期限を知らせるメールを送信する－リマインダー通知－

リマインダー通知は、日付時刻フィールドに設定された値を基準とし、その前後の日数または時間を指定して自動的にメールで通知する機能です。送信されるメールはリマインダー通知メールと呼びます。
利用者は受け取った通知メールで期限を確認できるので、作業漏れを防ぐことができます。

通知ルールには、日付時刻フィールドの条件を2つまで設定できます。特定のフィールドを指定した条件を1つ設定することもできます。

メール通知の種類と内容

※リマインダー通知を利用するには、システムのメール送信設定を有効にする必要があります。

※決裁データベースでは、決裁で承認されたレコードがリマインダー通知の対象となります。

通知ルールを追加・変更・削除できるのは、対象のデータベースの所有者・フォルダーの所有者・管理者です。

リマインダー通知を確認する
通知ルールを作成する
通知ルールを編集する
通知ルールを削除する
表示・設定項目

リマインダー通知を確認する

リマインダー通知を送るための通知ルールを確認します。

ホーム画面またはデータベース閲覧画面のデータベースの一覧で、情報の確認・変更をするデータベース名にポインターを合わせます。
右端にマークが表示されます。
マークをクリックし、表示されたメニューから［リマインダー通知］を選択します。
［データベース情報］ダイアログボックスが［リマインダー通知］シートが選択された状態で表示されます。

※メニューの［リマインダー通知］や、［データベース情報］ダイアログボックスの［リマインダー通知］シートは、システムのメール送信設定が有効になっているときに表示されます。
通知ルールの一覧で、設定されている通知ルールを確認します。
通知ルールの一覧には、次の項目が表示されます。

通知ルール名

通知ルールの名前が表示されます。

通知日時

通知メールを送信する日付に関する条件が表示されます。

通知条件

条件とするフィールドの名前やフィールドの値などが表示されます。

送信先

通知メールを送信するユーザー・グループ名、またはユーザーフィールド名・メールフィールド名・レコード作成者名のうち1つが表示されます。
表示された名前をクリックすると、すべての送信先を表示するダイアログボックスが表示されます。
［OK］または［キャンセル］をクリックします。
通知ルールを追加・編集・削除した場合は、［OK］をクリックします。

送信先に設定できるユーザー・グループ数
送信先には、ユーザーまたはグループを最大で合計100件まで指定できます。

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通知ルールを作成する

データベースの所有者・フォルダーの所有者・管理者の場合は、［データベース情報］ダイアログボックスの［リマインダー通知］シートに通知ルールの追加が表示されます。このボタンから、通知ルールを作成します。

ホーム画面またはデータベース閲覧画面のデータベースの一覧で、情報の確認・変更をするデータベース名にポインターを合わせます。
右端にマークが表示されます。
マークをクリックし、表示されたメニューから［リマインダー通知］を選択します。
［データベース情報］ダイアログボックスが［リマインダー通知］シートが選択された状態で表示されます。

※メニューの［リマインダー通知］や、［データベース情報］ダイアログボックスの［リマインダー通知］シートは、システムのメール送信設定が有効になっているときに表示されます。
をクリックします。
［新しい通知ルール］ダイアログボックスが表示されます。
通知ルールを作成します。

［新しい通知ルール］ダイアログボックスの表示・設定項目
［OK］をクリックします。
［データベース情報］ダイアログボックスに戻り、［リマインダー通知］シートの通知ルールの一覧に作成した通知ルールが追加されます。
［OK］をクリックします。

通知ルールを設定できる数
通知ルールは、1つのデータベースに20個まで設定できます。
ユーザーフィールド・メールフィールドの宛先数
ユーザーフィールド・メールフィールドの宛先は、合わせて10個まで設定できます。

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通知ルールを編集する

データベースの所有者・フォルダーの所有者・管理者の場合は、［データベース情報］ダイアログボックスの［リマインダー通知］シートにが表示されます。このボタンで、通知ルール一覧にある通知ルールを編集できます。

ホーム画面またはデータベース閲覧画面のデータベースの一覧で、情報の確認・変更をするデータベース名にポインターを合わせます。
右端にマークが表示されます。
マークをクリックし、表示されたメニューから［リマインダー通知］を選択します。
［データベース情報］ダイアログボックスが［リマインダー通知］シートが選択された状態で表示されます。

