脱Excelとは？メリットや失敗しない進め方を詳しく解説

脱Excelとは

脱Excelとは、これまでExcelで行っていた、データ管理や集計、進捗管理などの様々な業務を、専用の業務システムやクラウドツールに移行し、より効率的で標準化された仕組みに置き換えることを指します。

脱Excelは、単に「業務からExcelをなくす」ということではなく、Excelに依存していた業務プロセスそのものを見直し、より再現性・効率性・安全性の高い仕組みに再構築する取り組みでもあります。

具体的には、

・Excelで管理していた帳票をクラウドデータベースに移行する
・Excelで行っていた申請・承認フローをシステム化する
・ファイル共有ではなく、リアルタイムで更新されるデータ基盤を利用する

といった形で業務の在り方そのものを変えていきます。

脱Excelのメリット・デメリットとは？

脱Excelのメリット

脱Excelの具体的なメリットとしては、「業務フローの効率化」「データの一元化」「属人化の解消」「集計・レポートの効率化」などが挙げられます。

Excel運用ではファイルが個別に管理されることが多く、最新版の把握や更新作業に手間がかかりがちです。一方、システムやクラウドツールに移行することで、データが一元管理され、常に最新情報を共有できるようになります。

また、Excelでは分析や可視化に限界がある場合もありますが、専用ツールに移行することでリアルタイム集計やダッシュボード化が可能になり、課題や改善点を素早く把握できるようになります。

脱Excelのデメリット

「脱Excel」のデメリットとして挙がりがちなのが、新たなツールへの移行時に一定の費用と労力がかかることです。

設定や移行作業に工数がかかったり、現場の業務フローに合わせた調整が必要になったりするため、短期的には負担が増えることもあります。

しかし、移行初期の負担はあくまでも一時的なもので、長期的に見れば業務の無駄が減り、運用が安定しやすくなるケースが多いため、自社の業務の将来性を踏まえたうえで判断することが重要です。

脱Excelの進め方を3つの手順で紹介

脱Excelを成功させるには、リスクやトラブルを初期段階で解消しつつ、段階的に移行を進めることがポイントです。

以下では、脱Excelの上手な進め方を3つのステップで紹介します。

ステップ1：課題の見極めと優先順位の決定

脱Excelに向けた第一歩として、はじめに、業務課題の見極めと優先順位の選定を行います。

具体的には、まず、業務プロセス内の課題発生箇所・種類を調査して、課題の発生数やリスクがどの程度大きいかを基準に、解決すべき課題を選定します。

課題を選定したら、次は「実現可能性」と「緊急性」という視点から、それぞれの課題の優先順位を判定しましょう。

たとえば、「稟議書のデジタル化」という課題に対して、「実現可能性：4」「緊急性：3」と言った形でスコアリングすると判定しやすくなります。

ステップ2：具体的な対応策の検討

ステップ1で課題の選定と優先順位が設定できたら、課題ごとに具体的な対応策を検討します。

ここでのポイントは、事前に「期待される効果」を明確化しておくことです。そうすることで、実施後の評価・改善に繋げやすくなります。

ステップ3：運用と改善の繰り返し

対策案を検討できたら、運用と改善を繰り返しましょう。脱Excelを浸透させるためには、計画立案〜改善を繰り返し行うことが重要です。

特に、現場からのフィードバックやエラー発生率などのデータを継続的に収集・分析し、運用方法やルールの見直しに活かしていきましょう。

Excelからスモールスタートで移行するなら「JUST.DB」

Excelからの移行先として最適なのが、ノーコード開発ソリューション「JUST.DB」です。

「JUST.DB」は、データの一元管理や、集計・分析の効率化、自動化に加え、以下で紹介する「脱Excel」に欠かせない機能をオールインワンで提供し「脱Excel」を全面的にサポートします。

おすすめポイント①： マルチインポート

脱Excelを進めるうえで最適な機能が「JUST.DB Blueprint マルチインポート」です。

Excelファイルをまとめて取り込むだけで、簡単にシステム化を実現できる機能で、取り込んだファイルに含まれる各テーブル内のデータを、文字列や数値、日付などの項目に自動判定することが可能です。

また、複数テーブルに共通するキー項目を判別し、テーブル同士を関連付けるルックアップを自動的に設定します。

これにより、Excelで行っている業務を瞬時にシステム化し、脱Excelを実現できます。

おすすめポイント②： 帳票出力

「JUST.DB」は、蓄積されたデータをExcelやPDF形式の帳票・レポートに出力できます。Excelでは管理が難しかった大量データの帳票出力も、スムーズに対応できるようになります。

おすすめポイント③： リアルタイム集計

「JUST.DB」を使えば、入力されたデータをリアルタイムで集計し、様々な形式のチャートで表示することが可能です。

Excelでは、データが追加・更新されるたびに、その都度手動で再集計やグラフの更新作業を行う必要がありますが、「JUST.DB」ではレコードの更新に連動して集計結果やグラフも自動で瞬時に更新されます。そのため、常に最新の状況を把握することができます。

おすすめポイント④： モバイル利用

「JUST.DB」は、スマートフォンでの利用にも標準で対応しています。外出先でのデータ閲覧や簡単な報告作業、自分に届いた申請の決裁など、Excelではスマートフォンから対応しづらかった業務も効率的に行えます。

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まとめ

Excel運用の見直しは、単なるツール変更ではなく、業務効率化や情報共有の改善につながる重要な取り組みです。自社の課題や運用方法に合った仕組みを取り入れることで、属人化の解消やミス削減、生産性向上も期待できます。

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