外部とのファイル共有を柔軟かつ安全に実現するクラウドサービス InternetDisk ASP(インターネットディスク エーエスピー)

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自動実行機能

利用者が操作を意識することなく安全かつ大容量のデータを受け渡しが可能に!

自動実行機能とは、InternetDisk ASPサービスにおける、[ アップロード ]、[ ダウンロード ]、[ 削除 ]といったファイル操作を、任意のタイミングで自動的に実行させることができる機能です。

自動実行機能を利用するには、専用のツールが必要です(サービスサイトより無料でダウンロード提供/インストール必要)。自動実行機能の専用ツールは、自動に実行させたい内容を設定、発行するための「自動実行管理ツール」(メンバー管理者用)と、自動実行そのものを行うクライアント用の「自動実行ツール」(メンバー用)の2種類あります。メンバー管理者により、自動化したい内容を「自動実行管理ツール」で作成し(これをタスクと言います)、このタスクを該当メンバーが「自動実行ツール」に取り込むことで自動化する命令がセットされます。タスクの実行は、「自動実行管理ツール」で設定された条件にしたがって自動的に動作します。ただし、タスクが実行されるタイミングで「自動実行ツール」が起動している必要があります。

自動実行機能の概念図
設定から実行までの流れ 1 メンバー管理者が「自動実行管理ツール」で自動化したい操作をタスクとして設定。
  2 各メンバーが自動実行ツールでタスクを取り込み、タスクの内容を確認・同意。
  3 10:00になると、X社メンバーAからY社用フォルダに自動的にアップロードを実行。
  4 14:00になると、Y社メンバーBがY社用フォルダから自動的にダウンロードを実行。
  5 自動実行の結果を確認したいときは、自動実行結果ビューアで確認できる。
上記3.と4.が毎日自動的に繰り返されるため、InternetDisk ASPを操作することなく安全なデータの受け渡しが可能。
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自動化でInternetDisk ASPの用途がひろがる!

InternetDisk ASPに自動実行機能を追加することで様々なことが自動で実現できます。シンプルな発想のSCMやEDIに適用するなど、InternetDisk ASPの応用範囲がひろがります。

■ 操作を意識しない受け渡し

InternetDisk ASP自体の操作を全く意識することなく、データの受け渡しや、伝送、配布が可能となります。簡易EDI的な用途での利用が可能です。ログインや使い方を覚えるのが困難なユーザー対策としても有効です。ルーチンワークなどにおける操作のし忘れを防止します。

■ 自動バックアップ

InternetDisk ASP上の特定領域のデータを自動的に任意のタイミングでバックアップすることができます。

■ 自動ディストリビューション

定期的に複数のメンバーに対してデータを自動的に配布(伝送)する運用方法に利用できます。

■ 自動収集

定期的に複数のメンバーからデータを自動的に収集(伝送)する運用方法に利用できます。

■ 不要ファイルの自動削除

特定のファイル、フォルダを指定して任意のタイミングで削除することを自動化できます。一定期限でファイルが削除されるフォルダを設定することなどが可能です。

■ 同名ファイルの自動更新

ファイルを同名で運用している場合、常に最新のファイルへの更新を自動化できます。

■ LAN上(ネットワークドライブ)とのやりとり

ドライブとして割り付けられている環境であれば、自動化によるアップロード元やダウンロード先をネットワークドライブ上にすることも可能です。

■ 部分的な自動化運用

タスク単位で自動化をメンバーへ自在に組み合わせることができます。自社メンバーの操作のみ自動化するなど柔軟な自動化設計が可能です。

自動実行するタスクのスケジュール設定

タスクには以下の4パターンのスケジュール設定が可能です。

■「日」単位

日にち間隔指定設定画面
  • 毎日同じ時刻にタスクを実行する場合。
  • 何日か一定日数ごとに同じ時刻にタスクを実行する場合。

■「週」単位

曜日指定設定画面
  • 毎週同じ曜日の同じ時刻にタスクを実行する場合。
  • 何週か一定週間ごとに同じ曜日、同じ時間にタスクを実行する場合。
  • 曜日は複数選択可能。

■「月」単位

日付定設定画面
  • 毎月同じ日にちの同じ時刻にタスクを実行する場合。
  • 日にちは複数選択可能。

■「月日」単位

月日指定設定画面
  • 特定の日にちの特定時間にタスクを実行する場合。
  • 1年に1回同じ時刻に実行させる場合。
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タスクへの同意プロセスと自動実行の結果の確認

「タスク同意確認」の画面

■ タスクへの同意プロセス

自動実行機能は、ユーザーの操作に関係なく任意のタイミングでメンバー環境にて実行されるという性質のため、管理者がタスクを設定しただけでは機能しない仕組みとなっています。
新しいタスクが設定された場合、タスクが実行される当該メンバーにより「タスクに同意する」という保安上の手続きが求められる仕組みとなっています。これによりお取引先様においても安心して自動実行機能をご利用いただけます。
「実行結果詳細」の画面