※メニューの［リマインダー通知］や、［データベース情報］ダイアログボックスの［リマインダー通知］シートは、システムのメール送信設定が有効になっているときに表示されます。
通知ルールの一覧で、編集したい通知ルールを選択します。
をクリックします。
［通知ルールの編集］ダイアログボックスが表示されます。
通知ルールを変更します。
設定項目や設定方法は、通知ルールの作成時と同じです。
［OK］をクリックします。
［データベース情報］ダイアログボックスに戻り、［リマインダー通知］シートの通知ルールの一覧に変更した通知ルールが表示されます。
［OK］をクリックします。

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通知ルールを削除する

データベースの所有者・フォルダーの所有者・管理者の場合は、［データベース情報］ダイアログボックスの［リマインダー通知］シートにが表示されます。このボタンで、通知ルール一覧にある通知ルールを削除できます。

ホーム画面またはデータベース閲覧画面のデータベースの一覧で、情報の確認・変更をするデータベース名にポインターを合わせます。
右端にマークが表示されます。
マークをクリックし、表示されたメニューから［リマインダー通知］を選択します。
［データベース情報］ダイアログボックスが［リマインダー通知］シートが選択された状態で表示されます。

※メニューの［リマインダー通知］や、［データベース情報］ダイアログボックスの［リマインダー通知］シートは、システムのメール送信設定が有効になっているときに表示されます。
通知ルールの一覧で、削除したい通知ルールを選択します。
をクリックします。
削除してよいか、確認するメッセージが表示されます。
［削除］をクリックします。
選択した通知ルールが、通知ルールの一覧から削除されます。
［OK］をクリックします。

通知ルールを削除すると、そのデータを元に戻すことはできません。

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表示・設定項目

［新しい通知ルール］ダイアログボックス

通知ルール名

通知ルールの名前を40文字以内で入力します。

※1つのデータベースに同じ名前の通知ルールを作成することはできません。

通知日時

通知メールを送信する日時を設定します。2つまで設定できます。

フィールド／値／判定条件

通知メールを送信する日時の条件を指定します。
一覧には、［既存のフィールド］シートの日付時刻フィールド・日時計算フィールド・ルックアップフィールドのうち、下記のそれぞれの条件を満たすものが表示されます。

日付時刻フィールド
表示形式が「日付時刻」または「日付」のフィールド
日時計算フィールド
次の計算方法が設定されたフィールド
- 表示形式が「日付時刻」または「日付」の日付時刻フィールドの「最大値」または「最小値」
- 表示形式が「日付時刻」または「日付」の日付時刻フィールドと時間量との和または差
ルックアップフィールド
下記のすべての条件を満たすルックアップフィールド
- 手動更新のルックアップキーに関連づけられている
- 参照先が日付時刻フィールドまたは日時計算フィールドである
- 参照先の日付時刻フィールドまたは日時計算フィールドが、通知日時に利用できる条件を満たしている

フィールドの指定について
作成日または更新日のフィールドは指定できません。

通知条件

通知メールを送信する条件を設定します。

フィールド／値／判定条件

通知メールを送信する条件を指定します。
フィールドの値がある条件を満たしたときに通知メールを送信したいときは、対象のフィールドを選択したあと、値と判定条件を設定します。

フィールドの指定について
- 次のフィールドは指定できません。
  - 自動更新のルックアップキーに関連付けられたルックアップフィールド
  - ファイルフィールド
  - 画像フィールド
  - データベースリンクフィールド
  - 年齢計算フィールド
  - 見出しフィールド
- 日付時刻フィールド、日時計算フィールドの値は、直接日時を指定する「日時指定」だけが利用できます。「本日」などは利用できません。

メールの設定

送信する通知メールに関する設定をします。

送信先／［選択］

通知メールの送信先とするユーザー・グループを設定します。

［選択］をクリックして表示されるダイアログボックスで、ユーザー・グループを選択できます。

※グループを設定すると、そのグループに属するすべてのユーザーに通知メールが送信されます。

送信先／［フィールドを選択］

通知メールの送信先とするフィールドの作成者を設定します。

［フィールドを選択］をクリックして表示されるダイアログボックスで、対象とするフィールドを選択できます。

デフォルトの通知メール

デフォルトの通知メールで使用する言語を［日本語］・［英語］から選択します。
初期設定では、ユーザーの表示言語が選択されています。
ここで選択する言語は、メール送信先ユーザーの表示言語が［ブラウザーの設定］となっている場合や宛先がメールフィールドの場合など、メール送信先の表示言語が不明なときに使用する言語です。

