業務効率化で目指すべき目標設定と進め方

24 September.2020 / EFFICIENCY

業務効率化で目指すべき目標設定と進め方

新型コロナの反動によって生活は大きく変化しました。今までと同じ仕事のやり方では思うように利益を伸ばせない企業も増えてきていることかと思います。

利益を上げていくためにも、ムダなコストは削減する必要があります。コストを削減するために、業務効率化を実施する企業が増えてきています。だからといって、いきなり目標設定を行わずに働き方改革や業務効率化に着手しても中途半端で終わってしまうかもしれません。

この記事では、長年システム開発で企業の業務支援をし続けてきたジャストシステムが、業務効率化で目指すべき目標についてくわしくご説明いたします。

業務効率化の目標設定方法

業務効率化だけでなく、何事も目標を設定しなければ失敗してしまいます。まずは業務効率化を行うことで何が変わるか?どういうメリットがあるのかをご紹介していきます。

生産性向上による売上拡大

業務効率化の最終的な目的は生産性向上による売上(成果)拡大です。

業務効率化と生産性向上は混同されやすいですが、”成果に直接つながる行動が重視される”のが生産性向上、一方で”現状非効率とされていることを改善するための取り組み”を業務効率化といいます。

業務効率化は無理のあるスケジュールや判断の伴わない単調な作業をIT技術によって減らすことにより、人的リソースを生産性の高い業務に注力させることができます。

業務を機械に任せることから人為的なミスも減り、時間的余裕も生まれることから従業員のパフォーマンスを最大に引き出すことが可能になります。

ワークライフバランスによる人材の定着

業務効率化は労働時間の短縮にも役立ちます。働き方改革によって残業が当たり前だった時代が終わり、近年ではプライベートの時間の充実を望むワークライフバランス重視の気運が高まっています。

業務の効率化を進めて無駄な作業を減らした分、プライベートを充実させることで、従業員の労働意欲の向上や定着率に繫がる事があります。

ワークライフバランスを考えて業務効率化することも踏まえた目標設定を行いましょう。

円滑なコミュニケーションによるパフォーマンス向上

業務が積み重なるとどうしても疲労やストレスから従業員のミスが増え、会社の雰囲気が悪くなってしまいがちです。会議の時間を無駄に長くしない、不必要な会議を設置しないといったムダのないコミュニケーションで意思の疎通を素早く行う事ができます。

業務効率化は、従業員ひとり一人の働きやすさやパフォーマンスの向上に直結するのです。

このようにさまざまな目的が業務効率化にはありますが、一番大切なのは生産性向上による会社利益の増大です。

次に、失敗することなく業務効率化を行う事ができる目標設定例をご紹介いたします。

業務効率化における5つの目標設定例

業務効率化を推進する上で抑えるべき目標設定のポイントを5つご紹介します。特に全社的な業務効率化にも使える目標の設定例をピックアップしています。

ひとつずつチェックしてみましょう。

業務を分割して洗い出す

まず、自社にあった業務効率化ツールを選定するためには現状の把握が不可欠です。どのような業務が行われているのか、工数はそれぞれどの程度使用しているのかを知る必要があります。

実際にツールを利用する現場の社員と共に細かくタスクを洗い出し、分析することで優先順位や効率化の焦点を当てるべきポイントが見えてくるはずです。

目標を立てる前に実際の業務との齟齬が起きることのないように、従業員の声を聞いてみると良いでしょう。

コミュニケーションを心がける

業務効率化以前の問題とも言えますが、スタッフ間の良好なコミュニケーションが無ければ、どんな業務でも成果を上げることは困難です。

特に思い込みによる業務の手違いは細やかなホウレンソウ(報告・連絡・相談)を徹底的に行う事で無くすことができます。コミュニケーションの方法や仕組みを考えることが、業務効率化に繋がるのです。

従業員のスキルを把握

業務内容とひと口に言っても、高度な専門スキルを持った人でなければこなせない業務、専門的なスキルは不要でも多くの人手が必要な業務など、さまざまなケースが考えられます。

業務効率化を行う上でスキルの把握は大切です。客観的なスキルの把握だけでなく、本人の希望もヒアリングした上で人員配置を行うと、自然と主体的に業務を行うようになります。
その際に属人性が生まれないかという点は注意する必要があります。

従業員のスキルを見極めれば、どのように業務を割り振れば最も効率が良くなるかが明確になってくるはずです。メンバーが替わればまた見直しが必要になりますが、人員が流動的な現場であっても、あらかじめスキル別にやるべきことが定まっていれば柔軟な対応が可能になります。

