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目視作業の軽減により
マニュアルの品質を充実させる
製品マニュアルは、お客様とメーカーを結ぶ最も重要なツールの1つです。記述ミスがあると、正誤表を作ったり、営業が訂正の案内を出すなど、無駄な手間やコストが発生するだけでなく、会社や製品の信用を落とすことにもつながりかねません。さらに近年では、紙だけでなくPDFやHTMLなど、マニュアルのアウトプットが多様化しているため、マニュアル制作部門の作業負担が増大傾向にあります。人の作業を軽減し、業務を効率化するには、どうすればよいのでしょう。
こんなことで困っていませんか？
- 製品名や外来語、送り仮名の表記ルールの徹底が難しく、時々、修正モレが発生する。
- 紙だけでなく、PDFやHTMLなどアウトプットの多様化により、目視チェック業務が増えている。
- 使用することばが部門ごとに違っているため、他部門への問い合わせや、英訳段階での確認作業に手間がかかる。
ジャストシステムのソリューション
●原稿作成段階で、正しい表記を行う
表記ゆれが発生しやすい製品名や、部品名などをATOKの辞書に登録することで、入力時のミスを抑制し、表記ルールに則った文書作成を行うよう誘導します。
●目視だけに頼らない効率的な文字校正
「Just Right!」を活用すれば、膨大なマニュアル文書に潜む「表記ゆれ」「誤字脱字」「独自用語」などを、PC上で簡単に校正できます。何校もの校正紙を出力し、目視で確認していた作業を、大幅に軽減できます。
●制作チームや、社内関連部門で表記ルールを共有
ATOK Business Solution「辞書配信システム」「用語管理システム」を活用すれば、社内の独自表記、用例などの表記ルールを辞書化し、各端末の「ATOK」「Just
Right!」に配信、共有することが可能になります。マニュアル制作部門だけでなく、開発やサポートなど他部門と共有することで、表記ルールの徹底が図れます。
期待できる効果
●表記ルールを徹底し、マニュアル品質を向上
社内で規定している表記ルールを制作チーム全員が共有することで、細かなミスを排除し、マニュアル品質の均一化・向上が図れます。
●校正業務のスピードアップ
ルールに則って機械的に校正するため、目視での校正作業に比べて、作業時間の短縮につながります。
●コミュニケーションギャップや翻訳時の混乱を解消
他部署と辞書を共有することで、文章入力〜校正の一連の業務を効率的に行えます。また、元の文書が表記統一されていることで、翻訳時の混乱が避けられます。
製品情報
ATOK
Just Right!
ATOK Business Solution 辞書配信システム
ATOK Business Solution 用語管理データベース
共同通信社 記者ハンドブック辞書 for ATOK
参考事例
コニカミノルタビジネステクノロジーズ株式会社
用語ルールを根付かせ、円滑なコミュニケーションを実現
