業務効率化の成功事例とその手法とは

02 September.2020 / EFFICIENCY

業務効率化の成功事例とその手法とは

新型コロナウイルス感染症の拡大で働き方が大きく変わる中、生産性向上や業務効率化が注目されています。しかし、いきなり業務効率化を行えと言われても実現するのは難しいでしょう。

気軽にできる手法はないの?
まずはじめにやるべき事とは?

この記事では、実際に業務効率化に成功した事例と気軽に業務効率化を成功させる手法をご紹介します。

業務効率化とは

まず、よく聞かれる業務効率化や生産性向上という単語についての、最初に理解しておくべきメリットや概要を簡単に説明致します。

業務効率化のメリット

業務効率化を行う事で、様々な恩恵が受けられます。そのうち、特に売上の拡大に繋がり重要視されるメリットは以下の3点です。

「ムダ」「ムラ」「ムリ」の削減

「ムダ」「ムラ」「ムリ」とは業務によく隠れている問題を指し、業務効率化に取り組むべき指標を指します。この3つが重なると結果的に大きな課題となってしまいます。

  • ムダ・・・ファイルを探す「ムダ」、生産量を把握していない事による作りすぎの「ムダ」など
  • ムリ・・・機会や人に能力以上の負担をかけすぎて本来のパフォーマンスが発揮されない状態のこと
  • ムラ・・・仕事の品質が一定ではないという状態のこと。均一化されていないその場しのぎの仕事などで見られる

この3点を解決することで本来の業務に注力することができます。

コスト削減

業務効率化で不要な業務や時間を軽減することで、人件費や工数などさまざまなコストを減らすことができます。

時間の余裕ができることによってミスも減り、業務がきっちりと回るため新たに労働力を補填する必要もなくなります。

ワークライフバランス向上

業務効率化は労働時間の短縮にも役立ちます。

日本でも残業が当たり前だった時代は変化し、プライベートの時間の充実を望むワークライフバランス重視の働き方が注目されています。

生産性向上との関係性

業務効率化の最終的な目的に生産性向上による売上(成果)拡大があります。

業務効率化と生産性向上は混同されやすいですが、”成果に直接つながる行動が重視される”のが生産性向上、一方で”現状非効率とされていることを改善するための取り組み”を業務効率化といいます。

業務の効率化が進むことで、従業員個人レベルの労働意欲の向上や定着率に繫がり、さらなる会社の成長を見込むことができます。

業務が積み重なるとどうしても疲労やストレスから従業員のミスが増え、会社の雰囲気が悪くなってしまいがちです。

業務効率化は、心身的にも従業員ひとり一人の働きやすさに直結するのです。

次はそんな業務効率化を行うための簡単な9つの手法をご紹介します。

業務効率化のための9つの手法

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業務効率化の手法のうち、比較的簡単にできる方法をまとめました。明日からできるものばかりですので、一度検討してみてください。

  • やめる・省く
  • 業務をまとめる、分割する
  • スケジュールを割り当てる
  • チャットツールをつかう
  • ナレッジの共有・マニュアル化
  • フォーマットの統一
  • ショートカットキーの徹底
  • 自動化する
  • データベースの活用

それではそれぞれ詳しく見てみましょう。

やめる・省く

業務効率化の中でも最もシンプルで効果的な方法です。

いつも行っている業務の中で重複している部分や停滞しやすいところを理解することが重要です。また、省くことができなくても、なぜその業務を行う必要があるのかという理解の徹底を行う事でスムーズに業務を行うことができます。

まとめる、分割する

複数回の報告業務や流れ作業で待ちが出てしまう場合は、業務の分け方や工数について見直した方が良いかもしれません。

業務について直接的な変化を加える場合は、実際の現場の声を聞きながら行う事をおすすめします。

スケジュールを割り当てる

日々の業務で、タイムマネジメントを心がけるとやるべき事が整頓され、業務を行いやすくなります。

業務は大きく分けて以下の4つの優先順位があります。

  • 1:急ぎで重要な業務
  • 2:急ぎで重要ではない業務
  • 3:急ぎではないが重要な業務
  • 4:急ぎではないし重要ではない業務

業務効率化の失敗例としてよくあるのが2:急ぎで重要ではない仕事を優先してしまうあまり、3:急ぎではないが重要な仕事を取りこぼしてしまうという例です。重要でなけば断っても良いですし、急ぎであればかかる工数をしっかりと見極め業務を割り振れるようにしましょう。いずれにせよ、スケジュールで業務の進行を把握していることが大切です。

【見直し必須】タイムマネジメントでやりがちな3大失敗例とは?!