他社の成功事例をよく知る

他社の業務効率化について知見を得ることも、業務効率化の大きなヒントとなり得ます。自社の業務内容とは全く違う企業であっても、参考になる部分は多いはずです。

会社の同僚や友人・知人に事例を聞くことも有用ですし、専門のコンサルタント等から話が聞ければ、自社により近いケースの話を聞ける可能性も高まります。

厚生労働省では、働き方改革のガイドラインを作成していますので、そちらを参考に業務効率化をすすめていくのも良いかもしれません。

目指す姿の共有

最終的に目指す姿が従業員と経営層の中で異なってしまうと、会社全体の足並みがそろわず効率よく業務を進めることができません。

目指す姿を社内でしっかり共有し、協力して業務効率化を行うことが成功への近道になります。

いかがでしょうか。これまで、業務効率化の概念的な方法や目標についてお話ししてきました。

次に具体的な業務効率化の方法についてご紹介いたします。

業務効率化の目標設定を達成する5つの方法

目標設定を達成する5つの方法

業務効率化を達成する方法は主に、

  • 自動化する
  • ツールを使う
  • ペーパレス化する
  • 研修を一度見直す
  • 仕事をなくす

の5つがあげられます。ひとつずつくわしく見ていきましょう。

自動化する

データを抽出する反復作業が日常的に存在していれば、Excelのマクロを使ってワンクリックで自動化することができます。

さらに複雑な、表への入力や表間の移動、計算するといった定型作業が行われているならば、業務効率化ツールの一種であるRPAツールVBAの導入で自動化することができます。

業務効率化ツールを使う

日々の業務の中には生産性向上には直結しないものの、必ずやらなければならない細かな課題が数多く潜んでいます。

業務効率化するツールとしては、例えば、チャットツールのようなコミュニケーションや会議の時間を短縮するツールがあります。

また、情報を一元管理することでファイルの管理としての役割だけでなくカスタマーサクセスの向上に繋がるデータベースツールもあります。

用途も特長も違う無数のツールが用意されているので、自分たちの課題に合わせて選定してみてください。

【用途別】業務効率化ツール18選と選定のポイント

  

ペーパーレス化する

今まで紙で行われていた契約書や稟議に関する煩雑な手続きをクラウド上で完結させるのがペーパレス化です。

これにより、郵便で請求書等を送っていた時に比べて迅速に業務が進むようになりました。ペーパーレス化されている書類は多岐にわたり、セキュリティもしっかりしているので、紛失や盗難がなく安心です。

紙代やインク代などの金銭面や保管場所などの物理的なスペースの問題なども解決できます。

研修を一度見直す

大勢の人に対して研修を行わなければならないような業務であれば、研修内容を見直し効率化することが多くの人たちの業務を改善することにつながります。

研修の内容やそこで使われる業務マニュアルを見直すことで、たとえ小さな改善でも、業務全体で見れば大きな効率化につながる可能性もあるのです。

最後に、事務作業で役立つ目標設定方法をご紹介いたします。

事務作業の業務効率化のための目標設定

事務作業は数値化しにくく、業務効率化のための目標も立てにくいと思われがちです。しかし考え方は他の業務と大きく変化しません。

どうやって業務を効率化するか?
目標までにどういうタスクが必要か?
いつまでにどの程度仕上げるのか?

どうやって(how to)、何をするか(What)、いつまでに(When)の基本の3点を抑えることで、事務作業の目標設定はきちんと数値化することができます。

それでは実際の事務作業で業務効率化を行う方法を見てみましょう。

整理整頓をする

整理整頓は事務処理のみならず、どの業務でも言えることです。実際のデスク周りだけでなく、デスクトップやファイルはきれいに管理されているでしょうか。
フォルダが散らばっていると必要なデータを探す時間が生まれてしまい、タイムロスの原因になります。不要なデータは削除する、または共有フォルダに定期に移すことを心がけましょう。

データベースツールを導入するのも手段のひとつです。

ショートカットキーを活用する

データを打ち込んだりすることの多い事務職だからこそ、ショートカットキーの利用は大きな意味を持ちます。ひとつひとつはわずかな時間ですが、積み重なると作業スピードが格段に上がるはずです。

アウトソーシングする

封入業務やDM発送業務、売掛金の管理など、自動化するには大規模であり、無くすことができない業務が多いのが事務作業の特徴です。

定型化されたルーティンワークを思い切ってアウトソーシングすることで、組織の人的資源をコアなものに絞ることができます。

ショートカットキーの利用や整理整頓は今からでも実行できる方法のひとつです。会社を支える事務作業を効率化して、全体的な成長を目指しましょう。

まとめ

業務効率化の目標設定

業務効率化を行う方法や進め方は企業の規模や業種ごとに違いますが、どの企業も目指すべき目的は大きく変わりません。業務効率化を成功させるには、まずは現在の業務を分析して、目標設定を行うことから始めてみることをおすすめいたします。

業務効率化を行うことは、売上拡大だけではなく会社全体の雰囲気の改善に繋がります。ぜひ従業員ひとり一人のスキルや業務内容を確認し、働きやすく成長する企業を目指しましょう。

業務効率化・生産性向上システム入門

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