安全な経路による送信手段であっても、それが正しく運用されているか管理できなければ、情報漏洩や拡散の防止対策が万全とはいえません。＜親展通信＞では、送信先や送信ファイルを事前に上長が確認する「外部送信に対する決裁フロー」を運用することができます。
※外部送信決裁機能利用時にも、通信件数がカウントされます。詳しくはこちら。
●外部送信決裁機能の概要
通常の決裁の場合、決裁セットに設定されている決裁者全員の承認が必要です。そのため、外部に送信するファイルのチェックを万全に行えます。一方、決裁者のうち誰かが決裁すれば良い場合、通常の決裁処理では冗長です。この場合は「簡易決裁」が適切です。「簡易決裁」は決裁セットに設定されている決裁者のうち、誰か1人が承認すれば決裁承認されます。 |
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外部送信決裁機能は、管理者によりその利用を強制するか、任意とするか、禁止するかという設定をユーザーごとに選択できます。このとき、決裁（または簡易決裁）と同時にファイル送信される「自動」と、あらためて送信メンバーが送信操作を行う必要のある「手動」が選択できます。決裁（または簡易決裁）の利用が強制されている場合は、必ず、決裁者とその順序を既定した「決裁セット」を選択し、決裁（または簡易決裁）を経る必要があります。
送信メンバーによる送信操作と同時に、「決裁セット」の第一決裁者に対し、外部送信のための決裁要請メールが自動配信され、決裁スキームが動き出します。決裁者はメールに記載の暗号化されたURLから＜親展通信＞の決裁ロールにログインし、決裁処理を行います。第一決裁者が承認の決裁処理を行うと、次の外部送信決裁者へ決裁要請メールが自動送信されます。「決裁セット」中の最終決裁者が承認の決裁処理を行って初めて外部へファイルが送信されます。 ※簡易決裁では、「決裁セット」の決裁者全員に対し、一斉に決裁要請メールが自動配信されます。要請メールを受け取った決裁者のうち誰か一人が承認すると、外部へファイルが送信されます。 |
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