【用途別】業務効率化ツール18選と選定のポイント

業務効率化の課題とその背景とは？

業務効率化ツールのメリットをご紹介する前に、まずは、他の企業が業務効率化やそれに伴う生産性向上に対してどのような課題を感じているのかアンケート結果をご紹介いたします。

自社にも当てはまると感じる課題があるのではないでしょうか。

労働人口の現象がすすむ現在では人材確保は難しく、労働力補充での一時的な課題の回避は難しくなってきています。

課題解決するには生産性や業務の効率自体をあげていくしかありません。労働人口が減ったことで転職のメリットも増え、長時間の労働や単調な業務はすぐに労働力が流出してしまいます。

また、各種オフィスアプリケーションバージョンの移行や法の改正に際し、属人性のあるファイルの処理や紙媒体で紛失リスクの高い書類の処遇を考えなければならなくなりました。業務効率化は自社の売上を順調に伸ばすためにも避けては通れない道になっているのです。

業務効率化ツールを社内に導入する3つのメリット

業務効率化ツールは上記のような課題を解決すると同時に、業務の「ムラ」や「ムダ」を省き、売り上げを拡大させ従業員のパフォーマンスを高めます。業務効率化ツールのメリットは主に下記の3つが挙げられます。

コスト削減

不要な業務を削ることで、そこで発生していた印刷代や輸送費などの金銭的コストや時間的なコストを減らすことができます。労働力を新たに導入するための教育費や研修費なども不要です。

業務効率化ツールは不要なコストを抑えたうえで会社の成長を促します。

ワークライフバランス向上

業務効率化は労働時間の短縮にも役立ちます。日本でも残業が当たり前だった時代は変化し、プライベートの時間の充実を望むワークライフバランス重視の気運が高まっています。プライベートとの両立がうまくいかないとさらに人手が流出してしまうでしょう。

業務の効率化が進むことで、従業員個人レベルの労働意欲の向上や定着率に繫がり、さらなる会社の成長を見込むことができます。

生産性向上

無理のあるスケジュールや判断の伴わない単調な作業をIT技術によって減らすことにより、人的リソースを生産性の高い業務に注力させることができます。
人為的なミスも減り、時間的余裕も生まれることから従業員のパフォーマンスを最大に引き出すことができるでしょう。

様々な課題を解決し企業全体の質の向上に繫がる業務効率化ですが、他のツールと同様導入に失敗することがあります。次は押さえておきたい業務効率化ツールの選定ポイントについてご紹介します。

業務効率化ツールの選定のポイントとは

ここでは、業務効率化ツールの選定のポイントとして以下の3つをご紹介します。

• 組織の課題の現状を把握する
• 使いこなしやすいものか
• スモールスタートで始められるか

それでは、解説していきましょう。

組織の課題の現状を把握する

まず、自社にあった業務効率化ツールを選定するためには現状の把握が不可欠です。どのような業務が行われているのか、工数はそれぞれどの程度使用しているのかを知る必要があります。

実際にツールを利用する現場の社員と共に細かくタスクを洗い出し、分析することで優先順位や効率化の焦点を当てるべきポイントが見えてくるはずです。

属人性のあるタスクや隠れている課題の本質は、本人たちにしかわかりません。また、工数が大きいタスクであってもめったに発生しないタスクであれば優先度は下がります。

業務効率化といっても様々ですし、会社の風土も多種多様です。導入事例を鵜呑みにせず、導入したツールによって自社はどう変化し、何を目指すのかをイメージしておくことをおすすめします。

導入目的が明確になれば、業務効率化ツールに必要な機能も自ずと決まり、ツール選びもスムーズに進みます。現状の業務を把握することは、業務効率化ツール選定における最も大切な業務であるといえるでしょう。

使いこなしやすいものか

業務効率化ツール導入の一番の目的は、ムダな業務を自動化したり、非効率な業務を改善することです。

そのため、どんな機能のツールであってもユーザビリティが重要になります。使い方が難しいツールを導入してしまうと、マニュアルや研修が必要となり問い合わせも増えてしまい逆にコストが増えてしまうこともあります。

