帳票出力テンプレートを設定する
UnitBaseでは、帳票出力テンプレートとして用意されたExcelファイルに対してレコードの値を書き込んで、帳票ファイルを作成します。そのため、作成した帳票では、罫線や文字色・背景色といった表現や計算式やマクロなどの、Excelの機能を利用できます。
Excelファイルで帳票を作成・運用している場合は、そのファイルを流用して、同じレイアウトの帳票を作成できます。
帳票ファイルには、レコード単位で帳票を作成する「帳票作成」と、複数のレコードから帳票を作成する「レポート作成」があります。帳票作成とレポート作成で、使用する帳票出力テンプレートファイルの種類は異なります。
帳票機能を利用するために、UnitBaseに帳票出力テンプレートを設定します。
帳票出力テンプレートを利用した帳票の出力については、下記をご覧ください。
帳票出力テンプレートを用意する
UnitBaseの帳票出力で使用する帳票出力テンプレートを用意します。
帳票出力テンプレートは、Microsoft Excelブック形式（.xlsx）、Microsoft Excelマクロ有効ブック形式（.xlsm）、または Microsoft Excel 97-2003 ブック形式（.xls）のファイルで作成します。
Excelで通常と同じように帳票を作成し、UnitBaseからフィールドのデータを出力するセルにキーワードを記入します。
キーワードを使って、レコードの明細を出力する帳票出力テンプレートや決裁情報を出力する帳票出力テンプレートを作成することもできます。
帳票出力テンプレートにExcelの罫線や文字色・背景色を使用して、書式を整えることができます。
また、出力したフィールドのデータを、Excel上の計算式やマクロを使用した処理の対象とすることもできます。
帳票出力テンプレートを登録する
作成した帳票出力テンプレートファイルを、帳票出力テンプレートとして登録します。
帳票出力テンプレートは、帳票作成に使用するデータベースに対して登録します。
- データベース編集画面で、コマンドバーの
をクリックします。
- ［帳票出力テンプレートの登録］を選択します。
帳票出力テンプレートとなるExcelファイルの選択を促すメッセージが表示されます。
- ［ファイル選択］をクリックします。
ファイルを選択するダイアログボックスが表示されます。
- 帳票出力テンプレートとするExcelファイルを選択し、［開く］をクリックします。
選択したExcelファイルがUnitBaseにアップロードされたあと、［帳票出力テンプレートの設定］ダイアログボックスが表示されます。このとき、UnitBaseは帳票出力テンプレートに設定されているキーワードを判別し、［テンプレート種類］に［帳票］か［レポート］かを設定します。
- 帳票名やコメント、フィールドと出力先セルの対応付けなどを設定します。
- フィールドは、レイアウト上の有無には依存せずに、キーワードと対応付けることができます。
重要な内容が設定されるフィールドを帳票に出力する場合は、公開設定に注意が必要です。
- フィールドと出力先セルの対応付け
［帳票出力テンプレートの設定］ダイアログボックスの［キーワードとフィールドのマッピング］では、帳票出力テンプレートファイルで出力先とするセルに設定したキーワードが［キーワード］列に一覧表示されます。
ただし、例外として以下の決裁キーワードについては一覧表示されません。
- %決裁:本人[i]%
- %決裁:代理[i]%
- %決裁:状況[i]%
- %決裁:日時[i]%
- %決裁:コメント[i]%
※ -20 ≦ i ≦ -1 または 1 ≦ i ≦ 20 とする
データベースのフィールドと出力先セルとを対応付けるには、出力先とするキーワードの行にある［フィールド］列の▼をクリックして表示される一覧から、出力するフィールドを選択します。
［フィールド］列の一覧では、次の予約語を選択することもできます。
- 帳票作成者
- 帳票作成日時
- レコード作成者名
- レコード作成日時
- レコード更新者名
- レコード更新日時
- 決裁状況
- 起案日
- 決裁完了日
- 申請:本人
- 申請:代理
- 申請:コメント
- 帳票出力テンプレートファイルに明細の出力設定がある場合
