レコードの追加や変更をメールで通知する

データベースに新しいレコードが追加されたり、レコードの内容が変更されたりしたことを、メールで通知することができます。
メール通知を利用すると、次のような条件をあらかじめ設定しておき、条件に当てはまったときに、設定した送信先にメールを送信できます。
このときユーザーフィールドやメールフィールドを利用すると、フィールドに入力されたユーザーに通知することもできます。

ジャンプメール通知の種類と内容

※レコード操作通知を利用するには、システムのメール送信設定を有効にする必要があります。

※［表計算ファイルの取り込み］でのレコード追加・更新では、通知ルールに当てはまるレコードが複数存在しても、最初に当てはまったレコードを取り込んだときだけ、通知メールが送信されます。

レコード操作通知を確認する

レコード操作通知を送るための通知ルールを確認します。

  1. ホーム画面またはデータベース閲覧画面のデータベースの一覧で、情報の確認・変更をするデータベース名にポインターを合わせます。
    右端に 編集メニュー マークが表示されます。
  2. 編集メニュー マークをクリックし、表示されたメニューから［レコード操作通知］を選択します。
    ［データベース情報］ダイアログボックスが［レコード操作通知］シートが選択された状態で表示されます。

    ※メニューの［レコード操作通知］や、［データベース情報］ダイアログボックスの［レコード操作通知］シートは、システムのメール送信設定が有効になっているときに表示されます。

  3. 通知ルールの一覧で、設定されている通知ルールを確認します。
    通知ルールの一覧には、次の項目が表示されます。
    通知ルール名
    通知ルールの名前が表示されます。
    通知条件
    条件とするフィールドの名前やフィールドの値などが表示されます。
    送信先
    通知メールを送信するユーザー・グループ名、またはユーザーフィールド名・メールフィールド名のうち1つが表示されます。
    表示された名前をクリックすると、すべての送信先を表示するダイアログボックスが表示されます。
  4. ［OK］または［キャンセル］をクリックします。
    通知ルールを追加・編集・削除した場合は、［OK］をクリックします。

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通知ルールを作成する

データベースの所有者・フォルダーの所有者の場合は、［データベース情報］ダイアログボックスの［レコード操作通知］シートに 通知ルールの追加 が表示されます。このボタンから、通知ルールを作成します。

  1. ホーム画面またはデータベース閲覧画面のデータベースの一覧で、情報の確認・変更をするデータベース名にポインターを合わせます。
    右端に 編集メニュー マークが表示されます。
  2. 編集メニュー マークをクリックし、表示されたメニューから［レコード操作通知］を選択します。
    ［データベース情報］ダイアログボックスが［レコード操作通知］シートが選択された状態で表示されます。

    ※メニューの［レコード操作通知］や、［データベース情報］ダイアログボックスの［レコード操作通知］シートは、システムのメール送信設定が有効になっているときに表示されます。

  3. 通知ルールの追加 をクリックします。
    ［新しい通知ルール］ダイアログボックスが表示されます。
  4. 通知ルールを作成します。
    ジャンプ［新しい通知ルール］ダイアログボックスの表示・設定項目
  5. ［OK］をクリックします。
    ［データベース情報］ダイアログボックスに戻り、［レコード操作通知］シートの通知ルールの一覧に作成した通知ルールが追加されます。
  6. ［OK］をクリックします。

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通知ルールを編集する

データベースの所有者・フォルダーの所有者の場合は、［データベース情報］ダイアログボックスの［レコード操作通知］シートに 編集 が表示されます。このボタンで、通知ルール一覧にある通知ルールを編集できます。

  1. ホーム画面またはデータベース閲覧画面のデータベースの一覧で、情報の確認・変更をするデータベース名にポインターを合わせます。
    右端に 編集メニュー マークが表示されます。
  2. 編集メニュー マークをクリックし、表示されたメニューから［レコード操作通知］を選択します。
    ［データベース情報］ダイアログボックスが［レコード操作通知］シートが選択された状態で表示されます。

    ※メニューの［レコード操作通知］や、［データベース情報］ダイアログボックスの［レコード操作通知］シートは、システムのメール送信設定が有効になっているときに表示されます。