チャットツールをつかう

メールの形式に沿って丁寧に返信している時間がもったいないと感じたことがあるかと思います。過去のファイルが探し出せないということもあるでしょう。

チャットツールなら、直接話すように手軽なフィードバックが得られるので業務の停滞が少なくなります。過去の記録も簡単に遡ることが可能です。

ナレッジの共有・マニュアル化

従業員ごとに情報の理解にムラがあるなら、業務マニュアルの作成も有効です。マニュアルを活用することで、あいまいに作業することで起こるミスも減ります。

また、属人化しやすい営業活動ではマニュアルを作成したり、正攻法のナレッジなど情報共有することで、従業員の行動の自信につながることもあります。業務のやり方やルールなど、どんなものでも一度文書に起こしてわかりやすく共有しましょう。

フォーマットの統一

仕事をしていると繰り返し発生する作業も多くなります。また、フォーマットが違うと資料間の流し込みや比較もできず、後々の業務の支障にもなります。

テンプレートやフォーマットを作り共有することで、一から作る手間を削減できます。同様に繰り返し利用する言い回しなども、辞書登録することで手間が省けるもののひとつです。

ショートカットキーの徹底

塵も積もれば山となる代表例のひとつです。学校では教えてくれない事も多く、新人研修の時点でしっかりと定着させると効果的です。

必ず覚えておくべきショートカットキーをまとめてみました。

  • 「Ctrl」+「C」 → 選択した文章などをコピー
  • 「Ctrl」+「V」 → コピーした文章などを貼り付ける
  • 「Alt」+「Tab」 → アプリやウィンドウを切り替える
  • 「Ctrl」+「S」 → ファイルを保存する
  • 「Windows」+「E」 → エクスプローラーを起動する

他にも、よく使う動きはショートカットキーの登録を行うのも良いでしょう。業務の進行スピードがあがります。

自動化する

データを抽出する作業の反復作業が日常的に存在していれば、Excelのマクロを使ってワンクリックで自動化することができます。

さらに複雑な、表への入力や表間の移動、計算するといった定型作業が行われているならば、業務効率化ツールの一種であるRPAツールやVPAの導入で自動化することができます。

データベースの活用

企業は部署内にとどまらずたくさんのデータを保存しています。データを上手に使えば業務の効率化や属人性の排除にも繋がります。

また、データベースに一律で管理することによりデータを探す手間が省けます。

このように手軽に開始できる様々な手法がありますが、一度に全てを行うと逆に従業員は混乱してしまいます。業務効率化は定着してこそ成果が出ます。スモールスタートで反応を見つつ、定着を心がけましょう。

次は実際に、様々な手法を組み合わせて業務効率化を成功させた実際の事例をご紹介します。

業務効率化を成功させた事例3選

働き方改革で推奨されているように、業務効率化は厚生労働省で表彰などを行っています。この機会に業務の効率化へと舵をきってみるのもいかがでしょうか。

全社のデータ活用で業務効率化を実現

損保ジャパン日本興亜DC証券株式会社 様

確定拠出年金の運営管理機関として、国内トップクラスの実績を持つ損保ジャパン日本興亜DC証券株式会社。オーダーメイド型のサービスを提供するため、部門横断で加入者情報を共有していましたが、基幹システムは使いづらく、別途大量のExcelを共有していました。

そこで、情報共有のために手軽に構築・改修できる社内システムを導入。基幹システムとの連携も実現しただけでなく、情報を入手するスピードが圧倒的に上がりました。

また、使いやすいツールを選んだことで、今では現場社員が自ら流動的なデータベースの開発を行うほどに全社的な利用が広がり、マニュアル確認や引き継ぎ、ファイルを探す時間が激減したことで時間的な業務効率化にも成功しているようです。

日常的に使うデータベースを効率化することで生産性を向上させた一例でした。

くわしい導入事例はこちら(UnitBaseより)