［帳票出力テンプレートの設定］ダイアログボックスに［明細］が表示されます。
［キーワード］列には帳票出力テンプレートファイルで設定した明細内のキーワードが表示されるので、出力する明細フィールドを対応付けます。
［明細］の場合、［フィールド］列の一覧では、通常の予約語のほかに、次の予約語も選択できます。
- 明細行番号
- 帳票出力テンプレートファイルにリレーションパネルの出力設定がある場合
［帳票出力テンプレートの設定］ダイアログボックスに、帳票出力テンプレートに指定されたキーワードの見出しが表示されます。
見出しの右側のドロップダウンリストで、データベースにあるリレーションパネルまたは明細を選択するとキーワードのグループが表示されます。
グループの［キーワード］列には帳票出力テンプレートファイルで設定したリレーションパネル内のキーワードが表示されるので、出力するフィールドを対応付けます。 - キーワードがフィールド名や予約語と一致する場合
キーワードと名前が一致するフィールドや予約語が選択された状態で、［帳票出力テンプレートの設定］ダイアログボックスが表示されます。
そのため、ダイアログボックス上で設定する手間を省くことや、対応付けのミスを防ぐことができます。
また、帳票出力テンプレートでキーワードを設定したときのミスに気付くこともできます。
- キーワードにフィールドを割り付けない場合
▼をクリックして表示される一覧で［- マッピングなし -］を選択すると、そのキーワードの位置には何も出力されません。
- 帳票出力テンプレートの名前の並び順を調整する
帳票出力テンプレートの一覧は、文字コード順に並びます。
下位に表示されている内容を上位に表示するなど、並び順を調整したいときは、名前の前に「%{」「}」で囲まれた数値や文字を設定します。
名前の前に付けた「%{」「}」までの文字列は、一覧上では表示されません。
［例］帳票出力テンプレート「納品書・見積書・請求書」（文字コード順）を、「見積書・納品書・請求書」の順に調整する
設定・変更時の名前 表示されたときの名前 %{001}見積書 見積書 %{002}納品書 納品書 %{003}請求書 請求書 ※名前の設定・変更時の入力欄では、名前の先頭に付けた「
%{」「}」と、その囲まれた数値や文字列がそのまま表示されます。※設定ファイル等で帳票出力テンプレート名を指定する場合は、名前の前に付けた「
%{」「}」までの文字列も含めて指定します。
- フィールドは、レイアウト上の有無には依存せずに、キーワードと対応付けることができます。
- 設定を完了したら、［保存］をクリックします。
設定した内容で帳票出力テンプレートが登録されます。
- 帳票ファイルの命名ルールの設定
帳票ファイルに、命名ルールに従ってファイル名を付けるように設定することができます。
例えば、見積書のファイル名に「見積書_○○商事_20121203.xls」のように日付や顧客名を含めると、発行対象の顧客や発行日がひと目でわかります。
命名ルールは、［帳票出力テンプレートの設定］ダイアログボックスで［詳細設定］をクリックし、表示される［詳細設定］ダイアログボックスで設定します。
命名ルールを設定すると、帳票ファイルは次のルールに従って名前が付けられます。
斜体文字で表した部分は、それぞれ［帳票出力テンプレートの設定］ダイアログボックスの次の文字列に置き換わります。帳票名 _文字列1_文字列2.xls- 帳票名
［帳票名］で設定した名前
- 文字列1 および 文字列2
［キーワードとフィールドのマッピング］の［フィールド］列の▼をクリックして表示される一覧に表示されるフィールドや予約語から取得できる値
［- なし -］を選択すると、直前の「_」も含めて省略されます。
※ファイル名が150文字以上になる場合、150文字目以降の文字列は切り落とされます。
※複数のレコードから帳票を一括して作成する場合は、作成されるファイル名が重複しないようにするために、ファイル名に3桁の連番が付加されます。
- 帳票名
帳票出力テンプレートを修正する
帳票出力テンプレートを設定したあとに追加したフィールドを帳票に出力したり、帳票のレイアウトを修正したりすることができます。
- データベース編集画面で、コマンドバーの をクリックします。
