決裁の申請をする

UnitBaseで決裁の申請をします。
決裁申請をする内容は、指定された決裁データベースに入力します。

決裁の申請をする

決裁の状況を確認する

決裁状況の通知を受け取る

決裁の申請をする

決裁者を指定して、決裁の申請をします。
決裁として申請する内容を、決裁データベースのレコードに記入して決裁を開始します。

1. 指定された決裁データベースを選択し、データベース閲覧画面を表示します。
2. コマンドバーの をクリックします。
   ［新しいレコード（1/2）］ダイアログボックスが表示されます。
3. 申請する内容を入力し、入力が完了したら［保存して次へ］をクリックします。
   ［新しいレコード（2/2）］ダイアログボックスが表示されます。
   決裁データベースでは、レコードへの内容入力に続けて、決裁者の情報を確認・設定します。
   • 修正を促すメッセージが表示された場合
     ［保存して次へ］をクリックすると、レコードが仮保存され、入力内容のチェックや決裁ルートの判定が行われます。
     入力に問題があれば修正を促すメッセージが表示されます。内容を修正したあと、再度 ［保存して次へ］ をクリックします。
     
   • ほかのユーザーの代わりに決裁を申請する－代理申請－
     ほかのユーザーに代わって決裁を申請する場合は、［代理で決裁を申請する］をオン（ ）にします。
     ［申請代理の委任元の選択］ダイアログボックスが表示されるので、誰の代わりに決裁を申請するのか選択します。

     ※代理元のユーザーは、代理で申請するユーザーを、あらかじめ申請代理の委任先として指定しておく必要があります。

     決裁の代理者を確認・設定する
4. ［決裁ルート］を選択します。
   ［決裁ルート］から登録済みの決裁ルートを選択すると、［決裁順］に決裁ルートで設定された決裁者とその順番が表示されます。
   データベースの設定によっては、レコードに入力された内容から決裁ルートが自動的に選択される場合があります。自動選択された決裁ルート以外選択できない場合もあります。
   • 決裁の自動選択
     決裁ルートの自動選択が行われた場合、［決裁申請の設定］に自動選択の情報が表示されます。ここにポインターを合わせると、自動選択条件の概要が表示されます。［条件］をクリックすると、自動選択条件の詳細が表示されます。
     レコードの値がどの決裁ルートの自動選択条件にも該当しなかった場合や、選択処理に失敗した場合にも、その情報が表示されます。
5. ［決裁ライン］を選択して役職を解決します。
   決裁ラインは、申請者の所属部署や業務内容に合わせて、決裁を下す上司（役職）とその役職に該当するUnitBaseユーザーを対応付けるための設定です。
   決裁ルートを選択して表示された決裁順の中に、「課長」などの役職名のあとに「（未解決）」と表示されている場合があります。決裁を申請するには、役職名から申請内容に合ったユーザーを導き、解決する必要があります。そのために、申請内容に合った決裁ラインを［決裁ライン］から選択します。
   役職が解決されると、「<ユーザー名> [<役職名>]」のように表示されます。
   • 決裁ラインについて
     職務兼任などで異なる決裁申請のラインがある場合、複数の決裁ラインを作成して使い分けると便利です。
     決裁ラインが1つしか設定されていない場合は、自動的にその決裁ラインが選択されます。
     ［決裁ライン］のリンクをクリックすると、別ウィンドウに管理画面が表示され、決裁ラインに設定されている役職を確認できます。
     また、Unitbaseの設定によっては、ユーザーが決裁ラインを編集できる場合があります。決裁ラインを編集したあとは、［新しいレコード（2/2）］ダイアログボックスに戻ったら、［決裁ライン］の右にある をクリックして、編集内容を反映させます。
   • 選択した決裁ルートに含まれる役職が、選択した決裁ラインに存在しない場合
     課が存在しない部署のために課長がいないといったケースのように、組織によっては役職が存在しないことがあります。こうした状況に対処するため、未解決の役職をスキップして決裁申請できるように設定されている場合があります。この場合、決裁順リストの下に「※この決裁ルートは （未解決） の役職をスキップして申請できます。」と表示されます。未解決の役職が決裁順に残っている状態で［決裁開始］をクリックすると、次のようなメッセージが表示されます。
     