使いにくいことで定着率が低下し、せっかく予算を割いて導入したツールが使われなくなるという事も導入失敗によく見られる典型例のひとつです。

また、情報共有や操作性だけでなくマルチデバイスで利用できる点も大きなチェックポイントです。

機能の量よりも、使用部署のITレベルや利用シーンに合わせたツールを選ぶと良いでしょう。

スモールスタートで始められるか

実際にツールを選定した後はスモールスタートをおすすめします。最近は無料トライアルや、人数単位での課金のサービスが増えてきています。

無料トライアルでも制限なく全ての機能を体験できる製品がほとんどです。まずはチーム単位など小さく試して、課題やリスクがないか確かめてみましょう。

どんなに事前調査を行っていても、実際に使ってみると想定と異なっていたりサポート体制が不十分だったりすることがあります。

また、よく見過ごしがちですが既に組織で利用している他のシステムの連携や相性も考慮する必要があります。

こちらも実際の相性は利用してみないとわかりません。専門部署と共に長い目で自社にとって相応しいツールをじっくり選ぶことが大切です。

次に選定をする上で、主要な業務効率化ツールの種類について用途別に詳しくご紹介します。各種改善する業務の課題や使い方は大きく異なります。

どれが自社が必要としているツールなのか、実際にイメージしながらご覧ください。

業務効率化ツールの種類

業務効率化ツールは主に5つの用途に分けられます。それぞれの目的や機能を見てみましょう。

コミュニケーションツール

コミュニケーションツールとは業務に関する連絡や周知にかかる時間が大幅に短縮され、意思の伝達をスムーズにすることを目的とされたツールです。法人だけでなく個人でも利用できます。

代表的なものに、社内SNS、ビジネスチャット、Web会議ツールなどがあります。アラートやスケジュール連携など業務の抜け漏れがないための工夫が多く盛り込まれています。

社内外の連絡はもちろん、リモートワーク時のやりとりにも大きく効果を発揮し、すでに活用している会社も多いはずです。

業務連絡だけでなく気軽なやりとりに使えることから、組織の雰囲気緩和や社内交流、人材定着などの業務と直接的に関係しないやりがいの面の効果も期待できます。価格が手頃なのも特徴です。会社の規模や使いやすさに合わせて選ぶと良いでしょう。

RPA

RPAとは「Robotic Process Automation」の略語です。PCなどを用いて行っている一連のデータ収集や集計、バックオフィスの業務などの作業を自動化できる「ソフトウェアロボット」のことを指します。

RPAはAIではないので、自分で判断はできません。そのため、不可知のアクシデントで止まってしまうこともあります。しかし、基本的にノンプログラミングで操作でき、操作パネルを直感的に選択するだけで誰でも簡単にロボットに指示を出すことが可能です。

判断を伴わない単純な作業を正確に一瞬で完了させるため、膨大なデータを管理する業務に対して大幅な時間の軽減になります。動作環境にはデスクトップ型、サーバー型があるため、導入前には確認が必要です。

名刺管理

名刺管理ツールとは名刺を個人管理ではなく、一元管理された情報に変えることで営業活動の効率化に会社全体の資産として活用することを目的としたツールです。

一元管理するために、アナログな名刺の情報をデジタルデータ化し、データベースとして活用できる状態にする必要があります。

多くの名刺管理ツールには名刺をまとめて正確にスキャンする機能だけでなく、名刺と自社の社員との関係性を可視化してビジネスチャンスを逃さない様々な機能があります。製品ごとに特長が大きく異なるツールの一つです。

名刺の情報は売上拡大の重要な要素であるという考えから、SFA（営業支援ツール）と連携できるものが増えてきています。

ペーパーレス化ツール

ペーパーレス化ツールとは今まで紙で行われていた契約書や稟議に関する煩雑な手続きを、クラウド上で行う事のできるツールです。文書保管に関する法律が変わったため最近注目を浴びています。

