導入事例

一般社団法人日本血液製剤機構は、主に善意の献血血液を原料とする血漿分画製剤の製造・販売に特化した事業を担い、血漿分画事業のリーダーである。事業本部では、医療従事者と最善のパートナーを築くために、全国のMRと本社が一丸となって、アプローチの量や質の向上に取り組んでいる。

MR活動の入力・情報確認に用いるシステムが複数に分かれており、フォーマットも多種多様であった。同本部 事業戦略部 事業戦略課の佐藤敦氏は「システムが分散していて分かりづらいという声が現場から寄せられており、なんとか入力先を1つにまとめたいという思いが強まっていました」と当時を振り返る。

課題は入力だけではない。システムが複雑なうえに集計できる人員が限られ、結果としてシステム改修や集計作業が属人化していた。さらに、複雑なデータの持ち方をシンプルにして、効率的に移行できる仕組みも求められていた。

そのような課題を解決できるソリューションを探す中、とある展示会でJUST.DBのことを知った。「展示会後の2023年春頃にジャストシステムから詳しい話を聞き、200人という規模でも運用できそうだと感じました」と佐藤氏は語る。

他社との比較検討過程では、ノーコードでのシステム開発やデータ連携、入力フォームやワークフローの設定、集計のしやすさを重視した。加えて、大人数で利用する際にアカウント課金だと費用がかさみ、アカウントのメンテナンスも負担になるという現実があった。「使いたい人がいつでも使える同時ログイン課金である点は、現場利用を広げるうえでの前提条件となりました」（佐藤氏）

JUST.DBの契約が月次単位であることも、最初にテスト運用を行い、必要に応じて再検討をできる安心感となって導入を後押しした。「パネルを自由に配置できる画面の見やすさや、担当者ごとに編集権限を付与できる権限設計、データの自動処理といった点も評価につながりました」（佐藤氏）

2023年7月にJUST.DBを導入した後は、旧システムを引き継ぎつつ段階的に移行を進めた。

全国に営業拠点があるため、導入を効率的に進める工夫も欠かせなかった。「構築した画面の操作方法をMRが分かるように、画面操作を動画で撮影したマニュアルを展開しました。MRが困らないよう、動画内に細かい説明を加えたこともあり、使い方に関する質問はほとんどありませんでしたね」と佐藤氏は笑顔で話す。

ジャストシステムのサポートも、移行を前に進める支えとなった。佐藤氏は「困ったときに相談するといつもすぐに回答が来て、1～2時間後に返ってくることもありました」とレスポンスの早さを評価する。また契約直後には、移行したいシステムのサンプルを作成してもらい、パネル作成のイメージがつかめたことで初期構築が進めやすくなったという。

JUST.DBの活用は、製剤関連入力システムの移行や新規構築にとどまらない。MRの活動履歴を一覧化し、マネージャーが活動を把握しやすくするとともに、MRの数字に対する意識を高める狙いもあった。事業本部 事業戦略部 事業戦略課 課長の平山恒信氏は「従来は専門の担当者に集計を依頼していたMRなどが、自ら集計できるようになった点も大きな効果だと感じています」と強調する。

事業本部 事業戦略部 事業戦略課の永野篤氏は「具体的な成果として、Web講演会後の視聴登録者へ行うフォロー活動が、以前は登録者全体の30％前後にとどまっていたのが、JUST.DBでフォロー状況可視化システムを構築したことで実に90％程度まで改善された」と述べる。

また、リマインドメールを定期的に送る仕組みが未フォローMRの気づきにつながり、運用が定着して、意識向上にも結び付いたという。単なるデータ入力で終わらず、グラフ化されることで、エリアごとの分布なども見えるようになった。また、視聴者リストと日報の突き合わせに伴う更新作業も、これまでの約1時間から約20分に短縮できたという。

現場との調整を担う平山氏は、浸透の手応えを次のように語る。「活動実績の見える化への寄与が大きいです。自分のエリアだけでなく、他エリアの状況もボタン1つで確認でき、グラフ化できるようになりました」と述べる。

今後は、製剤ごとの入力シートの移行を全体的に進めるほか、Webサイトで運用している販売情報システムなどについても、JUST.DBでの運用を検討して、現場が使いやすい形で可視化し、データ集約と横展開によって活用の幅を広げていく方針だ。