決裁の申請に必要な準備をする
UnitBaseで決裁の処理をするために必要な準備をします。
決裁を申請するためのデータベースを用意し、そのデータベースに決裁に必要な情報を設定します。
決裁データベースと検討が必要な情報
決裁を申請・処理するためのデータベースを作成します。
決裁用に使用するデータベースは、決裁専用の処理を行うために、「決裁データベース」という状態にします。
決裁データベースにするには、次の情報を設定する必要があります。事前に、運用ルールを関係者と確認・相談して、情報を整理しておきます。
- 申請者へのコメント
決裁の各レコードを作成するときに、申請者に対する共通のコメントを設定することができます。
記入が必要な情報や注意事項などをコメントしておくことができます。 - 決裁ルート
決裁の申請先となるユーザーと、決裁を回す順番として決裁順を決定します。
複数の決裁ルートを用意しておき、ユーザーが決裁の内容に応じて適切なものを選択できるようにすることができます。決裁ルートごとに自動選択の条件を設定すれば、申請時にレコードに入力した値に応じて、適切な決裁ルートが自動選択されます。これにより、申請者が適切でない決裁ルートで決裁を申請することを予防することができます。
また決裁順に登録する決裁者には、ユーザー以外にも役職やグループを指定することができます。役職は、管理者があらかじめ登録したものから選択して指定します。各ユーザーの決裁ラインを利用して決裁開始時に具体的なユーザーに置き換えられます。
複数の決裁ルートが用意できることや決裁順に役職やグループが指定できることを利用すれば、例えば、100万円未満の決裁の場合は課長（役職）→部長（役職）→購買担当（グループ）、100万円以上の決裁の場合は、課長（役職）→部長（役職）→事業部長（役職）→購買担当（グループ）といった高度な決裁ルートの選択肢を簡単に実現することができます。
データベースで決裁する内容に応じて、以下のような決裁ルートの設定ができます。
- 決裁順を申請時に編集できるようにするかしないか
申請時の決裁者の追加方法や、決裁ルートに登録した決裁者の削除の可否が設定できます。
申請時の決裁者の追加方法は、次の中から1つだけ選択できます。- 自由に追加
決裁ルートの決裁順に決裁者を追加することを許可します。追加した決裁者の決裁の順番は自由に指定できます。 - 決裁ルートの決裁順より前だけに追加を許可する（末尾固定）
決裁ルートの決裁順に決裁者を追加することを許可するが、追加した決裁者の決裁の順番を指定できるのは、決裁ルートの決裁順に登録されている決裁者の先頭より前の位置に限定されます。 - 追加を許可しない
決裁ルートの決裁順に決裁者を追加することを許可しません。
- 自由に追加
- 役職が存在しない場合、決裁開始時にその役職を削除できるようにするかしないか
- 申請者の役職が含まれる場合、その次から決裁を開始する
- 申請者の役職が含まれる場合、決裁順のはじめから決裁を開始する
- 決裁ルートが自動で選択される条件
決裁ルートごとに、その決裁ルートが自動で選択される条件を指定できます。 - レコードコピーの設定
決裁が承認された場合に、ほかのデータベースにレコードをコピーするときに設定します。
- 決裁順を申請時に編集できるようにするかしないか
- 決裁の申請方法
管理者の想定していない決裁ルートで申請が行われることを防ぐことができます。
データベースで決裁する内容に応じて、以下のような設定ができます。
- 決裁ルートの選択を必須にする
- 自動選択されたルートでの申請を必須にする
- 使用するレイアウト
データベースに適用するレイアウトを決定し、申請者または決裁者に提示する項目を変更できないようにします。
レイアウトの切り替えを許可することもできます。その場合も申請や決裁を行う際には、指定されたレイアウトが適用されている必要があります。 - レコードの削除許可／データベースの削除許可
決裁が完了したレコードや、決裁データベースの削除を許可するかしないかを決定します。
承認・却下など、決裁の処理が完了したレコードは、以降の活動を指示するときの証拠となります。このため、削除を禁止しておくことで、その証拠を保護できます。
同時に、不用意に決裁データベースが削除されないようにできます。
運用上問題がない場合は、アクセス権に応じて、削除を許可する設定にすることもできます。※データベースの削除許可を有効にする場合は、レコードの削除許可を有効にする必要があります。
- 決裁時のレコード編集許可
決裁中のレコードに対して、決裁者または管理者による編集を許可するかしないかを決定します。
※許可した場合でも、決裁中の決裁者以外の一般ユーザーは編集できません。
- 決裁完了後のレコード編集許可
決裁完了後のレコードに対して、編集権のあるユーザーによる編集を許可するかしないかを決定します。
- 決裁通知メールの件名・本文
決裁通知メールの種類（決裁依頼／決裁完了／却下／申請取消／差し戻し／代理で決裁申請／代理で決裁／代理で申請取消）ごとに、件名と本文をカスタマイズできます。 - 決裁開始時の送信先
決裁が開始したことをメールで通知する既定のユーザーまたはグループがあれば、それらを決定します。
また、すべての決裁者に通知を送信するかしないかも決定します。
※システムのメール送信が有効になっている場合に利用できます。
- 承認完了時の追加送信先
決裁が完了したことをメールで通知する既定のユーザーまたはグループがあれば、それらを決定します。
※システムのメール送信が有効になっている場合に利用できます。
- 承認完了通知に添付する帳票
「承認」で決裁が完了した際に、申請者などに送信されるメールに、決裁が完了した時点のレコードで作成された帳票を添付するかしないかを決定します。データベース閲覧画面の［詳細表示］の［決裁情報］シートから、帳票をダウンロードできるように設定することもできます。- 承認完了時の帳票作成では、帳票出力テンプレートの公開設定によるアクセス権はチェックされません。帳票はすべての承認完了通知先に添付されます。