取引先のやり取りもシステム上でできることから、郵便で請求書等を送っていた時に比べて迅速に業務が進むようになりました。

ペーパーレス化されている書類は主に年末調整の書類や予算申請、契約書、請求書など多岐にわたり、セキュリティも紛失や盗難がないため安心です。

紙代やインク代などの金銭面や保管場所などの物理的なスペースの問題なども解決できる効率化ツールです。

タスク・プロジェクト管理ツール

タスク管理・プロジェクト管理ツールとは、チーム単位でタスクを可視化・共有するツールです。

チーム単位で管理を行う事で、スケジュールの抜け漏れやタスクの遅れにいち早く気づき、円滑にプロジェクトをまわすことができます。

タスク管理・プロジェクト管理ツールは基本的にタスク工数管理やカレンダー、チャットといった機能を有しています。

これらの機能を使って、自分が今プロジェクトのどの立ち位置にいるのか、誰が担当しているのかがはっきり見えることでミスが少なくなり、作業効率が改善されるのです。マネージャーのプロジェクト進行に大きく役立つツールです。

業務効率化ツールといっても様々な種類や特長があり、一概に説明することができません。次に、実際の業務効率化ツールについて今まで紹介した点も含めてご紹介したいと思います。

【用途別】業務効率化ツールのおすすめ

用途別に3製品ずつ、キャッチコピー・特長・価格・導入企業をそれぞれご紹介しています。

コミュニケーションツール

コミュニケーションツールは部署に関わらず全社的に一括で導入するのが基本の使い方です。

Chatwork

ビジネスコミュニケーションをこれ一つで

Chatworkは誰でも直感的に扱えるチャット機能が魅力的なコミュニケーションツールです。また、チャットやビデオ通話機能だけでなく、タスク管理機能やファイルアップロード、一覧確認などのファイル管理機能が搭載されているため業務のやりとり全体がスムーズになります。

特長：

• 社内外の誰とでもつながれる
• 大企業や官公庁も導入できるセキュリティ水準
• 仕事で使うサービスと連携して、あなたに合ったカスタマイズも可能

料金：

• フリー　￥0
• パーソナル　￥400/月
• ビジネス　￥500/月
• エンタープライズ　￥800円/月

導入企業：

• GMOインターネット株式会社
• KDDI株式会社
• 大日本印刷株式会社

zoom

ビデオファーストの一体型コミュニケーションプラットフォーム

zoomは最大1,000名のミーティングが行える大規模なコミュニケーションツールです。個別に発行されるセキュリティと豊富な外部連携によるスケジュールの調整機能が搭載されています。音声がクリアな上、あまり通話が切れる事がないのも魅力的です。

特長：

• 声の品質や画質がいい
• セキュリティー面が堅牢
• 最大1,000人でのオンライン会議が可能で大企業向け

料金：

• 基本　￥0
• プロ　￥2,000/月
• ビジネス　￥2,700/月
• 企業　￥2,700/月

導入事例：

• 日本航空株式会社
• 株式会社LIXIL
• クックパッド株式会社

Slack

Slack なら、メンバーがどこにいてもチームを 1 つに

Slackとは、チャット、ファイル共有など、業務に必要な機能を搭載する社内コミュニケーションツールです。
プロジェクトやトピック、チームごとにチャンネルで割り振る事ができるので重要な案件が漏れてしまうことはありません。チャンネルはそれぞれセキュリティに差を付けることもでき、社外のメールアドレスを使って会社外部と繋ぐことも可能です。

特長：

• 会話ごとに整理
• チーム全員が常に現状を把握
• 優先度を付けてみよう

料金：

• フリー　￥0
• スタンダード　￥850/月
• プラス　￥1,600/月
• Enterprise Grid　オープン価格

導入事例：

• 株式会社カクイチ
• Kin + Carta.lnc

RPA

RPAはバックオフィスと呼ばれる膨大なデータのやりとりが多い部署におすすめのツールです。

WinActor

手放そう、面倒な業務。考えよう、もっと創造的な仕事。

WinActorとはNTTグループが社内で使い続けた、日本企業の働き方に添ったRPAです。数多くの特許技術を用い、ITに精通しない社員でも簡単にシナリオを設計し動かすことが可能です。さまざまな仕事のサポートをしてくれるため､データ収集力向上と個人ノウハウの資産化などが目指せます。

特長：

• 現場で磨き抜かれた使いやすさ
• 現場に寄り添うサポート
• PC1台でスモールスタートから大規模導入まで幅広く対応可能

料金：

• オープン価格

導入事例：

• 帝京大学
• 西日本高速道路リテール株式会社
• 株式会社キュービタス

BizRobo!

