脱Excelはなぜ必要？判断基準やおすすめの移行先を解説

脱Excelが注目される理由とは？

表計算やデータ管理、集計業務など幅広い用途で活用され、多くの企業にとって欠かせないツールとして利用されてきたExcelですが、近年の働き方の変化に伴い、Excel運用ならではの課題が目立つようになっています。

たとえば、

・大量のデータを扱うと動作が重くなり、検索性も悪い
・誰でも編集や削除ができ、暗号化機能も不十分なため情報漏洩のリスクが大きい
・個々でファイルを管理しており、データの整合性が取れない

など、Excelは自由度が高い反面、業務が複雑になるほど管理ルールが統一されにくく、セキュリティ面や内部統制の課題も生じやすくなります。

こうした背景から、近年ではExcel依存から脱却する「脱Excel」に注目が集まっています。

Excelをうまく活用する「活Excel」の考え方

Excelで業務を管理し続けるには様々な課題がある一方で、実際にすべての業務をExcelから一気に置き換えるのは現実的ではないというケースも少なくありません。

そこで有効なのが「活Excel」という考え方です。「活Excel」とは、Excelが得意とする領域では積極的に活用しつつ、ワークフロー管理や情報共有などExcelが苦手とする領域は別ツールに任せるという、適材適所の使い分けを指します。

重要なのは「何でもExcelで管理する状態」から卒業することです。どの部分でExcelの使用をやめるのか、または、Excelをうまく活用するのかを上手に判断し、対応していくことが今後はより重要になります。

「脱Excel」か「活Excel」かの判断基準

「脱Excel」か「活Excel」かを判断するには、まず、社内でExcel管理しているデータや項目の棚卸を行うことが大切です。

業務の棚卸ができたら、扱うデータの種類や量を下に、以下の3つの指標に沿って判断することをおすすめします。

基準①：データ規模

データが大規模な場合は「脱Excel」がおすすめです。

Excelは入力できるデータ量に制限があるため、将来蓄積されるデータ数などを前もって考慮しておくことが重要です。また、扱うデータが複雑で、可視化や予測など、Excelにない高度な分析機能が必要な場合も「脱Excel」を選びましょう。

逆に、データが小規模〜中規模の場合は、使いやすさや機能性などのExcelのメリットを活用しながら運用する「活Excel」が良いでしょう。

ただし、Excelはファイルの容量が増えると開くのに時間がかかったり、固まってしまったりすることも多いため、業務に支障が出る場合は、「脱Excel」を検討しましょう。

基準②：セキュリティ要件の高さ

個人情報や機密情報を扱っていたり、IDやパスワードなどを管理したりする必要がある場合は、Excelではなくデータベースなどの代替ツールを選びましょう。近年増え続けるマルウェアなどの攻撃に対しても有効です。

個人情報や機密情報を扱っていない場合や、セキュリティ要件がそこまで高くない場合は、Excelを上手く活用するのが良いでしょう。その場合は、セキュリティレベルをしっかりと設定した上で、マクロなどの実行には十分に注意し運用しましょう。

基準③：チーム内のコラボレーション

チームが大規模な場合や、共同編集や協力作業などのリアルタイムコラボレーションが必要となる場合は、「脱Excel」がおすすめです。

逆に、チーム内の特定のメンバーだけが編集する、あるいは自身のみが利用するデータの場合、Excelで管理した方が効率的です。

将来的にデータをどのように発展させていくかを考慮し、必要に応じて管理方法を見直していきましょう。

脱Excelにおすすめの移行先「JUST.DB」

Excelからの移行先として最適なのが、ノーコード開発ソリューション「JUST.DB」です。

「JUST.DB」は、これまでに蓄積したExcelファイルや、既存システムからエクスポートしたデータを使い、一括でノーコードデータベースシステムを構築することが可能なため、「脱Excel」も強力にサポートします。

おすすめポイント①： Excelファイルをそのままインポートできる

脱Excelを進めるうえで最適な機能が「JUST.DB Blueprint マルチインポート」です。

Excelファイルをまとめて取り込むだけで、簡単にシステム化を実現できる機能で、取り込んだファイルに含まれる各テーブル内のデータを、文字列や数値、日付などの項目に自動判定することが可能です。

また、複数テーブルに共通するキー項目を判別し、テーブル同士を関連付けるルックアップを自動的に設定します。

これにより、Excelで行っている業務を瞬時にシステム化し、脱Excelを実現できます。

おすすめポイント②： 高い拡張性

「JUST.DB」は、ワークフローやデータの自動加工などの高度な機能も標準機能で搭載しています。他システムとの連携も可能なため、幅広い業務で利用することが可能です。

おすすめポイント③： 正確なデータをリアルタイム集計

「JUST.DB」を使えば、入力されたデータをリアルタイムで集計し、様々な形式のチャートで表示することが可能です。

Excelでは、データが追加・更新されるたびに、その都度手動で再集計やグラフの更新作業を行う必要がありますが、「JUST.DB」ではレコードの更新に連動して集計結果やグラフも自動で瞬時に更新されます。そのため、常に最新の状況を把握することができます。

おすすめポイント④： セキュアな環境での情報共有

取引先やパートナーなど、社外ユーザーとの情報共有をセキュアかつ効率的に行えるようになります。利用ユーザーや共有するデータを限定できるため、Excelの課題点であるセキュリティ面での不安を解消し、安全な企業間の取引が可能です。

JUST.DBの機能をもっと詳しく知りたい方はこちらから

まとめ

煩雑な管理に悩まされがちなExcel運用も、業務に合ったシステムを導入することで、情報共有の効率化や業務品質の向上につなげることができます。

「JUST.DB」は、高い拡張性と多彩な機能で「脱Excel」を強力にサポートします。自社への導入をお考えの方や、比較検討用の詳しい情報をお探しの方は、以下のボタンからお気軽に資料をご覧ください。