BIツール 全社活用事例

【 全社活用事例 】BIツールを全社利用することで得られる新たな発見とは?

「データドリブン」や「データベースマーケティング」といった言葉が普通に使われることでわかるように、BI(ビジネス・インテリジェンス)ツールを用いた「データ分析に基づくマーケティング手法」が多くの企業で取り入れられるようになってきました。しかし、その一方でBIツールを導入しても利用するのは限られた一部の人のみとなり、なかなか全社的な活用に至らないという課題を抱える企業も多く存在します。そこで、今回はBIツールを全社活用するために必要なこと、具体的な事例をご紹介します。

1.そもそもBIの役割とは?

そもそもBIとは、「Business Inteligence(ビジネス・インテリジェンス)」の略で、企業の各部署がそれぞれに蓄積している膨大なデータを、収集・蓄積・分析・加工し、経営戦略のための意志決定を支援することを指します。BIを実現するには、BIツールが不可欠です。BIシステムとも呼ばれます。形式としては、自社のサーバーにインストールして使用する「ソフトウェア型(オンプレミス)」と、インターネットを通じてBI ツール側のサーバーにアクセスして使用する「クラウド型」があり、ニーズによって選択できます。

社会的なデータ重視の流れを受けて、多くのBIツールが登場し、形式以外にも多くの機能の違いがありますが、基本的な役割は大きく3つに分けられます。

・データの収集・蓄積・統合
・データの集計・分析
・データの可視化・ビジュアル化

これらを、経営者や現場の社員、もしくはシステム部門が、データサイエンティストなどの専門家の力を借りることなく、意志決定できるよう支援していくのがBIツールの役割です。

しかし、いざBIツールを導入してみても、企業全社、全社員がBIツールをフルに活用しているケースはまだまだ多くないようです。理由としてはキューブ作成やパネル設定などの利用方法が難しいといったこともある一方で、業務のなかでの具体的な活用方法がわからないといった理由も多いようです。

2.BIツールを業務にどう活用していけばいいのか?

以前、BIトレンドでも紹介したことがあるがBIツールの代表的な機能は下記4つに分類することができます。

レポーティング

必要なデータを必要なタイミングで取り出し、経営者やマネージャーが見やすいように「ダッシュボード」やなどにまとめて共有することができます。KPIなどのパフォーマンスチェックや、「異常の感知」をすばやくすることで、意思決定を効率よく行えます。

OLAP分析

OLAPとは「Online Analytical Processing(オンライン分析処理)」の略で、蓄積したデータを「スライシング」「ドリルダウン」などの処理を行うことで、要因を深掘り・特定するための分析手法です。近年のBIツールは「インメモリ」という高速処理技術により、これらの処理を画面上でスピーディーに行うことが可能です。

データマイニング

データマイニングとは蓄積したデータに対して、統計的な処理を行うことで、経営やマーケティングを行ううえで有効なパターンや傾向をつかむための分析手法です。データマイニングツールはクロス分析や相関分析、回帰分析といった複雑な統計分析を行うことができるツールです。

プランニング

主に経営者が「予算編成」などに使うためのもので、過去のデータをもとに「シミュレーション」を行い、その計画の根拠を得るためのツールです。「What-if分析」などを使い、条件の変化によって売上や利益がどのように変化するのかをシミュレーションすることができます。

これら4つの機能だけをみると、BIツールは常に業務で膨大なデータを扱う特定部門だけが利用するツールと捉えられがちですが、実際にはこれらの機能を活用し、社内での情報共有の活性化や効率化を図ったり、営業管理システムなどに蓄積されている営業情報データを取り込むことでエリアや商品毎の特色を確認して商品開発に活かしたりなど、幅広い部門や業務で活用することが期待できます。

3.全社利用の事例紹介

ここからは実際に情報共有の効率化や得られたデータの分析など、BIツールを全社利用している事例を紹介したいと思います。

【人事部門】部門別の構成比(比率)分析

人事部門の事例では部門別での構成比(比率)分析をご紹介します。多くの人の異動を管理する人事部門では入退社の管理に限らず、事業部や部門毎のパフォーマンスを最大化するための各部門の最適化を求められるケースも多くあります。ExcelやAccessなどを利用して管理している企業もまだ多いと思いますが、BIツールを利用すれば、「正社員/派遣社員の分類」「入社年次」「役職」「過去の所属部署」など様々な切り口で瞬時にデータ分析結果を確認することが可能となります。
下記イメージは部門毎での「派遣社員」比率をグラフ化したものです。このように閲覧したいデータをビジュアル化した状態で確認することもできます。

 

【人事部門】部門別の構成比(比率)分析

 

【総務部門】経営情報の共有効率化

近年では自社の経営情報を社員に積極的に開示する企業が増えています。しかし、実際に全社員へ共有を行うとなると、数字ばかりの指標をExcelのグラフなどで分かりやすく加工しなければなりません。BIツールでは共有したいデータの取り込み後は、あらかじめ設定済みの形式で自動的にグラフや図などにビジュアル化されるため、、リアルタイムに近い形で経営情報を社内ポータルなどで配信できるようになります。

 

【総務部門】経営情報の共有効率化

 

【営業部門】営業担当者への注力商品の共有

BIツールのメリットとして、基幹システムと連携することで営業支援システム(SFA)などの営業情報だけでなく、あらゆる視点や角度からの分析が可能となります。具体的な例としてはこれまでExcelなどで集計をしていた予実分析や前年度との比較が大幅に時間を短縮してできることに加え、商品番号での紐付けを行うことで、単なる販売数や売上金額だけでなく「利益率」「在庫回転数」など、管理部門や経営層が意識している数字を営業担当者にも追加作業が発生せずに共有することができるため、社員の目線を経営視点に育て、会社全体の成長につなげることなどができます。

 

【総務部門】経営情報の共有効率化

4.まとめ

いかがでしたでしょうか? 今回は「人事/総務部門」「営業部門」におけるBIツール活用手法をお伝えしました。

上記からもわかるように、BIツールは活用次第で業務効率化を図ることができることに加え、自身の業務にこれまでとは違った「視点」や「気づき」を与えてくれるはずです。


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なお、このサイトでは記事の他にもBIツールの成功例や導入事例を無料で提供しています。マンガでわかりやすく解説した「マンガでわかるBI」もあります。そちらもぜひ参考にしてください。記事に共感いただけましたら、Facebookページへの「いいね」もよろしくお願いします。皆様のデータ活用が進みますよう、これからも役立つ記事を作っていきます。

WRITER : ナツミ
今年から新たに担当することになった超文系ライター。「誰でも簡単に」分析ができる「Actionista!」と大型バイクをこよなく愛する。 ビジネス・インテリジェンスについては現在猛勉強中。最近は「ドリルダウン」にハマっていて、やたらと会議で使いたがる。

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