メニューには登録されている帳票出力テンプレートの帳票名が表示されます。
- 修正したい帳票出力テンプレートの帳票名にポインターをあわせ、表示されるメニューから［設定］を選択します。
［帳票出力テンプレートの設定］ダイアログボックスが表示されます。
- 帳票名やコメント、フィールドと出力先セルの対応付けなどを編集します。
- 設定を完了したら、［保存］をクリックします。
設定した内容で帳票出力テンプレートが保存されます。
※［帳票出力テンプレートの設定］ダイアログボックスの 
をクリックすると、変更する前の状態に戻すことができます。
- 帳票のレイアウトを修正する
帳票のレイアウトを修正するには、帳票出力テンプレートファイルを修正します。
帳票出力テンプレートファイルは、次の手順で修正できます。
- 帳票出力テンプレートファイルをダウンロードします。
［帳票出力テンプレートの設定］ダイアログボックスの［テンプレートファイル］には、リンクが設定されたファイル名が表示されています。このファイル名をクリックすると、登録されている帳票出力テンプレートファイルをダウンロードできます。
- ダウンロードした帳票出力テンプレートファイルを編集します。
- 帳票出力テンプレートファイルを編集し終えたら、［帳票出力テンプレートの設定］ダイアログボックスのファイル名の下にある［ファイル変更］をクリックします。
アップロードするファイルを選択するダイアログボックスが表示されます。
- 編集した帳票出力テンプレートファイルを選択して、［開く］をクリックします。
帳票出力テンプレートファイルがアップロードされて、以前の帳票出力テンプレートファイルと置き換わります。このとき、UnitBaseは帳票出力テンプレートに設定されているキーワードを判別し、［テンプレート種類］に［帳票］か［レポート］かを再設定します。
フィールドとキーワードの対応付けは保持されます。
キーワードが追加・削除された場合は、［キーワードとフィールドのマッピング］に反映されます。
- 帳票出力テンプレートファイルをダウンロードします。
表示・設定項目
［帳票出力テンプレートの設定］ダイアログボックス
- 帳票名
- 帳票出力テンプレートの名前を入力します。全角・半角を問わず40文字以内で入力します。
- テンプレートファイル／［ファイル変更］
- 帳票出力テンプレートファイルのファイル名が表示されます。
既存の帳票出力テンプレートを編集しているときは、［ファイル変更］が表示されます。クリックすると、新しい帳票出力テンプレートファイルをアップロードして、既存の帳票出力テンプレートファイルと置き換えることができます。
- テンプレート種類
- テンプレートファイルの種類が表示されます。
テンプレート種類は、帳票出力テンプレートファイルをアップロードまたは更新したときに、UnitBaseがキーワードを判別して［帳票］か［レポート］かを設定します。
- 記述言語
- 帳票テンプレートに記述された言語を指定します。帳票テンプレート内のシステムキーワードは、この言語である必要があります。
帳票テンプレートファイルの選択画面でExcelファイルをアップロードした直後は、ログインしたユーザーの表示言語が選択されて変更できません。帳票テンプレートを登録後に変更することができます。
- 出力言語
- 帳票出力する際の言語を指定します。多言語ラベルの設定が有効の時に表示されます。
次の選択肢があります。
- 表示言語：帳票出力するユーザーの表示言語に従って出力します。
- 日本語：帳票を日本語で出力します。
- 英語：帳票を英語で出力します。
- シート毎：Excelファイルのシート毎に異なる言語で出力する場合に指定します。シート毎の言語設定は［設定］ボタンをクリックして表れる画面で行います。
- コメント
- 現在の帳票出力テンプレートに関するコメントを入力します。
全角・半角を問わず500文字以内で入力します。 - キーワードとフィールドのマッピング
- 帳票出力テンプレートファイル内のセルに記述されたキーワードと、レコードのフィールドとの対応付けを定義します。
- クリックすると、作成される帳票ファイルの命名ルールを定義するダイアログボックスが表示されます。
- ダイアログボックスを開いたときの状態に戻したいときにクリックします。