的なBIツールとしても利用可能です。

<特長>

  • 着地予測ができる
  • 自動でレポート出力ができる
  • 媒体ごとの値段のためスモールスタートでの運用が可能

Google date studio

Google date studio

アナリティクスやサーチコンソールをエクセルと連携してグラフや表などのレポートを作成するツールです。Googleアカウントを所持していれば基本無料で利用することができます。

必要な情報だけをカスタマイズすることで、打ち合わせや商談の内容に特化させた活用ができます。

WebマーケティングやSEOを行う担当者の負担を軽減するGoogleならではのツールと言えます。

<特長>

  • 無料で利用が可能
  • GoogleanalyticsやSearchConsoleを毎日比べる必要がなくなる
  • ドラッグ&ドロップでカスタマイズが可能

Tableau

Tableau

運営するWebサイトの分析やリアルタイムでの営業状況のチェック、顧客データなどの自動レポート作成を網羅します。会社のマーケティング戦略に応じた専門的なレポートも可能で、スキルがあればあるほど、詳しいグラフやレポートを作成できます。

多機能な分、機能が複雑で感覚で使用するには慣れるまで難しいのが難点です。

<特長>

  • 基本スキルがあれば簡単に運用ができる
  • 詳細な設定によってピクセル単位での調整が可能
  • 独自のグラフィック技術によるデータ表現力が多彩

Actionista!

Actionista!

「誰でも分析」というキャッチコピーの通り、非常に使いやすい点が魅力です。マニュアルも充実していますが、それを使わなくても画面を見ただけでやりたい分析が業務部門のみで好きな様に分析できるため、システム担当者の負担が大きく軽減され、リアルタイムで自由な分析ができます。

オールインワンツールなので、全社的な利用も可能になります。長期的に使う人数が増えるほど、コストのメリットが大きくなります。

<特長>

  • ブラウザのみでの簡単操作が可能
  • クライアントフリーのため全社利用が可能
  • マニュアルいらずの簡単設計

楽々Webデータベース

楽々Webデータベース

楽々Webデータベースは、エクセルをWeb化することでエクセルのよくある課題を解決しようとするデータベースです。

ユーザーがいつでもWebアプリ化したエクセルからファイルにアクセスできるため、面倒な集計作業や報告業務、ファイル管理の悩みを解消できます。

<特長>

  • エクセルファイルをアプリ化したため使い方が誰でも分かる
  • 運用時の手間はゼロ
  • 脱エクセルではなく「活エクセル」にフォーカスした設計

UnitBase

UnitBase

Unitbaseでは、クロス集計とフィルターの作成が容易にでき、各現場が各自で好きな軸や項目でデータ出力をできるようになります。今まで情報システム部門に依頼する必要があったデータの入出力が自由に可能になり、迅速な経営判断に繋がります。

ノンプログラミングで扱えるデータベースのため、部署に限られずに勤怠管理からレポート共有など様々な用途に利用できます。

<特長>

  • 専門知識が一切不要
  • どんな用途にも自由に適用可能
  • コストを抑えて全社活用が可能。稟議ルートの設定もできる

まとめ

レポートは定型化しがちですが、しっかりとデータを紐付ける事で客観的なものになり、課題に気がつくことができます。

ツールを導入する場合はそれぞれの特長を見て、誰が使うのか・何の用途で使うのか・求める効果は何かを明確にした上で検討すると良いでしょう。

また、ただ毎日行ったことを書かせるだけの形骸化した日報レポートは無くしてしまうというのも有効です。完全にやめることはできなくても週次にまとめたり、ラジオボタンなど選択式にすることでコア業務の時間を短縮しないようにすることが大切です。

レポート機能をつかって現状の課題を明確にし、業務の質を高めていきましょう。

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