マンパワーをルーティンから開放

BizRobo!はバックグラウンド型RPAのため、1ライセンスに無数のデジタルレイバーを稼働させることが可能です。また、機能学習機能（ISA）を搭載しているためどんなシステムでも対応します。小規模スタート用のBizRobo!mimiとbasic、DX Cloudの3種が展開されています。

特長：

• 100,000ロボット超の開発・運用実績とノウハウ
• 業務の内容やロボットとの働き方から適切なRPAツールをご提案
• 各業界・業種に精通したパートナーと連携。
  業務に適した活用方法をご提案

料金：

• オープン価格

導入事例：

• SBIホールディングス株式会社
• 合同会社西友
• 株式会社日立製作所

Blue Prism

変化に適応できる頑健なデジタルワーカー

シンプルなライセンス体型で、ルーチンから重要な業務までプロセス全体の自動化を促進します。セキュリティレベルもアクセス制限から改ざん防止など充分に高く、日本語および簡体字中国語に完全対応しているのも魅力的です。

特長：

• 機能統合RPA管理
• 高い投資対効果
• デジタル変革の促進

料金：

• オープン価格

導入事例：

• 株式会社ディー・エヌ・エー
• アクセンチュア株式会社
• 富士ソフト株式会社

名刺管理

名刺管理は、営業部署など外部とのつながりが重要になる部署におすすめのツールです。

Sansan

名刺管理から、働き方を変える

名刺管理機能だけでなく、顧客管理機能も充実している名刺管理ツールです。社内連携されているので人事異動後の名刺がスキャンされると通知によって情報を書き換えられ、常にに最新の情報が更新されます。また、社内の横のつながりを強くすることができるのも魅力的です。

特長：

• 営業を強くする
• コラボレーションを活性化する
• データ統合からマーケティングを加速する

料金：

• Lite　オープン価格
• Standard　オープン価格
• DX　オープン価格
• スキャナー　￥10,000/月

導入事例：

• NECソリューションイノベータ株式会社
• 株式会社リクルートキャリア
• 本田技研工業株式会社

CAMCARD

営業は組織力

CAMCARDはマルチデバイスの名刺管理で、世界水準の画面認識と文字認識機能が魅力の名刺管理ツールです。共有機能も搭載しているため、社内の名刺情報の公開先を自由にカスタマイズできます。名刺情報に商談の進捗を紐付ける事もでき、SFAとしても利用できます。

特長：

• 圧倒的なデータ化速度
• 名刺情報を共有
• 外部サービスとの連携

料金：

• STANDARD　￥1,400/月
• PROFESSIONAL　￥2,200/月

導入事例：

• 株式会社サカイ引越センター
• 株式会社プラトンホテル
• 北都システム株式会社

Wantedly people

名刺を撮れば、想いがつながる。

Wantedly peopleは無料アプリの名刺管理ツールです。名刺交換で繋がった相手がプロフィールを更新すると近況が届きます。またスキャンしたデータから相手に関連する情報や所属する会社の情報が手に入るため、より深い関係での営業が展開できます。

特長：

• 名刺交換相手をもっと知る
• 近況を見逃さない
• いつでもすぐに検索

料金：

• ￥0

導入事例：

• 無料アプリのため不明

ペーパーレス化ツール

ペーパーレス化ツールは全社展開がおすすめのツールです。

セキュアSAMBA

誰でも簡単にファイル共有ができる

セキュアSAMBAは中小企業に一番選ばれている法人向けのオンラインストレージです。オンラインでファイル管理・共有ができるので、本社と支社、リモートワーク社員とのファイル共有などがメールを使わなくても簡単に行えるようになります。外出先でもオンラインストレージからモバイル通信でデータの受取が可能で会社に取りに戻ったり印刷する必要はもうありません。

特長：

• 操作が簡単でとにかく使いやすい
• 安心の徹底したサポート体制
• 柔軟な料金プラン

価格：

• 初期費用　￥10,000～￥130,000
• 月額費用　￥5,000～￥120,000

導入企業：

• 株式会社アルファーサービス
• 株式会社リミックスポイント
• 株式会社ユニメディア

クラウドサインSCAN

契約をより速く、安全に

クラウドサインSCANは契約書のデジタル化・管理に特化したペーパーレス化サービスです。過去の契約書の検索や参照が可能であり、膨大な書類から探し出す必要はありません。
アラート機能で近づいた契約の更新日や終了日をメールでお知らせしてくれます。