日本語

日本語の通知メールのテンプレートが表示されるシートです。
通知メールで使用する日本語のテンプレートを作成するときに選択します。

英語

英語の通知メールのテンプレートが表示されるシートです。
通知メールで使用する英語のテンプレートを作成するときに選択します。

日本語の通知メールを有効にする／英語の通知メールを有効にする

選択した言語で作成したテンプレートの機能を有効にするには、［日本語の通知メールを有効にする］、または［英語の通知メールを有効にする］をオンにします。
通知メールは、メール送信先ユーザーの表示言語設定に一致する言語のテンプレートで送信されます。メール送信先ユーザーの表示言語設定に一致する言語のテンプレートが有効になっていない場合は、もう一方のテンプレートで通知メールが送信されます。

件名／［件名を初期値に戻す］

通知メールの件名を100文字以内で入力します。件名は、通知メールのタイトルとして設定されます。
「${」と「}」で囲まれたキーワードを指定すると、フィールド値やレコードのURLなど、通知対象のレコードの情報を反映できます。
初期値として、次の文字列が設定されています。

【UnitBase】リマインダー:${%データベース%} ${%通知ルール%}

［例］データベース名が「問い合わせ管理」、通知ルール名が「回答期限」の場合
送信される通知メールの件名は、次のとおりです。

【UnitBase】リマインダー:問い合わせ管理回答期限

［件名を初期値に戻す］をクリックすると、件名の編集内容を破棄して初期値に戻すことができます。

本文

通知メールの本文として記載したいメッセージ1000文字以内で入力します。
「${」と「}」で囲まれたキーワードを指定すると、フィールド値やレコードのURLなど、通知対象のレコードの情報を反映できます。
記載したいメッセージがなければ、空欄にすることもできます。

［メールをプレビュー］

クリックすると、通知メールの内容がプレビュー表示されます。
プレビュー時点で内容が確定しているキーワードは、その内容に置き換えて表示されます。内容が確定していないキーワードは、キーワードのままで表示されます。

［詳細編集］

クリックして表示されるダイアログボックスで、指定できるキーワードを確認しながら、件名や本文に挿入することができます。
キーワードを挿入するには、ダイアログボックスの［フィールド］シート／［その他］シート／［決裁］シートで挿入したいキーワードを選択したあと、［件名］または［本文］のキーワードを挿入したい位置にカーソルを移動します。その状態で、

をクリックします。
括弧が閉じていない場合や無効なキーワードが挿入された場合は、キーワードは置き換えられず、そのままの状態でメールが送信されます。

［フィールド］シート

レコードのフィールド値を反映するためのキーワードが表示されます。
出力できるフィールドの種類と出力時の書式は、以下のとおりです。

フィールドの種類	出力時の書式
文字列（1行）、文字列（複数行）、ドロップダウン（文字列）、選択リスト（文字列、数値：カンマ区切り）、メール、自動採番、ユーザー	文字列
数値、ドロップダウン（数値）、数値計算	整数：整数表記小数：桁指定による小数表記
日付時刻、日時計算（結果：日時、日付、時刻）	日時：`YYYY/MM/DD hh:mm`（日本語シートで和暦キーワードを指定した場合：（元号省略表記）`YY/MM/DD hh:mm`）日付：`YYYY/MM/DD`（日本語シートで和暦キーワードを指定した場合：（元号省略表記）`YY/MM/DD`）時刻：`hh:mm`
URL	「ラベル」と「URL」の文字列を全角コロンで結合した文字列［例］ `ジャストシステム：http://www.justsystems.com/`
チェックボックス	「チェックあり」または「チェックなし」
時間量、日時計算（結果：時間量）	`d-hh:mm:ss`
年齢計算	年、年月、月：月単位の整数日：日単位の整数