  3. 通知ルールの一覧で、編集したい通知ルールを選択します。
  4. 編集 をクリックします。
    ［通知ルールの編集］ダイアログボックスが表示されます。
  5. 通知ルールを変更します。
    設定項目や設定方法は、通知ルールの作成時と同じです。
  6. ［OK］をクリックします。
    ［データベース情報］ダイアログボックスに戻り、［レコード操作通知］シートの通知ルールの一覧に変更した通知ルールが表示されます。
  7. ［OK］をクリックします。

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通知ルールを削除する

データベースの所有者・フォルダーの所有者の場合は、［データベース情報］ダイアログボックスの［レコード操作通知］シートに 削除 が表示されます。このボタンで、通知ルール一覧にある通知ルールを削除できます。

  1. ホーム画面またはデータベース閲覧画面のデータベースの一覧で、情報の確認・変更をするデータベース名にポインターを合わせます。
    右端に 編集メニュー マークが表示されます。
  2. 編集メニュー マークをクリックし、表示されたメニューから［レコード操作通知］を選択します。
    ［データベース情報］ダイアログボックスが［レコード操作通知］シートが選択された状態で表示されます。

    ※メニューの［レコード操作通知］や、［データベース情報］ダイアログボックスの［レコード操作通知］シートは、システムのメール送信設定が有効になっているときに表示されます。

  3. 通知ルールの一覧で、削除したい通知ルールを選択します。
  4. 削除 をクリックします。
    削除してよいか、確認するメッセージが表示されます。
  5. ［削除］をクリックします。
    選択した通知ルールが、通知ルールの一覧から削除されます。
  6. ［OK］をクリックします。

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表示・設定項目

［新しい通知ルール］ダイアログボックス

通知ルール名
通知ルールの名前を40文字以内で入力します。

※1つのデータベースに同じ名前の通知ルールを作成することはできません。

通知条件
通知メールを送信する条件を設定します。
［新しいレコードを作成したとき］と［レコードを更新したとき］のどちらか一方は、必ずオン（ チェックボックスオン ）にします。
新しいレコードを作成したとき
オン（ チェックボックスオン ）にすると、新しいレコードを作成したときに通知メールを送信します。
レコードを更新したとき
オン（ チェックボックスオン ）にすると、レコードを更新したときに通知メールを送信します。
フィールド／値／判定条件
通知メールを送信する条件を指定します。
［フィールド］で［フィールドの条件なし］を選択すると、レコードが作成または更新されたときに、無条件で通知メールが送信されます。
フィールドの値がある条件を満たしたときに通知メールを送信したいときは、対象のフィールドを選択したあと、値と判定条件を設定します。
値を指定しない場合は、［判定条件］で［変更された］を選択します。
  • フィールドの指定について
    • ［フィールド］には、ファイルフィールド、画像フィールド、データベースリンクフィールド、年齢計算フィールドは指定できません。
    • ルックアップフィールドは、手動ルックアップキーに関連づけられたフィールドだけが指定できます。
    • 日付時刻フィールド、日時計算フィールドの値は、直接日時を指定する「日時指定」だけが利用できます。「本日」などは利用できません。
メールの設定
送信する通知メールに関する設定をします。
送信先／ 選択 ［選択］
通知メールの送信先とするユーザー・グループを設定します。 選択 ［選択］をクリックして表示されるダイアログボックスで、ユーザー・グループを選択できます。

