【見直したい】信頼獲得に繋がる見積書の書き方13選

10 May.2019 / SALES

【見直したい】信頼獲得に繋がる見積書の書き方13選

ビジネスに欠かせない見積書、納品書、請求書、領収書の4つの書類のうち、見積書は最初に金額を提示する重要な書類です。見積書は信用に直結する書類でもありますので、間違いがないように記載しなければなりません。

見積書の書き方のルールをまとめましたので、担当者の方や個人事業主の方はこの機会に参考にしてみてください。

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見積書の重要性

見積書は受注を左右する重要な書類です。仕事を受注する側が発注する側に対して発行する書類であり、ビジネスをする上で欠かせないものとなっています。

正しい見積書の書き方を覚えるのはビジネスマナーのひとつでもあり、間違った内容で送るのは相手に対して失礼です。見積書を送る前に、項目に漏れがないか、記入ミスがないかよく確認しましょう。

見積書の書き方13個のルール

1. タイトルの書き方

タイトルは「見積書」「お見積り」「お見積書」「御見積書」と記すのが一般的です。書類の一番上に記載し、見積書であることがわかるようにします。

2. 宛名

見積り先の宛名をタイトルの左下あたりに記してください。会社名(屋号)、部署、担当者を記し、会社名と部署だけの場合は御中、担当者まで書く場合は様を付けます。

御中と様の使い方を間違えないようにしましょう。

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3. 発行者の名前

見積書の発行者の名前は、タイトルの右下あたりに記します。そして、会社名・部署・担当者・住所・電話番号、個人事業主の場合は、屋号か事業主の名前を記載しましょう。またメールアドレスも記載しておくと親切ですし、取引先への印象も良いでしょう。

4. 押印の必要性

請求書の場合、発行者の名前の横に押印するのが一般的です。見積書の場合、必須ではないものの押印した方が信用性は高まります。

押印の有無で効力が変わるわけではないため、なくても問題はありませんが、押印しておくにこしたことはありません。

5. 通し番号

通し番号の記載は必須ではありませんが、番号をふっておくと後で探す時や確認を取る時に役立ちます。

通し番号の付け方にルールはありませんので、分かりやすさを重視して付けるのが良いでしょう。

6. 発行日 / 有効期限

見積書を発行した日付は、必ず記載しておきましょう。年表記で記載するのが一般的です。

申込みに期限がある場合は、有効期限を記載してください。有効期限は相手に速やかな意思決定を促し、トラブルを回避する役割があります。

7. 見積金額

品目の前に見積もりの合計金額を記載します。「お見積金額」や「御見積金額」と記載するのが良いでしょう。

8. 品目

品目名の項目には商品名、品番を記します。商品名は相手に分かりやすいように記載しましょう。

品番だけだと商品名が伝わりにくいので、商品名と併せて記載するのが親切です。

9. 数量、単価、金額(価格)

数えるのが難しい場合、「1式」のように記載しても問題ありません。単価は1つあたりの金額を記します。

金額(価格)は数量 × 単価の合計金額です。

10. 小計

小計は品目を全て足した金額です。消費税を計算する前の金額を記します。

11. 消費税

法的には消費税を記載する義務はないものの、見積書には消費税、または税込・税別の旨を記載しておいた方が良いでしょう。総額表示義務については国税庁のHPをご覧ください。

12. 合計金額

小計と消費税を足した金額を合計として記載します。この金額が見積書の請求金額となります。

13. 備考欄

納期、納品先、手数料の負担、注意事項等がある場合は備考欄に記載します。

トラブルを回避するためにも振込手数料をどちらが負担するかを明記しておくと良いでしょう。

備考例:
「お振込手数料は御社ご負担にてお願い致します。」
「振込手数料は弊社で負担致します。」

おわりに:見積書の出来不出来は信用に直結する

見積書の内容に不備があると信用にも関わります。特に単価、消費税率など、金額に関する部分は間違いがないかよく確認してから発行しましょう。

見積もり先にとって分かりやすく記載することを心がけるのも大切です。見積書の書き方が分かりにくいと間違って伝わったり、後々トラブルになったりする恐れがあるので、正しく伝わるように書いてくださいね。

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