     決裁順に解決できない役職があります。 解決できない役職を削除して申請を行いますか？ 決裁ラインに役職が存在しないため、決裁ルートから以下の決裁者が削除されました。 （以下、決裁順を表示。削除される対象は色違いで表示）

   • 決裁ルートに自分の役職が含まれる場合
     ［決裁ルートの選択］ダイアログボックスで選択した決裁ルートや決裁ラインが以下の条件を満たす場合、［決裁開始］をクリックしたときに次のようなメッセージが表示され、決裁順に指定された決裁者の一部が自動的に削除されます。
     

     選択された決裁ルートでは、決裁順に自分の役職が含まれる場合 その役職までの決裁者が決裁順から削除されます。 （以下、決裁順を表示。 削除される対象は色違いで表示）

     • 条件
       1. 選択した決裁ルートの設定で、［申請者の役職が含まれる場合、その次から決裁を開始する］がオン
       2. 選択した決裁ラインに、申請者自身が役職として登録されている
       3. 選択した決裁ルートに、2.における申請者自身の役職が現れる
     • 決裁ルートから自動削除される決裁者
       申請者自身の役職と、それより前に存在するすべての決裁者
       ※ただし、申請者自身の役職が決裁ルートに2回以上現れる場合は、最初に現れた役職までが自動削除の対象となります。
       また、申請者自身がユーザーまたはグループの一員として決裁者に指定されている場合は、自動削除の対象になりません。
       ［例］
       ［決裁ルートの選択］で、次のような決裁ライン、および決裁ルートが選択された場合、決裁ルートには「5:役職Z」以降が残る
       • 決裁ライン
         役職X－ユーザー1
         役職Y－ユーザー2（申請者）
         役職Z－ユーザー3
       • 決裁ルート
         1:ユーザー4
         2:グループA
         3:役職X
         4:役職Y
         5:役職Z
         6:ユーザー1
         7:ユーザー2
         8:グループB
         9:グループC（ユーザー2を含む）
       • 決裁ルートから自動削除される決裁者
         1:ユーザー4
         2:グループA
         3:役職X
         4:役職Y（申請者の役職）
6. ［決裁順］に設定された決裁者や決裁順を確認し、必要に応じて編集します。
   以下の場合は、申請時に決裁順を編集できます。
   • データベースの決裁設定で、［決裁ルートの選択を必須にする］がオフで、申請時に決裁ルートを選択しない場合
   • 決裁ルートの設定で、［決裁順を申請時に編集できるようにする］がオンの場合
   編集できる場合は、決裁ルートの上部に など、決裁者の追加・削除や決裁順を変更するボタンが表示されます。必要に応じて、決裁順を編集します。
   • 決裁者を追加する
     をクリックします。［決裁者の選択］ダイアログボックスが表示されるので、決裁者として指示されているユーザー／グループを右側の一覧から選択し、 をクリックします。［選択された決裁者］の一覧から決裁者を外すときは、対象の決裁者を選択し、 をクリックします。
     ［選択された決裁者］の一覧に、指示された決裁者をすべて追加したら、［OK］をクリックします。
     
   • 決裁者を削除する
     ［決裁順］の一覧で、削除する決裁者を選択し、 をクリックします。

     ※淡色で表示されている決裁者は、選択された決裁ルートの設定により、決裁順から削除できない決裁者です。

   • 決裁順を変更する
     決裁処理は、［決裁順］の一覧に表示されている順番で進みます。［決裁順］の一覧で決裁者を選択し、 または をクリックして順番を入れ替えます。
     ただし、決裁順の変更ができるのは、申請者が追加した決裁者だけです。登録済みの決裁者の順番は変更できません。