［決裁情報］シートから帳票をダウンロードする場合は、決裁レコードに対する閲覧権が必要です。
- 承認完了時の帳票作成では、帳票出力テンプレートの公開設定によるアクセス権はチェックされません。帳票はすべての承認完了通知先に添付されます。
- レコードの閲覧許可
本来はレコードの閲覧権がない申請者や決裁者以外のユーザーに対して、条件付きでレコードの閲覧を許可するかしないかを決定します。以下の許可条件を設定できます。
- 決裁開始通知の送信先に含まれるレコードについては決裁開始後に閲覧可能にする
決裁レコードの決裁開始通知の送信先に指定されているユーザーは、決裁開始後にそのレコードを閲覧できるようにします。
- 自分が決裁承認完了通知の送信先に含まれるレコードについては承認完了後に閲覧可能にする
決裁レコードの決裁承認完了通知の送信先に指定されているユーザーは、決裁承認完了後にそのレコードを閲覧できるようにします。
- 自分が申請者や決裁者でない決裁レコードの閲覧を可能にする
自分が申請者や代理申請者、決裁者や代理決裁者でないレコードでも、決裁のレコードを閲覧できるようにします。
業務で1件の決裁が必要なときに、関与する複数のメンバーが同時に申請することを防止するために利用します。
- 決裁開始通知の送信先に含まれるレコードについては決裁開始後に閲覧可能にする
- 既存の決裁データベースを複製して新しいデータベースを作成する
既存の決裁データベースを複製して新しいデータベースを作成することもできます。
ただし、複製されたデータベースには、複製元のデータベースのレコードやアクセス権、決裁情報は引き継がれません。
決裁データベースにする
決裁データベースの運用ルールや情報を整理できたら、データベースを決裁データベースにします。
また、データベースの所有者以外もデータベースの閲覧などができるように、データベースを公開の設定にします。
［1］決裁用のデータベースを作成する
決裁を申請するための項目を配置した、専用のデータベースを作成します。
決裁に必要な項目などをよく検討して、データベースを作成します。決裁に必要な項目が異なる場合は、必要に応じて、決裁申請用のデータベースを複数個作成します。
［2］決裁データベースにする
- データベース閲覧画面で、決裁データベースにするデータベースを選択します。
- 画面右上部の
をクリックします。
選択したデータベースのデータベース編集画面に切り替わります。 - コマンドバーの
をクリックします。
［決裁の設定］ダイアログボックスが表示されます。 - ［決裁データベースにする］をオン（
）にし、決裁ルートや使用するレイアウトなどを設定します。
- 設定が完了したら、［OK］をクリックします。
決裁データベースにしてもよいか確認するメッセージが表示されます。 - 設定に問題がない場合は、［はい］をクリックします。
選択したデータベースが決裁データベースに設定されます。
- 決裁で承認されたレコードのデータをほかのデータベースにコピーする
［決裁ルートの追加／編集／複製］ダイアログボックスの［承認時のアクション］で［レコードコピーを行う］をオンにすると、決裁で承認されたレコードのデータをほかのデータベースにコピーする設定ができます。
［3］決裁データベースを公開する
- データベース編集画面で、コマンドバーの
をクリックします。
［データベース情報］ダイアログボックスの［公開］シートが表示されます。 - ［公開する］をオン（ ）にします。
- 対象のデータベースに対して、レコードの閲覧や編集を許可するグループやユーザーを設定します。
申請者・決裁者に必要なアクセス権は、それぞれ次のとおりです。対象者 必要なアクセス権 申請者 閲覧／作成／編集権 決裁者 閲覧権（決裁者の編集を許可している場合、必要に応じて編集権） - 設定が完了したら、［OK］をクリックします。
設定した内容が反映され、選択した対象に対してアクセス権が設定されます。
- ほかの項目を公開する確認メッセージが表示された場合
公開の設定をする順番によっては、上位、または下位となる項目の公開もまとめて設定できるよう、公開を確認するメッセージが表示されます。
必要に応じて、公開する・しないを判断します。
- レコードの閲覧権がないユーザーにレコードの閲覧を許可する
本来はレコードの閲覧権がない申請者や決裁者以外のユーザーに対して、条件付きでレコードの閲覧を許可することができます。設定できる許可条件は、次のとおりです。
- 自分が決裁開始通知の送信先に含まれるレコードについては決裁開始後に閲覧可能にする
決裁レコードの決裁開始通知の送信先に指定されているユーザーは、決裁開始後にそのレコードを閲覧できるようにします。
- 自分が決裁承認完了通知の送信先に含まれるレコードについては承認完了後に閲覧可能にする
決裁レコードの決裁承認完了通知の送信先に指定されているユーザーは、決裁承認完了後にそのレコードを閲覧できるようにします。
- 自分が申請者や決裁者でない決裁レコードの閲覧を可能にする
自分が申請者や代理申請者、決裁者や代理決裁者でないレコードでも、決裁のレコードを閲覧できるようにします。
業務で1件の決裁が必要なときに、関与する複数のメンバーが同時に申請することを防止するために利用します。
- 自分が決裁開始通知の送信先に含まれるレコードについては決裁開始後に閲覧可能にする
決裁データベースを通常の状態に戻す
決裁データベースを通常のデータベースの状態に戻すには、次のように操作します。
※申請中のレコードがある場合、決裁が完了するまで、データベースを通常の状態に戻すことはできません。
- データベース閲覧画面で、決裁データベースにしたデータベースを選択します。
- 画面右上部の をクリックします。