特長：

• 契約締結のスピード化
• コスト削減
• コンプライアンスの強化

価格：

• Standard　￥10,000/月
• Standard plus　￥20,000/月
• Business　￥100.000/月

導入企業：

• 株式会社メルカリ
• RIZAPグループ株式会社
• トヨタ自動車株式会社

Xｰpoint cloud

もしもペーパーレスで申請・決裁を効率化できたら

X-point Cloudは紙のように直感的に操作できるペーパーレス化ツールです。中小企業や部門単位で簡単にお使い頂けます。手続きの負担や手書き資料の抜け漏れの問題などよくある課題を様々なワークフローで解決します。

特長：

• 紙のような直感的な入力フォームだからユーザーは迷わず使えます
• ワンクリックで承認できるから決済スピードが大幅に改善します
• スマホやタブレットにも対応しているので外出先でも承認や申請が可能になります
• クラウドサービスだから設備投資不要でグループウェア連携オプションも充実しています
• Xｰpointパッケージ版と同等の機能がコストを抑えながら利用できます
• 信頼性の高いクラウド基盤と多重のセキュリティ対策で安心して使えます

価格：

• スタンダードプラン　初期費用￥140,000＋￥500/月×ユーザー
• プリペイドプラン　初期費用￥140,000＋￥475×ユーザー×12ヶ月

導入企業：

• 獨協大学
• 多摩化学工業株式会社
• ブックオフコーポレーション株式会社

タスク・プロジェクト管理ツール

タスク・プロジェクト管理ツールはマネージャーだけでなくプロジェクト全体で導入するのをおすすめします。

Backlog

チームではたらく、すべての人に

backlogは開発からマーケティング、人事・総務まで様々な職種で使われているプロジェクト管理ツールです。
プロジェクト計画をガントチャートで見える化するだけでなく、チーム内でコメントを送り合ったりメール通知で抜け漏れを防止したりとスムーズなコミュニケーションが行えます。SVNやGitを使ったソースコードが管理できる点も魅力的です。

特長：

• チームコラボレーションを円滑に
• プロジェクトの進捗を見える化
• 担当者・期限を明確にしてミスを無くす

価格：

• プラチナプラン　￥50,000
• プレミアムプラン　￥19,800
• スタンダードプラン　￥11,800
• スタータープラン　￥2,400

導入企業：

• KDDI株式会社
• 日本経済新聞株式会社
• 株式会社NTTドコモ

Trello

効率的なコラボレーションでより多くの仕事を片付けることができます。

Trelloは思いのままにタグを並び替えることのできるプロジェクト管理ツールです。コメントや添付ファイル、期限などを直接カードに追加して詳細を確認出来ます。ワークフローのあらゆる作業はロボットが行ってくれるので、直接的な業務の効率に繋がります。

特長：

• どんなチームにも最適
• すべての情報をひと目で
• Butlerでワークフローを自動化

価格：

• 無料プラン
• Business Class：US$9.99/月（年間契約のみ）
• Enterprise：従量課金

導入企業：

• 記載なし

jooto

成功まで、チームがミズカラ動き出す

Jotooはカンバン方式のタスク・プロジェクト管理ツールです。直感的な操作が特長で、誰でも迷うことなく使いこなすことができます。タスク管理やコミュニケーション絹だけでなく進捗機能やデータ共有機能も搭載しており、他の業務効率化のツールと連携できるのも大きな魅力のひとつです。

特長：

• 基本はドラッグ＆ドロップだけ。直感的に使えるシンプルデザイン
• ガントチャートで全体像と進捗が一目でわかる
• 複数プロジェクトを抱えていてもJootoで一元管理すれば効率化できる

価格：

• フリー　￥0
• スタンダード　￥500/月
• エンタープライズ　￥980/月

導入企業：

• Sansan株式会社
• Chatwork株式会社
• 株式会社プロトソリューション

その他

こちらでは、面倒になりがちな報告や人の管理にフォーカスしたツールをご紹介します。

gamba!

リアルな現場が見える!!