■ 自動実行結果ログ

自動実行の結果は、「自動実行結果ログ」で確認することができます。メンバーの実行結果ログは、メンバーが指定するローカルフォルダに格納されます。
メンバー管理者も自動実行管理ツールから確認することができます。メンバー管理者は、すべてのタスクについて「自動実行結果ログ」を確認することができます。メンバー管理者向けの自動実行結果ログは、サーバー上に格納されるため、その保存期限は最長で2ヶ月までとなっています。

■ タスク完了メール通知

自動実行機能では、タスクの完了をメンバー管理者やメンバーにメールで通知することができます。このメール通知機能は、自動実行管理ツールによって設定を行います。タスクごとにメール通知するかしないかの選択ができます。

自動実行機能ご利用上のポイント

■ パス指定情報の整理

自動実行機能では、アップロード元およびアップロード先、ダウンロード元およびダウンロード先、削除対象といったパスを絶対パスにて指定する必要があるため、予めこれらの情報を正しく把握しておくことが必要となります。取引先など外部環境における自動化を実現するためには、外部のメンバーに関する情報が必要になります。パスの情報を把握する方法は、メンバーから当該情報の提示を受ける他、管理者より指定した環境の作成を指示し、パスの情報を確定させる方法がありますが、後者の方法がより確実性が高い運用方法となります。
パス情報指定の画面

■ プロキシ設定

ディスクマネージャなどのツールは、Webブラウザの設定を元に通信環境を自動的に設定していましたが、「自動実行管理ツール」および「自動実行ツール」では、それぞれのご利用端末で通信環境を設定する必要があります。お使いのパソコンがプロキシを利用してインターネットに接続している場合、ネットワーク管理者に問い合わせるなどしてプロキシに関する情報を設定する必要があります。
プロキシ設定の画面

■ 自動化プランの設計

たとえば、AからBへデータを渡す作業をInternetDisk ASPにて行う場合、AからInternetDisk ASPへアップロード、InternetDisk ASPからBへダウンロードといった一連の操作が必要になります。これらの作業を自動化するためには、アップロードのタスクとダウンロードのタスクの2つのタスクが必要となります。しかしながらそれぞれのタスクは独立して設定された時間に実行されますので、必ずしも「アップロードが完了してからダウンロードする」といったようなワークフローとして設定できるわけではありません。したがって、アップロードのタスクからダウンロードのタスクまで十分な間隔をおいてタスクを設定するなど留意して自動化のプランを設計する必要があります。

■ タスク数の考え方

自動実行機能では、自動実行を指定するために必要となるタスク数に応じたコースをご契約いただく必要があります。各コースのタスク権利数をすべて消費しない場合でも、各コースの料金が課金されます。自動実行機能のタスク数に応じた各コースは、InternetDisk ASPの基本契約におけるアカウント数には依存しません。自動実行させたいタスク数に応じたコースをお申し込みいただけます。
同一タスクを複数メンバーに設定する場合
同一タスクを複数メンバーに設定したい場合は、該当メンバー数分のタスク数が消費されます。
毎日同じ時間に、30名のメンバーにファイルをアップロードさせたい。
→30タスク消費。
同一メンバーに別スケジュールでタスクを設定する場合
同一メンバーに別スケジュールでタスクを設定する場合は、別タスクが消費されます。
10:00にダウンロードし、続けて10:05に同じファイルを削除したい。
→2タスクが消費。

※STANDARDでご契約の場合、連続するコマンドを実行する場合のみ1タスクで上記が実行可能です。

同一メンバーに別タスクを設定する場合
タスク内容が異なれば、同一スケジュールの場合でも別タスクが消費されます。
10:00にフォルダAからファイルaをダウンロード、同時にフォルダBからファイルbをダウンロードするタスクを設定したい。
→2タスクが消費。
複数メンバーに、1時間に1回など同一タスクを設定する場合
同一のタスクであっても、毎時自動実行させるような設定を行う場合は、毎時分のタスク数×人数分のタスクが消費されます。
20人のメンバーに同じフォルダを10:00から18:00の間、毎時ダウンロードするタスクを設定したい。
→20×9=180タスクが消費。
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自動実行機能(オプション)をご利用いただく上での注意点
自動実行機能をご利用いただくためには、InternetDisk ASPのご契約が必要です。
自動実行機能では、自動実行を指定するために必要となるタスク数に応じたコースをご契約いただく必要があります。各コースのタスク権利数をすべて消費しない場合でも、各コースの料金が課金されます。自動実行機能のタスク数に応じた各コースは、InternetDisk ASPの基本契約におけるアカウント数には依存しません。自動実行させたいタスク数に応じたコースをお申し込みいただけます。
「自動実行管理ツール」および「自動実行ツール」は日本語版のみのご提供となります。したがって英語環境などでは、上記ツールおよび自動実行機能をご利用いただくことはできません。
InternetDisk ASPを今すぐ使って、その効果をお試しいただける無料トライアルをご用意しています。是非お試しください。 無料トライアルへ
 
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update:2010.6.21