選択したデータベースのデータベース編集画面に切り替わります。 - コマンドバーの をクリックします。
［決裁の設定］ダイアログボックスが表示されます。 - ［決裁データベースにする］をオフ（
）にし、［OK］をクリックします。
決裁データベースから通常のデータベースに戻してもよいか確認するメッセージが表示されます。 - 決裁履歴情報をバックアップするか、それとも削除するか選択します。
- 決裁履歴情報をバックアップする
決裁の設定やデータベースの修正をしたあと、もう一度決裁データベースの状態にする場合に選択します。
決裁に関する情報がバックアップされます。ただし、決裁完了時の編集を許可していない限り、決裁が完了したレコードの編集はできません。 - 決裁履歴情報を削除する
通常のデータベースと同じように扱う場合に選択します。
レコードにひも付いている決裁履歴情報や、決裁完了時に作成された帳票など、決裁に関する情報は削除され、データベース内のすべてのレコードを編集できるようになります。
- 決裁履歴情報をバックアップする
- 通常のデータベースの状態に戻してもよい場合は、［はい］をクリックします。
決裁データベースが通常のデータベースの状態に戻ります。
表示・設定項目
［決裁の設定］ダイアログボックス
- 決裁データベースにする
- 選択しているデータベースを、決裁データベースにするかしないかを切り替えます。
オン（ ）にすると、決裁データベースとして動作させるための、情報を設定できるようになります。
オフ（ ）にすると、決裁データベースから、通常のデータベースの状態に戻ります。
- 設定
- 決裁の処理をするための情報を設定します。
※［決裁データベースにする］がオフ（
）の場合、以下の項目は設定できません。- 申請者へのコメント
- 決裁データベースのレコードを作成するときの画面に表示する、申請者に対するコメントを設定できます。
決裁を申請するときの注意事項などをコメントとして設定しておくことができます。 - 決裁ルート一覧
- 決裁データベースのレコードを作成するときに選択する「決裁ルート」を設定します。
決裁ルートを追加します。クリックすると、［決裁ルートの追加］ダイアログボックスが表示されるます。
［決裁ルート］の一覧で選択した決裁ルートを削除します。
／ 
［決裁ルート］の一覧で選択した決裁ルートの優先順を変更します。 優先順を上げるには を、優先順を下げるには をクリックします。
［決裁ルート］の一覧で選択した決裁ルートを変更します。変更したい決裁ルートにポインターを合わせると表示されます。クリックすると表示されるメニューから、［編集］を選択すると［決裁ルートの編集］ダイアログボックスが、［複製］を選択すると［決裁ルートの複製］ダイアログボックスが表示されます。
- 決裁ルートの選択を必須にする
- 決裁の申請時に、決裁ルートの選択を必須にして、決裁ルートを選択しないと申請できないようにするかしないかを選択します。
オン（ ）にすると、決裁ルートの選択が必須になります。
決裁ルートが1つだけ設定された状態でこのチェックボックスをオンにすると、申請時にその決裁ルートが自動的に選択されます。
ただし、決裁ルートに自動選択条件が設定してある場合は、条件を満たした時のみ、その決裁ルートが自動的に選択されます。 - 自動選択されたルートでの申請を必須にする
- 決裁の申請時に、自動選択された決裁ルートでの申請を必須にし、ほかの決裁ルートでは申請できないようにするかしないかを選択します。
オン（ ）にすると、自動選択された決裁ルートでの申請が必須になります。
- 決裁者上限数
- 決裁順に決裁者として設定できるユーザー・グループ数の上限を設け、その上限とする人数を設定します。
- 使用するレイアウト
- 決裁データベースとして動作しているときに使用するレイアウトを、▼をクリックして表示される一覧から選択します。
- レイアウト切替可
- ［使用するレイアウト］に指定されたレイアウトからほかのレイアウトに切り替えることを許可するかしないかを選択します。
オン（ ）にすると、指定されたレイアウトのほかにユーザーに閲覧権があるレイアウトが存在する場合に、それらへの切り替えが許可されます。ただし、申請または決裁を行うときは、必ず指定されたレイアウトに戻す必要があります。ほかのレイアウトに切り替えたまま申請や決裁を行うことはできません。
- レコード削除可
- 決裁が完了したレコードの削除を許可するかしないかを選択します。
オン（ ）にすると、権限があるユーザーの場合に、決裁が完了したレコードの削除が許可されます。
- データベース削除可
- 決裁データベースの削除を許可するかしないかを選択します。
オン（ ）にすると、権限があるユーザーの場合に、決裁データベースの削除が許可されます。
- 決裁時のレコード編集可
- 申請レコードに対して、決裁者によるレコードの編集を許可するかしないかを選択します。
オン（ ）にすると、ユーザーが決裁者の場合に、レコード内容の編集が許可されます。
- 決裁完了後のレコード編集可
- 決裁が完了したレコードの編集を許可するかしないかを選択します。
オン（ ）にすると、権限があるユーザーの場合に、決裁が完了したレコード内容の編集が許可されます。
- 管理者は常にレコード編集可
- 管理者のレコード編集を許可するかしないかを選択します。
オン（ ）にすると、管理者はどの決裁状況のレコードでも編集できるようになります。
- 決裁通知メールの件名や本文をカスタマイズできます。クリックすると、［決裁通知メールのカスタマイズ］ダイアログボックスが表示されます。
- 決裁開始通知の追加送信先（初期値）
- 決裁が開始したことをメールで通知するユーザーまたはグループを選択します。
ここで選択したユーザーまたはグループは決裁申請時における同名の入力項目の初期値になります。
※システムのメール送信が有効になっている場合に利用できます。