自社の業績をアップしたいと願う経営者の声を基に開発されたリアルタイムで届く日報に特化した業務効率化ツールです。モバイル完全対応で目標の見える化や日報に対するコメントも手軽にできます。
日々の日報がなかなかあがってこない、業務時間を圧迫していると感じる方におすすめです。

特長：

• クラウドだから場所や時間を問わずに使える
• PCはWeb版、スマホ・タブレットではアプリで使える
• 未既読が一目でわかる

価格：

• ￥980/月

導入企業：

• 株式会社キーワードマーケティング
• 日本通運株式会社
• プラス株式会社

ジョブカン勤怠管理

ジョブカン勤怠管理はその名の通りクラウド勤怠管理システムです。必要な機能を組み合わせて利用する形式のため、安価であるのが特徴的です。変形労働や裁量労働などの多種多様な勤務形態に細かい設定や運用で対応することができます。

特長：

• 多彩な打刻方法
• 高いカスタマイズ性
• 「働き方改革法」に対応

価格：
4つある機能の組み合わせの個数による

• 無料プラン1～4つ（機能制限あり）￥0
• 有料プラン
  　1つ　￥200/月
  　2つ　￥300/月
  　3つ　￥400/月
  　4つ　￥500/月

導入企業：

• ラクスル株式会社
• スマートニュース株式会社
• 株式会社魚金

SmartHR

人事・労務を、ラクラクに。

SmartHRは、面倒な労務手続きや情報管理をラクラクに行える「クラウド人事労務」ソフトです。ペーパレス化でご紹介した契約書等の手続きだけでなく、採用管理や福利厚生、給料前払いなどについても連携によって活用可能です。

特長：

• 集まる（従業員が必要情報を直接入力。しかも電子申請だからペーパーレス）
• 蓄まる（常に最新の社員名簿で従業員情報を一元管理）
• 活用できる（様々な手続きに対応、オプション機能や外部連携も）

価格：

• 要お問い合わせ

導入企業：

• 合同会社DMM.com
• ユナイテッド＆コレクティブ株式会社
• 株式会社リクルート　R＆Dスタッフグループ

特長など各種サイトからそのままご紹介させていただいています。

会社の業務は多種多様で慣習もそれぞれで利用する人のITレベルもバラバラです。よく検討して導入しても「思ったのと違った」「新たな課題が出てきた」「一貫して利用できない」という失敗はよく聞かれます。

そのため、会社の風土に合わせたオリジナルツールの作成を、社内のIT知識のある人に依頼すると思います。それもひとつの手ですが、依頼が集中してしまい予想以上に時間とコストがかかってしまうこともあるでしょう。

IT知識専門がなくてもノンプログラミングでフォーマットが作成でき、業務効率化の課題を解決できる事があります。自分たちで作成したツールが導入されれば、業務効率化ツールを多数取り入れるよりも使いやすく会社にふさわしいものになるでしょう。

作成できる業務効率化ツールも

業務効率化ツールを簡単に作成できるサービスをご紹介します。

「ノンプログラミングWebデータベースソフト」ユニットベース

UnitBaseとは、プログラミングやデータベースの取り扱いに関する専門知識は一切不要のwebデータベースです。これまでに使っていたExcelファイルを取り込むだけで簡単に利用することができます。フォームを組み合わせることで会社に合った業務効率化ツールを作成できるのが魅力です。

UnitBaseは同時ログインライセンスを採用しており、社内全体で展開することができます。ユーザーコストに悩まされることなく適用する業務の範囲を広げていくことができるため、企業全体の効率化を一気に進めることができるのです。

三菱航空機株式会社、株式会社マイナビ、箕面市など業種・業界・用途を問わず多く導入されています。
https://www.justsystems.com/jp/products/unitbase/

導入事例：https://www.justsystems.com/jp/products/unitbase/case.html

まとめ

本記事では、業務効率化ツールについて選定のポイントと種類をまとめてご紹介しました。

現代の働き方にあわせて生産性向上や業務効率化を進めることは、売上の向上だけでなく残業時間の短縮や業務自体のやりがいなど従業員のワークライフバランスの配慮に繋がります。

業務効率化ツールは用途別や使用部署別に様々なツールがありますが、メリットはほとんど変わりません。

まずは選定ポイントの一番重要な業務の内容を見直しから始め課題を発見することによって、現状の組織やチームに最も必要なツールを見つけてみてください。

業務を効率化することで会社全体の業務効率化を果たし、成長を目指しましょう。