営業拠点にとらわれないナレッジの共有で業務効率化を実現

パナソニックLSネットワークス株式会社 様

全社的にITによる効率化を目指すパナソニックLSネットワークス株式会社は、営業部門での見込み顧客管理や商談履歴などを残せていないという課題を抱えていました。

そこで、顧客とのやりとりや営業ノウハウが引き継がれていない状況を打破するために、営業支援ツールを導入しました。

営業支援ツールを導入することで拠点が離れていても、情報から営業同士がアドバイスし合うようになったり、企画・開発部門まで現場の声がスムーズに届くようになりました。

また、成功のナレッジも共有され現場一人ひとりの自信にも繋がりました。

ナレッジの共有から社内のコミュニケーションも活発化し、働きやすい雰囲気になっています。

くわしい導入事例はこちら(JUST.SFAより)

働き方改革の推進・ロボットによる業務自動化などにより、生産性向上を実現

様々な保険を取り扱う三井住友海上火災保険株式会社は、人に寄り添うサービスならではの長い業務時間が課題でした。

そこで、働き方改革の推進とともに業務の効率化のためにRPAやエクセルVBAなどを活用し、各種業務の自動化を行ったところ、1,200時間/月(14.4万時間/年)の労働時間削減を実現しました。

また、人財育成では、「個の力強化」「組織の力強化」を掲げ、キャリアマネジメントを推進し、社員へ必要なプロ グラムを提供しています。

さらに、残業時間の削減や在宅勤務の推奨など、様々な業務効率化を実現している企業です。

くわしい事例はこちら(厚生労働省より)

いかがでしょうか。最後に効果的な業務効率化を図るうえで忘れてはならないポイントをおさらいします。

業務効率化を図る手順

業務効率化は段階的に丁寧に行う事で確実な定着に繋がりやすいと言われています。
以下のポイントを踏まえて、業務効率化をすすめてみてください。

業務を分解して洗い出してみる

まず、自社にあった業務効率化ツールを選定するためには現状の把握が不可欠です。

どのような業務が行われているのか、工数はそれぞれどの程度使用しているのかを知る必要があります。

細かくタスクを洗い出すことで優先順位や効率化の焦点を当てるべきポイントが見えてくるはずです。さまざまな従業員の声に耳を傾け、属人性の高い業務も把握するようにしましょう。

ミスを報告しやすい風土を心がける

わからないことを質問できる環境、気がついたらすぐにミスを報告しやすくなる環境など雰囲気作りは大切です。パフォーマンスは生産性に大きく影響します。

ナレッジの共有や各種研修などもコミュニケーションの一部となります。お互いの持つ資産を共有できる風土を心がけましょう。

使いやすいツールを選ぶ

業務効率化の方法にツールの導入があります。しかし、ITリテラシーは部署や個人によって異なります。いくら業務効率化に繋がる機能が詰め込まれていても使いこなせなくては意味がありません。

ツールを導入する場合は使い勝手の良さを心がけるようにすると良いでしょう。

サポートの充実性も業務効率化ツールを選定する大切なポイントのひとつです。

【用途別】業務効率化ツール18選と選定のポイント

完璧を求めすぎない

業務効率化ツールの利用率など完璧を求めすぎてしまうと、従業員が萎縮してしまったり、面倒になってかえって使わなくなってしまうこともあります。「これを行うと楽になる」「こう使うと成果に繋がる」と納得するまで強要することは厳禁です。

また、完璧を求めるあまり手間が増えていないかを確認することも大切です。

段階的に業務効率化していく

従業員は新しい制度やツールが大きく刷新されてしまうと、慣れることばかりに意識が割かれてしまいます。

また、従業員の意見を取り入れずに経営層のみの判断で業務効率化の施策を行ってしまうと現場の業務に合わない手段をとってしまいかねません。

まずは新しい制度やツールをスモールスタートで実施することで、現場の反応や定着具合を見ながら業務効率化を進めていくことをおすすめします。

まとめ

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ここまで様々な手法や事例をご紹介しました。

さまざまな手法をまとめましたが、会社の制度や風土は様々です。ひとつずつ現場の声を聞きながら業務効率化をすすめてみてください。

  • 完璧を求めすぎていないか?
  • 声が上げやすい風土になっているか?
  • 「ムダ」「ムラ」「ムリ」の業務がないか?

大切なのはコミュニケーションを行う事によって業務の重複を防ぎ働きやすい風土を作ることです。業務を効率化させることで、働きやすさから労働力の定着にも繋がります。

業務を効率化させることで、生産性向上を目指し成長する企業を目指しましょう。

業務効率化・生産性向上システム入門

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