- すべての決裁者に決裁開始通知を送信する
- すべての決裁者に決裁開始通知を送信するかしないかを選択します。
オン（ ）にすると、決裁ルート全員にメールが送信されます。
オフ（ ）にすると、決裁申請時に指定されたユーザーあるいはグループにだけ送信されます。
- 最初の決裁者に決裁依頼通知も同時に送信する
- オン（ ）にすると、最初の決裁者には「決裁開始」「決裁依頼」の2通のメールが送信されます。
オフ（ ）にすると、最初の決裁者には「決裁開始」のメールのみ送信されます。
- 承認完了通知の追加送信先（初期値）
- 申請者や決裁者以外に、決裁が完了したことをメールで通知するユーザーまたはグループを選択します。
ここで選択したユーザーまたはグループは決裁申請時における同名の入力項目の初期値になります。
※システムのメール送信が有効になっている場合に利用できます。
- 承認完了通知に添付する帳票
- 「承認」で決裁が完了した際に申請者などに送信されるメールに、決裁が完了した時点のレコードで作成された帳票を添付することができます。
帳票を添付する場合は、▼をクリックして表示される一覧から選択します。
※レポートを添付することはできません。
- 帳票をダウンロードできるようにする
- 承認完了通知に添付する帳票を、レコード閲覧画面の［決裁情報］シートからダウンロードできるようにするかしないかを選択します。
オン（ ）にすると、承認完了通知に添付された帳票と同じものをダウンロードできるようになります。
［決裁ルートの追加／編集／複製］ダイアログボックス
- 決裁ルート名
- 決裁ルートの名前を設定します。
- 決裁順
- 決裁する順番に合わせて決裁者の並びを変更します。一覧の上から順に決裁の処理が回ります。
決裁者として設定するユーザー・グループ・役職を追加します。クリックすると、［決裁者の選択］ダイアログボックスが表示されるので、一覧から決裁者にするユーザー・グループ・役職を選択します。
右側の一覧でユーザー・グループ・役職を選択し、
をクリックします。［選択された決裁者］の一覧に、決裁者とするユーザー・グループ・役職をすべて設定したら、［OK］をクリックします。
［選択された決裁者］の一覧から決裁者を外すときは、対象の決裁者を選択し、
をクリックします。
［決裁者］の一覧で選択した決裁者を、決裁者から外します。- ／
［決裁者］の一覧で選択した決裁者の、決裁する順番を変更します。先に処理してもらう場合は を、あとで処理してもらう場合は をクリックします。
- 決裁順を申請時に編集できるようにする
- 決裁を申請する際にこの決裁ルートが選択された場合、決裁順の編集を許可するかしないかを選択します。
オン（ ）にすると、決裁順の編集ができるようになり、以下の項目が設定できます。
オフ（ ）にすると、［決裁ルート］で指定された決裁順に固定され、決裁順を変更することはできません。以下の項目も設定できません。
- 自由に追加を許可する
- 決裁ルートの決裁順に決裁者を追加することを許可するときに選択します。追加した決裁者の決裁の順番は自由に指定できます。
- 決裁ルートの決裁順より前だけに追加を許可する（末尾固定）
- 決裁ルートの決裁順に決裁者を追加することを許可するが、その決裁者の決裁順は決裁ルートに登録された決裁者の決裁順より前に限定するときに選択します。登録済みの決裁者は決裁順の末尾に固定されます。
- 追加を許可しない
- 決裁ルートの決裁順に決裁者を追加することを許可しないときに選択します。
- 決裁ルートの決裁者の削除を許可する
- 決裁ルートの決裁順に登録されている決裁者の削除を許可するかしないかを選択します。
オン（ ）にすると、決裁ルートの決裁順の決裁者を削除できるようになります。
オフ（ ）にすると、決裁ルートの決裁順の決裁者は削除できません。
- 役職が存在しない場合、決裁開始時にその役職を削除できるようにする
- 決裁を申請する際に、決裁ルートの決裁順に役職が登録されているにも関わらず、決裁ラインによってその役職に対応した決裁者が割り当てられていない場合、決裁開始時にその役職を削除できるようにするかしないかを選択します。
オン（ ）にすると、割り当てられていない役職を削除できるようになります。
オフ（ ）にすると、割り当てられていない役職は削除できず、その状態では決裁を申請できません。
※決裁の申請時に決裁ルートの役職を削除するには、決裁ラインを選択している必要があります。
- 申請者の役職が含まれる場合、その次から決裁を開始する
- 決裁を申請する際に、決裁ルートに申請者の役職が含まれる場合、その役職の次の決裁者から決裁できるようにするかしないかを選択します。
オン（ ）にすると、申請者の役職の次の決裁者から決裁を開始します。
オフ（ ）にすると、決裁順のはじめから決裁を開始します。
- 自動選択の条件
- この決裁ルートが自動で選択される条件を指定します。
／ 
- 複数の条件を設定した場合に、すべての条件に当てはまる決裁ルートだけが選択されるようにするか、設定した条件の1つでも当てはまる決裁ルートが選択されるようにするかを切り替えます。
- 条件の設定欄
- 条件にするフィールド・内容と、その検索方法を設定します。
- フィールド（左側）
- クリックして、条件にするフィールドを一覧から選択します。
- 検索する値（中央）
- ［フィールド］で選択した項目のデータ型に応じて、文字列や日付などを設定します。
フィールドのデータ型 説明 文字列（1行） 文字列を入力します。全角・半角は問いません。
タブや空白を含む文字列は、条件に使用できません。※入力できる最大文字数は、フィールドの詳細設定で設定されている［最大文字数］か、100文字のどちらか小さい方になります。
文字列（複数行） 文字列を入力します。全角・半角は問いません。