※グループを設定すると、そのグループに属するすべてのユーザーに通知メールが送信されます。

デフォルトの通知メール
デフォルトの通知メールで使用する言語を［日本語］・［英語］から選択します。
初期設定では、ユーザーの表示言語が選択されています。
ここで選択する言語は、メール送信先ユーザーの表示言語が［ブラウザーの設定］となっている場合や宛先がメールフィールドの場合など、メール送信先の表示言語が不明なときに使用する言語です。
日本語
日本語の通知メールのテンプレートが表示されるシートです。
通知メールで使用する日本語のテンプレートを作成するときに選択します。
英語
英語の通知メールのテンプレートが表示されるシートです。
通知メールで使用する英語のテンプレートを作成するときに選択します。
日本語の通知メールを有効にする／英語の通知メールを有効にする
選択した言語で作成したテンプレートの機能を有効にするには、［日本語の通知メールを有効にする］、または［英語の通知メールを有効にする］をオンにします。
通知メールは、メール送信先ユーザーの表示言語設定に一致する言語のテンプレートで送信されます。メール送信先ユーザーの表示言語設定に一致する言語のテンプレートが有効になっていない場合は、もう一方のテンプレートで通知メールが送信されます。
件名／［件名を初期値に戻す］
通知メールの件名を100文字以内で入力します。件名は、通知メールのタイトルとして設定されます。
「${」と「}」で囲まれたキーワードを指定すると、フィールド値やレコードのURLなど、通知対象のレコードの情報を反映できます。
初期値として、次の文字列が設定されています。
【UnitBase】レコード操作:${%データベース%} ${%通知ルール%}
［例］ データベース名が「案件管理」、通知ルール名が「新規登録案件」の場合
送信される通知メールの件名は、次のとおりです。
【UnitBase】レコード操作:案件管理 新規登録案件
［件名を初期値に戻す］をクリックすると、件名の編集内容を破棄して初期値に戻すことができます。
本文
通知メールの本文として記載したいメッセージを1000文字以内で入力します。
「${」と「}」で囲まれたキーワードを指定すると、フィールド値やレコードのURLなど、通知対象のレコードの情報を反映できます。
記載したいメッセージがなければ、空欄にすることもできます。
［メールをプレビュー］
クリックすると、通知メールの内容がプレビュー表示されます。
プレビュー時点で内容が確定しているキーワードは、その内容に置き換えて表示されます。内容が確定していないキーワードは、キーワードのままで表示されます。
［詳細編集］
クリックして表示されるダイアログボックスで、指定できるキーワードを確認しながら、件名や本文に挿入することができます。
キーワードを挿入するには、ダイアログボックスの［フィールド］シートまたは［その他］シートで挿入したいキーワードを選択したあと、［件名］または［本文］のキーワードを挿入したい位置にカーソルを移動します。その状態で、← をクリックします。
括弧が閉じていない場合や無効なキーワードが挿入された場合は、キーワードは置き換えられず、そのままの状態でメールが送信されます。
［フィールド］シート
レコードのフィールド値を反映するためのキーワードが表示されます。
出力できるフィールドの種類と出力時の書式は、以下のとおりです。
フィールドの種類出力時の書式
文字列（1行）、文字列（複数行）、
ドロップダウン（文字列）、
選択リスト（文字列、数値：カンマ区切り）、
メール、自動採番、ユーザー
 文字列
数値、ドロップダウン（数値）、数値計算 整数：整数表記
小数：桁指定による小数表記
日付時刻、日時計算（結果：日時、日付、時刻） 日時：YYYY/MM/DD hh:mm（日本語シートで和暦キーワードを指定した場合：（元号省略表記）YY/MM/DD hh:mm）
日付：YYYY/MM/DD（日本語シートで和暦キーワードを指定した場合：（元号省略表記）YY/MM/DD）
時刻：hh:mm
URL 「ラベル」と「URL」の文字列を全角コロンで結合した文字列
［例］ ジャストシステム：http://www.justsystems.com/
チェックボックス 「チェックあり」または「チェックなし」
時間量、日時計算（結果：時間量） d-hh:mm:ss
年齢計算 年：年単位の整数
年月、月：月単位の整数
日：日単位の整数

※明細フィールドはキーワードで挿入できないので表示されません。

［その他］シート
フィールド値以外のレコード情報を書き込むためのキーワードが表示されます。
表示されるキーワードは、以下のとおりです。
キーワード説明
${%レコード作成者名%} レコード作成者名を出力します。
${%レコード作成日時%} レコード作成日時を出力します。
${%レコード更新者名%} レコード更新者名を出力します。
${%レコード更新日時%} レコード更新日時を出力します。
${%フォルダー%} フォルダー名を出力します。
${%データベース%} データベース名を出力します。
${%URL%} レコードのURLを出力します。
${%通知ルール%} 通知ルール名を出力します。
${%通知条件%} 通知条件を出力します。
${%操作ユーザー%} 操作ユーザー名を出力します。

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