※明細フィールドはキーワードで挿入できないので表示されません。

［その他］シート

フィールド値以外のレコード情報を書き込むためのキーワードが表示されます。
表示されるキーワードは、以下のとおりです。

キーワード	説明
`${%レコード作成者名%}`	レコード作成者名を出力します。
`${%レコード作成日時%}`	レコード作成日時を出力します。
`${%レコード更新者名%}`	レコード更新者名を出力します。
`${%レコード更新日時%}`	レコード更新日時を出力します。
`${%フォルダー%}`	フォルダー名を出力します。
`${%データベース%}`	データベース名を出力します。
`${%URL%}`	レコードのURLを出力します。
`${%通知ルール%}`	通知ルール名を出力します。
`${%通知条件%}`	通知条件を出力します。
`${%通知日時%}`	通知日時を出力します。

［決裁］シート

決裁に関する情報を書き込むためのキーワードが表示されます。
決裁データベースのときだけ表示されます。
表示されるキーワードは、以下のとおりです。

キーワード	説明
`${%決裁状況%}`	現在の決裁の状況を、次の文字列で出力します。 `承認`／`却下`／`決裁中({ユーザー名})`／`取消`／`修正中`
`${%起案日%}`	決裁の起案日を出力します。
`${%決裁完了日%}`	決裁の完了日を出力します。完了していない場合は、何も出力されません。
`${%申請:本人%}`	決裁の申請者名を出力します。
`${%申請:代理%}`	決裁の代理申請者名を出力します。本人が申請した場合は、何も出力されません。
`${%申請:コメント%}`	決裁の申請者のコメントを出力します。コメントがない場合は、何も出力されません。
`${%申請:本人[-2]%}`	末尾から2番目の決裁者名を出力します。対応する決裁者が存在しない場合は、何も出力されません。
`${%申請:本人[-1]%}`	末尾から1番目の決裁者名を出力します。
`${%申請:代理[-2]%}`	末尾から2番目の決裁代理者名を出力します。対応する決裁代理者が存在しない場合は、何も出力されません。
`${%申請:代理[-1]%}`	末尾から1番目の決裁代理者名を出力します。対応する決裁代理者が存在しない場合は、何も出力されません。
`${%申請:状況[-2]%}`	末尾から2番目の決裁状況を出力します。対応する決裁状況が存在しない場合は、何も出力されません。
`${%申請:状況[-1]%}`	末尾から1番目の決裁状況を出力します。
`${%申請:日時[-2]%}`	末尾から2番目の決裁日時を出力します。対応する決裁日時が存在しない場合は、何も出力されません。
`${%申請:日時[-1]%}`	末尾から1番目の決裁状況を出力します。
`${%申請:コメント[-2]%}`	末尾から2番目の決裁コメントを出力します。対応する決裁コメントが存在しない場合は、何も出力されません。
`${%申請:コメント[-1]%}`	末尾から1番目の決裁コメントを出力します。対応する決裁コメントが存在しない場合は、何も出力されません。
`${%申請:本人[1]%}`	先頭から1番目の決裁者名を出力します。
`${%申請:本人[2]%}`	先頭から2番目の決裁者名を出力します。対応する決裁者が存在しない場合は、何も出力されません。
`${%申請:代理[1]%}`	先頭から1番目の決裁代理者名を出力します。対応する決裁代理者が存在しない場合は、何も出力されません。
`${%申請:代理[2]%}`	先頭から2番目の決裁代理者名を出力します。対応する決裁代理者が存在しない場合は、何も出力されません。
`${%申請:状況[1]%}`	先頭から1番目の決裁状況を出力します。
`${%申請:状況[2]%}`	先頭から2番目の決裁状況を出力します。対応する決裁状況が存在しない場合は、何も出力されません。
`${%申請:日時[1]%}`	先頭から1番目の決裁状況を出力します。
`${%申請:日時[2]%}`	先頭から2番目の決裁状況を出力します。対応する決裁日時が存在しない場合は、何も出力されません。
`${%申請:コメント[1]%}`	先頭から1番目の決裁コメントを出力します。対応する決裁コメントが存在しない場合は、何も出力されません。
`${%申請:コメント[2]%}`	先頭から2番目の決裁コメントを出力します。対応する決裁コメントが存在しない場合は、何も出力されません。

※[ ]で指定する添え字には、3以上の値や-3以下の値も使用できます。

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