改行やタブ・空白を含む文字列は、条件に使用できません。※入力できる最大文字数は、フィールドの詳細設定で設定されている［最大文字数］か、100文字のどちらか小さい方になります。
数値 数値を入力します。単位は条件に使用できません。 ※数字・マイナス記号以外は入力できません。
メール 全角・半角を問わず100文字以内で入力します。
タブや空白を含む文字列は、条件に使用できません。URL 全角・半角を問わず100文字以内で入力します。
URL、またはラベルとして入力した文字列が条件になります。ドロップダウン 一覧から対象とする値を選択します。 チェックボックス 選択している／選択していないのどちらかを選択します。 選択リスト 一覧から対象とする値を選択します。 日付時刻 対象にする日付や時刻を設定します。 - 日時指定
特定の日時を指定します。
日付は入力欄をクリックしてカレンダーから日付を選択するか、日付形式（yyyy/mm/dd）で直接入力します。
時刻は時刻形式（hh:mm）で直接入力します。
をクリックして、現在の時刻を設定することもできます。 - 今日
絞込検索を実行する当日を指定します。
［からの］の左側にあるチェックボックス（ ）をクリックして にすると、絞込検索の実行日を基準として何日か前後した日を指定できます。この場合、日数を直接入力したあと、［日前］または［日後］を選択します。
※日数は1～999の範囲で入力します。
- 今週
絞り込み検索を実行する週を指定します。週は日曜日始まりの1週間です。
［からの］の左側にあるチェックボックス（ ）をクリックして にすると、絞込検索の実行週を基準として何週か前後した週を指定できます。この場合、週数を直接入力したあと、［週間前］または［週間後］を選択します。
※週数は1～999の範囲で入力します。
- 今月
絞り込み検索を実行する月を指定します。
［からの］の左側にあるチェックボックス（ ）をクリックして にすると、絞込検索の実行月を基準として何か月か前後した月を指定できます。この場合、月数を直接入力したあと、［ヶ月前］または［ヶ月後］を選択します。
※月数は1～999の範囲で入力します。
- 今年
絞り込み検索を実行する年を指定します。
［からの］の左側にあるチェックボックス（ ）をクリックして にすると、絞込検索の実行年を基準として何年か前後した年を指定できます。この場合、年数を直接入力したあと、［年前］または［年後］を選択します。
※年数は1～999の範囲で入力します。
時間量 対象とする時間量を入力します。 ファイル 対象とするファイル名を、全角・半角を問わず100文字以内で入力します。 画像 対象とするファイル名を、全角・半角を問わず100文字以内で入力します。 ユーザー 対象にするユーザーを設定します。
にポインターを合わせるとメニューが表示されます。
［ユーザー選択］を選択して、表示される［ユーザーの選択］ダイアログボックスでユーザーを1人選択して設定します。
選択したユーザーの表示を消すときは、［クリア］を選択します。数値計算 数値を入力します。単位は条件に使用できません。 ※数字・マイナス記号以外は入力できません。
※計算結果に対して入力値で検索されます。
日時計算 対象にする日付や時刻を設定します。
- 日時指定
特定の日時を指定します。
日付は入力欄をクリックしてカレンダーから日付を選択するか、日付形式（yyyy/mm/dd）で直接入力します。
時刻は時刻形式（hh:mm）で直接入力します。 をクリックして、現在の時刻を設定することもできます。
※計算結果に対して入力値で検索されます。
- 今日
絞込検索を実行する当日を指定します。
［からの］の左側にあるチェックボックス（ ）をクリックして にすると、絞込検索の実行日を基準として何日か前後した日を指定できます。この場合、日数を直接入力したあと、［日前］または［日後］を選択します。
※日数は1～999の範囲で入力します。
- 今週
絞り込み検索を実行する週を指定します。週は日曜日始まりの1週間です。
［からの］の左側にあるチェックボックス（ ）をクリックして にすると、絞込検索の実行週を基準として何週か前後した週を指定できます。この場合、週数を直接入力したあと、［週間前］または［週間後］を選択します。
※週数は1～999の範囲で入力します。
- 今月
絞り込み検索を実行する月を指定します。
［からの］の左側にあるチェックボックス（ ）をクリックして にすると、絞込検索の実行月を基準として何か月か前後した月を指定できます。この場合、月数を直接入力したあと、［ヶ月前］または［ヶ月後］を選択します。
※月数は1～999の範囲で入力します。
- 今年
絞り込み検索を実行する年を指定します。
［からの］の左側にあるチェックボックス（ ）をクリックして にすると、絞込検索の実行年を基準として何年か前後した年を指定できます。この場合、年数を直接入力したあと、［年前］または［年後］を選択します。
※年数は1～999の範囲で入力します。
年齢計算 対象とする経過年数・月数・年月数を設定します。 自動採番 対象とする番号を設定します。
フィールドに接頭文字・接尾文字が含まれる場合は、それらを条件にすることもできます。ルックアップキー／ルックアップ ルックアップ先のフィールドに準じます。 - 日時指定
- 検索方法（右側）
- ［フィールド］と［検索する値］に設定した内容を検索する方法を、次の中から選択します。