     ※（末尾固定）と表示されている決裁者は、選択された決裁ルートの決裁順の最終段階で決裁するように設定されている決裁者です。この場合、申請者が追加した決裁者を（末尾固定）の決裁者より下に移動させることはできません。

   • 決裁順を元に戻す
     をクリックすると、変更内容を破棄して、選択された決裁ルートで設定されている決裁順に戻します。
     決裁ルートが選択されていない場合は、決裁順がクリアされます。
   • 決裁申請が差し戻された場合
     決裁順には、申請時に役職から導かれたユーザー・グループが表示されます。申請時に解決できなかった役職が削除されているときや、自分の役職まで決裁順が省略されているときは、その変更が反映された最終的な決裁順で表示されます。 選択された決裁ルートの決裁順が管理者によって変更されている可能性がある場合や、決裁ルートの決裁順に役職を含む決裁順で再度申請したい場合は、［決裁順を元に戻す］をクリックします。
7. ［決裁者へのコメント］に、申請する内容についてコメントを入力します。
   

   ※コメントの内容は、省略することもできます。

8. システムのメール送信設定が有効になっている場合は、必要に応じて、［承認完了通知の追加送信先］に決裁が完了したことをメールで通知するユーザーまたはグループを指定します。
   

   ※設定が無効になっている場合は、入力項目は表示されません。

   ※ユーザーまたはグループは、最大で合計100件まで指定できます。

   ※グループを指定すると、そのグループに所属するユーザーすべてにメールが送信されます。

   ※決裁データベースの決裁の設定で［承認完了通知に添付する帳票］を設定している場合、決裁が承認された時点のレコードから帳票が作成され、通知メールに添付されます。
   例えば、購入申請が承認されたときに、購買担当者に対して、帳票で作成された購入申請書をメールに添付して通知することができます。

9. 設定が完了したら、［決裁開始］をクリックします。
   決裁が開始され、最初の決裁者へ決裁要請が通知されます。
   

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決裁状況の通知を受け取る

決裁の申請を出すと、ホーム画面の［通知情報］ページ、またはクイックアクションナビ画面の［通知情報］画面に、申請中の［決裁情報］が表示されます。
［決裁情報］は、決裁データベース単位で、決裁中のもの・決裁が完了したものの2つに分かれて表示されます。

決裁が完了した［決裁情報］には、承認されたか、却下されたかなどの情報が表示されます。
［決裁情報］をクリックして、承認・却下・差し戻しの、決裁者からのコメントなどを確認します。

※決裁が完了した［決裁情報］をクリックすると、次に［ホーム画面］の［通知情報］ページ、またはクイックアクションナビ画面の［通知情報］画面に切り替えたときには、該当する情報は表示されません。以降に通知された情報だけが表示されます。

システムのメール送信設定が有効になっている場合は、決裁者への決裁依頼や、決裁状況の進み具合を通知するメールが送信されます。

メール通知の種類と内容

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決裁の申請を取り消す

決裁の申請を取り消すときは、次のように操作します。

1. ホーム画面の［通知情報］ページ、またはクイックアクションナビ画面の［通知情報］画面で、申請中の［決裁情報］をクリックします。
   データベース閲覧画面に切り替わります。
   
2. レコード一覧から、取り消しをするレコードを選択します。
3. ［決裁情報］シートをクリックし、［決裁状況］列の をクリックします。
   ［決裁を取り消す］ダイアログボックスが表示されます。
4. ［コメント］に、取り消しをする理由などのコメントを入力します。
   

   ※コメントの入力は省略することもできます。

5. をクリックします。
   決裁の申請が取り消され、決裁処理がこの時点で完了します。
   レコード一覧などの決裁状況に、取り消しされたことが記録されます。

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