【見直し必須】タイムマネジメントでやりがちな3大失敗例とは？！

タイムマネジメントに振り回されることがある

タイムマネジメントとは、その名の通り時間の使い方を管理することです。もちろんこの意味をご存知の方も多いでしょうが、誤解されがちな言葉でもあります。

大切なのは、いかに効率的に仕事を進め「生産性を上げるか」という視点と、それ以上に「作った時間を何に費やすか」という視点です。

その最も顕著な例が生産性ばかりを追求し全体的な仕事の成果が薄くなってしまうことでしょう。たとえば、いわゆる「仕事のできる人」に、誰でもできるような簡単なルーチンワークを担当させると生産性はぐっと上がります。

しかし、組織全体で見るとこのことは決してプラスにはならないことは自明の理です。

仕事は、大きく分けて以下の４つの種別に区分されます。

1. 重要で急ぎの仕事
2. 重要だが急ぎではない仕事
3. 重要ではないが急ぎでやらなければならない仕事
4. 重要でもなく急ぎでもない仕事

タイムマネジメントの観点で考えると、生産性を重視し1と3にばかり着目してしまいます。結果、2がおろそかになってしまうのです。そして、効率ばかりを追求した結果、大きな失敗につながることがあります。

タイムマネジメントで陥りがちな失敗

仕事の生産性ばかりではなく、「何に時間を使うか」という考え方が大切だという事はご説明した通りです。しかし、ちょっとした視点の違いでタイムマネジメント失敗に陥ってしまうことがあります。

具体的な例を挙げ見てみましょう。

【失敗例1】実作業時間を考えていない

まずは、タスクを挙げて期限を設定し、優先順位を決めることでタイムマネジメントを完了してしまうパターンです。タスクに費やす実際の時間を考慮していないため、「いつやるか」があいまいになってしまいます。

その結果、納期が後になればなるほど手をつけるのが遅くなるという、小学生の夏休みの宿題のような状況になってしまうこともあるでしょう。

【失敗例2】緊急のタスクに振り回される

次に、余裕の無い時間配分から起きる問題です。
仕事をしていると、想定していなかったタスクがいきなり割り込んでくることがあります。余裕の無い時間配分をしていると、緊急のタスクを処理する時間を生み出せません。

また緊急のタスクの処理を「〇時まで待ってください」と即答することも困難となり、相手に迷惑をかけてしまうことにつながります。

【失敗例3】1日の業務終了時間を決めていない

そして、仕事のデッドラインを決めていないといった、終わりが見えないパターンです。 「〇時までに仕事を終える」ということを決めていないため、その日のタスクをダラダラと処理してしまうことになります。

ゴールとなる時間を細かに設定しなければ、生産性は上がりません。

タイムマネジメントは上手に活用しよう

タイムマネジメントの上手な活用の鍵となるのは、重要な仕事と優先度を加味した上でスケジュールを作成することです。

ここでもう一度仕事の種類を考えてみましょう。

1. 重要で急ぎの仕事
2. 重要だが急ぎではない仕事
3. 重要ではないが急ぎでやらなければならない仕事
4. 重要でもなく急ぎでもない仕事

このうち、1と2を優先してスケジューリングしてみましょう。また、4については断る勇気も必要です。1と2の仕事の生産性を上げ、時間を生み出した中で3を処理するようなスタイルを構築できれば、結果として全体の生産性が大きく向上します。

特に営業組織においては3の業務が思いのほか多く発生します。3を処理するために1と2を優先して片付けることで、3に取り掛かる時間が生まれ効率的な仕事を実現できるでしょう。

おわりに

それぞれのタスクの優先順位の付け方には、SFAなどのシステムを活用すると便利です。

効率化だけでなく、効率化によって得た時間をいかに使うかといったタイムマネジメント機能を実装しているSFAは数多くあります。さらなる生産性向上を図るためにも、SFA活用を視野にいれてみるといいでしょう。