［フィールド］で選択した項目により、表示される検索方法の種類は異なります。選択肢 説明 を含む ［フィールド］で選択した対象に、［検索する値］に設定した内容を含むレコードを検索します。 を含まない ［フィールド］で選択した対象に、［検索する値］に設定した内容を含まないレコードを検索します。 である ［フィールド］で選択した対象に、［検索する値］に設定した内容と完全に一致するレコードを検索します。 でない ［フィールド］で選択した対象に、［検索する値］に設定した内容と一致しないレコードを検索します。 以上 ［フィールド］で選択した対象に、［検索する値］に設定した内容以上の値が設定されたレコードを検索します。 以下 ［フィールド］で選択した対象に、［検索する値］に設定した内容以下の値が設定されたレコードを検索します。 より大きい ［フィールド］で選択した対象に、［検索する値］に設定した内容より大きい値が設定されたレコードを検索します。 より小さい ［フィールド］で選択した対象に、［検索する値］に設定した内容より小さい値が設定されたレコードを検索します。 で始まる ［フィールド］で選択した対象の先頭に、［検索する値］に設定した内容が付くレコードを検索します。 で始まらない ［フィールド］で選択した対象の先頭に、［検索する値］に設定した内容が付かないレコードを検索します。 で終わる ［フィールド］で選択した対象の末尾に、［検索する値］に設定した内容が付くレコードを検索します。 で終わらない ［フィールド］で選択した対象の末尾に、［検索する値］に設定した内容が付かないレコードを検索します。 が未入力である ［フィールド］で選択した対象に、何も入力されていないレコードを検索します。 ※［検索する値］は淡色で表示されます。
が未入力でない ［フィールド］で選択した対象に、何か内容が入力されているレコードを検索します。 ※［検索する値］は淡色で表示されます。
自分である ［フィールド］が［ユーザー］の場合に表示される検索方法です。今現在操作している自分自身を検索する場合に選択します。 ※［検索する値］は淡色で表示されます。
以後 ［フィールド］で選択した対象に、［検索する値］に設定した内容（日付・時刻）以後の値が設定されたレコードを検索します。 以前 ［フィールド］で選択した対象に、［検索する値］に設定した内容（日付・時刻）以前の値が設定されたレコードを検索します。 より後 ［フィールド］で選択した対象に、［検索する値］に設定した内容（日付・時刻）より後の値が設定されたレコードを検索します。 より前 ［フィールド］で選択した対象に、［検索する値］に設定した内容（日付・時刻）より前の値が設定されたレコードを検索します。 の範囲内 ［フィールド］で選択した対象に、［検索する値］に設定した範囲の値が設定されたレコードを検索します。 ※範囲は［検索する値］の左側の入力欄の値以上、右側の入力欄の値以下が対象となります。
／ - クリックして、条件を追加または削除します。
- 承認完了時のアクション
- 決裁が承認完了したときに実行する操作を設定します。
- レコードコピーを行う
- 決裁が承認完了したときにレコードのデータをほかのデータベースへコピーするときは、オンにします。
- ［設定］
- レコードのデータをほかのデータベースへコピーする手続きを設定します。
クリックすると、［レコードコピー設定］ダイアログボックスが表示されます。
［レコードコピー設定］ダイアログボックス
- コピー先データベース／［参照］
- レコードデータのコピー先データベースを選択します。
［参照］をクリックすると、［データベースとレイアウトの選択］ダイアログボックスが表示されます。
- フィールドにコピーする値の設定
- コピー元レコードのフィールドを、コピー先データベースのどのフィールドへコピーするかを指定します。
- コピーするデータには、コピー元レコードのフィールドまたは値を指定できます。
- コピー先が日付時刻のフィールドの場合は、［実行日］／［実行時］／［実行日時］を選択できます。
- コピー先がユーザーフィールドの場合は、［実行者］を選択できます。
- フィールドからフィールドにコピーする場合は、同じ種類のフィールドだけを指定できます。
※例外として、自動採番フィールドの場合は、自動採番フィールドを参照しているルックアップキーフィールドまたはルックアップフィールドにコピーできます。
数値計算フィールドの場合は、数値フィールドにコピーできます。
日付計算フィールドの場合は、時間量フィールドや日付時刻フィールドにコピーできます。 - ファイルフィールドと画像フィールドはコピーできません。
- 実行ユーザー
- 自動アクションを実行するユーザーを指定します。
- 実行ユーザーの指定方法は、［操作ユーザー］・［指定ユーザー］・「起点レコードのフィールドから選択」から選択できます。
- ［指定ユーザー］を選択した場合は、
をクリックして表示される［ユーザーの選択］ダイアログボックスでユーザーを選択します。 - ［起点レコードのフィールドから選択］でフィールドを選択した場合は、選択されたフィールドに設定されているユーザーが指定されます。
※［指定ユーザー］と［起点レコードのフィールドから選択］を選択できるのは、コピー先データベースの所有者とコピー先データベースのフォルダーの所有者、管理者だけです。
- レコードのフィールド
- 自動アクションを実行するユーザーを指定します。 ［レコードのフィールド］でフィールドを選択した場合は、選択されたフィールドに設定されているユーザーが指定されます。
- エラー通知の設定
- レコードコピーでエラーが発生したときに、レコードを特定する情報として出力するフィールドを指定します。
コピー元のフィールド一覧から選択します。
［データベースとレイアウトの選択］ダイアログボックス
- フォルダー
- レコードデータのコピー先データベースが格納されているフォルダーを選択します。
- データベース
- レコードデータのコピー先データベースを選択します。
- レイアウト
- レコードデータのコピー先データベースのレイアウトを選択します。
［決裁通知メールのカスタマイズ］ダイアログボックス
- 決裁通知メールの種類
- カスタマイズする決裁通知メールの種類を選択します。選択すると、種類ごとに件名、本文、キーワード一覧が種類に合った内容に切り替わります。
選択できる決裁通知メールの種類は、以下の8種類です。- ［決裁開始］／［決裁依頼］／［決裁完了］／［却下］／［申請取消］／［差し戻し］／［代理で決裁申請］／［代理で決裁］／［代理で申請取消］
- メールの言語
- 通知メールの言語を［日本語］・［英語］から選択します。
選択した言語で作成したテンプレートを保存する場合は、［有効］をオンにして［保存］をクリックします。 - 件名／［戻す］
- 決裁通知メールの件名を200文字以内で入力します。件名は、決裁通知メールのタイトルとして設定されます。
［戻す］をクリックすると、件名の編集内容を破棄して直前の設定内容に戻します。 - 本文／［戻す］
- 決裁通知メールの本文として記載したいメッセージを1,000文字以内で入力します。
「${」と「}」で囲まれたキーワードを指定すると、フィールド値やレコードのURLなど、通知対象のレコードの情報を反映できます。
［戻す］をクリックすると、本文の編集内容を破棄して直前の設定内容に戻します。- レコードのフィールドの値がキーワードと同じ文字列の場合
キーワードで指定された文字列フィールドの値がキーワードと同じ文字列（「${%申請者%}」など）の場合、その文字列がさらに置き換えられることがあります。
- レコードのフィールドの値がキーワードと同じ文字列の場合
- （キーワード一覧）
- キーワード一覧（［フィールド］シート／［その他］シート／［決裁］シート）で、指定できるキーワードを確認しながら、件名や本文に挿入することができます。
キーワードを挿入するには、各シートで挿入したいキーワードを選択したあと、［件名］または［本文］のキーワードを挿入したい位置にカーソルを移動します。その状態で、
をクリックします。
※括弧が閉じていない場合や無効なキーワードが挿入された場合は、キーワードは置き換えられませんので、注意してください。
- ［フィールド］シート
- レコードのフィールド値を反映するためのキーワードが表示されます。
出力できるフィールドの種類と出力時の書式は、以下のとおりです。フィールドの種類 出力時の書式 文字列（1行）、文字列（複数行）、
ドロップダウン（文字列）、
選択リスト（文字列、数値：カンマ区切り）、
メール、自動採番、ユーザー
文字列 数値、ドロップダウン（数値）、数値計算 整数：整数表記
小数：桁指定による小数表記
日付時刻、日時計算（結果：日時、日付、時刻） 日時： YYYY/MM/DD hh:mm（日本語シートで和暦キーワードを指定した場合：（元号省略表記）YY/MM/DD hh:mm）
日付：YYYY/MM/DD（日本語シートで和暦キーワードを指定した場合：（元号省略表記）YY/MM/DD）
時刻：hh:mm
URL 「ラベル」と「URL」の文字列を全角コロンで結合した文字列
［例］ジャストシステム：http://www.justsystems.com/
チェックボックス 「チェックあり」または「チェックなし」 時間量、日時計算（結果：時間量） d-hh:mm:ss年齢計算 年：年単位の整数
年月、月：月単位の整数
日：日単位の整数
※明細フィールドはキーワードで挿入できないので表示されません。
- ［その他］シート
- フィールド値、決裁値以外のレコード情報を書き込むためのキーワードが表示されます。
表示されるキーワードは、以下のとおりです。キーワード 説明 ${%レコード作成者名%}レコード作成者名を出力します。 ${%レコード作成日時%}レコード作成日時を出力します。 ${%レコード更新者名%}レコード更新者名を出力します。 ${%レコード更新日時%}レコード更新日時を出力します。 ${%フォルダー%}フォルダー名を出力します。 ${%データベース%}データベース名を出力します。 ${%URL%}レコードのURLを出力します。 - ［決裁］シート
- 決裁に関する情報を書き込むためのキーワードが表示されます。決裁通知メールの種類によって、指定できるキーワードが異なります。
それぞれの決裁通知メールの種類で表示されるキーワードは、以下のとおりです。- 決裁開始
キーワード 説明 ${%申請者%}決裁の申請者名を出力します。 ${%申請日時%}決裁の申請日時を出力します。 ${%申請コメント%}決裁の申請者のコメントを出力します。
コメントがない場合は、何も出力されません。${%依頼先%}決裁の依頼先を出力します。 ${%決裁ルート:名前%}決裁の申請時に選択された決裁ルートの名前を出力します。 ${%決裁ルート:条件%}決裁の申請時に選択された決裁ルートの条件を出力します。 - 決裁依頼
キーワード 説明 ${%申請者%}決裁の申請者名を出力します。 ${%申請日時%}決裁の申請日時を出力します。 ${%申請コメント%}決裁の申請者のコメントを出力します。
コメントがない場合は、何も出力されません。${%依頼先%}決裁の依頼先を出力します。 ${%直前の承認者%}直前に承認したユーザーを出力します。 ${%直前の承認日時%}直前の承認が行われた日時を出力します。 ${%直前の承認コメント%}直前の承認時のコメントを出力します。
コメントがない場合は、何も出力されません。${%決裁済み履歴%}決裁済みの履歴を以下のフォーマットで出力します。
［決裁者1］ ［決裁内容1］決裁時コメント1
［決裁者2］ ［決裁内容2］決裁時コメント2
…${%決裁ルート:名前%}決裁の申請時に選択された決裁ルートの名前を出力します。 ${%決裁ルート:条件%}決裁の申請時に選択された決裁ルートの条件を出力します。 - 決裁完了
キーワード 説明 ${%申請者%}決裁の申請者名を出力します。 ${%申請日時%}決裁の申請日時を出力します。 ${%申請コメント%}決裁の申請者のコメントを出力します。
コメントがない場合は、何も出力されません。${%決裁完了者%}決裁の完了時に承認したユーザーを出力します。 ${%決裁完了日時%}決裁の完了日時を出力します。 ${%決裁完了コメント%}決裁の完了時のコメントを出力します。
コメントがない場合は、何も出力されません。${%決裁済み履歴%}決裁済みの履歴を以下のフォーマットで出力します。
［決裁者1］ ［決裁内容1］決裁時コメント1
［決裁者2］ ［決裁内容2］決裁時コメント2
…${%決裁ルート:名前%}決裁の申請時に選択された決裁ルートの名前を出力します。 ${%決裁ルート:条件%}決裁の申請時に選択された決裁ルートの条件を出力します。 ${%帳票添付のお知らせ%}帳票添付がある場合、「出力した帳票をこのメールに添付しています。」と出力されます。
帳票添付がない場合は、何も出力されません。 - 却下
キーワード 説明 ${%申請者%}決裁の申請者名を出力します。 ${%申請日時%}決裁の申請日時を出力します。 ${%申請コメント%}決裁の申請者のコメントを出力します。
コメントがない場合は、何も出力されません。${%却下者%}決裁を却下したユーザーを出力します。 ${%却下日時%}決裁の却下日時を出力します。 ${%却下コメント%}決裁の却下時のコメントを出力します。
コメントがない場合は、何も出力されません。${%決裁済み履歴%}決裁済みの履歴を以下のフォーマットで出力します。
［決裁者1］ ［決裁内容1］決裁時コメント1
［決裁者2］ ［決裁内容2］決裁時コメント2
…${%決裁ルート:名前%}決裁の申請時に選択された決裁ルートの名前を出力します。 ${%決裁ルート:条件%}決裁の申請時に選択された決裁ルートの条件を出力します。 - 申請取消
キーワード 説明 ${%申請者%}決裁の申請者名を出力します。 ${%申請日時%}決裁の申請日時を出力します。 ${%申請コメント%}決裁の申請者のコメントを出力します。
コメントがない場合は、何も出力されません。${%取消者%}決裁を取り消したユーザーを出力します。 ${%取消日時%}決裁の取消日時を出力します。 ${%取消コメント%}決裁の取消時のコメントを出力します。
コメントがない場合は、何も出力されません。${%決裁済み履歴%}決裁済みの履歴を以下のフォーマットで出力します。
［決裁者1］ ［決裁内容1］決裁時コメント1
［決裁者2］ ［決裁内容2］決裁時コメント2
…${%決裁ルート:名前%}決裁の申請時に選択された決裁ルートの名前を出力します。 ${%決裁ルート:条件%}決裁の申請時に選択された決裁ルートの条件を出力します。 - 差し戻し
キーワード 説明 ${%申請者%}決裁の申請者名を出力します。 ${%申請日時%}決裁の申請日時を出力します。 ${%申請コメント%}決裁の申請者のコメントを出力します。
コメントがない場合は、何も出力されません。${%差し戻し者%}決裁を差し戻したユーザーを出力します。 ${%直前の承認日時%}決裁の差し戻し日時を出力します。 ${%直前の承認コメント%}決裁の差し戻し時のコメントを出力します。
コメントがない場合は、何も出力されません。${%依頼先%}決裁の差し戻し後の依頼先を出力します。 ${%決裁済み履歴%}決裁済みの履歴を以下のフォーマットで出力します。
［決裁者1］ ［決裁内容1］決裁時コメント1
［決裁者2］ ［決裁内容2］決裁時コメント2
…${%決裁ルート:名前%}決裁の申請時に選択された決裁ルートの名前を出力します。 ${%決裁ルート:条件%}決裁の申請時に選択された決裁ルートの条件を出力します。 - 代理で決裁申請
キーワード 説明 ${%申請日時%}決裁の申請日時を出力します。 ${%申請コメント%}代理申請時のコメントを出力します。
コメントがない場合は、何も出力されません。${%代理者%}代理申請を行ったユーザーを出力します。 ${%委任者%}代理申請を委任したユーザーを出力します。 ${%決裁ルート:名前%}決裁の申請時に選択された決裁ルートの名前を出力します。 ${%決裁ルート:条件%}決裁の申請時に選択された決裁ルートの条件を出力します。 - 代理で決裁
キーワード 説明 ${%申請者%}決裁の申請者名を出力します。 ${%申請日時%}決裁の申請日時を出力します。 ${%申請コメント%}決裁の申請者のコメントを出力します。
コメントがない場合は、何も出力されません。${%代理決裁操作%}代理者が行った決裁操作を出力します。 ${%代理決裁日時%}代理決裁が行われた日時を出力します。 ${%代理決裁コメント%}代理決裁時のコメントを出力します。
コメントがない場合は、何も出力されません。${%代理者%}代理決裁を行ったユーザーを出力します。 ${%委任者%}代理決裁を委任したユーザーを出力します。 ${%決裁済み履歴%}決裁済みの履歴を以下のフォーマットで出力します。
［決裁者1］ ［決裁内容1］決裁時コメント1
［決裁者2］ ［決裁内容2］決裁時コメント2
…${%決裁ルート:名前%}決裁の申請時に選択された決裁ルートの名前を出力します。 ${%決裁ルート:条件%}決裁の申請時に選択された決裁ルートの条件を出力します。 - 代理で決裁申請の取消
キーワード 説明 ${%申請者%}決裁の申請者名を出力します。 ${%申請日時%}決裁の申請日時を出力します。 ${%申請コメント%}決裁の申請者のコメントを出力します。
コメントがない場合は、何も出力されません。${%取消日時%}代理での取消日時を出力します。 ${%取消コメント%}代理での取消時のコメントを出力します。
コメントがない場合は、何も出力されません。${%代理者%}代理での取消を行ったユーザーを出力します。 ${%委任者%}代理での取消を委任したユーザーを出力します。 ${%決裁済み履歴%}決裁済みの履歴を以下のフォーマットで出力します。
［決裁者1］ ［決裁内容1］決裁時コメント1
［決裁者2］ ［決裁内容2］決裁時コメント2
…${%決裁ルート:名前%}決裁の申請時に選択された決裁ルートの名前を出力します。 ${%決裁ルート:条件%}決裁の申請時に選択された決裁ルートの条件を出力します。
- 決裁開始