レコードにコメントを記入する
選択しているデータベースのレコードにコメントを追加します。
記入したコメントをメールで送信することもできます。メールの送信先は初期値を設定しておくことができます。
※コメントをメールで送信するには、システムのメール送信設定を有効にする必要があります。
レコードにコメントを記入する
- データベース閲覧画面で［コメント］シートを選択します。
［コメントを書く］をクリックします。
［レコードコメント］ダイアログボックスが表示されます。
- コメントを記入します。
- コメントをメールで送信する場合は、［通知メール送信先］でメールの送信先を選択します。
※コメントをメールで送信するには、システムのメール送信設定を有効にする必要があります。
- 特定のユーザー・グループを送信先とする
［通知メール送信先］の右側にある［選択］をクリックし、表示されるダイアログボックスで、送信先とするユーザー・グループを選択します。
- メールフィールド・ユーザーフィールドの値やレコード作成者・更新者を送信先とする
レコードのメールフィールドやユーザーフィールドの値や、レコード作成者・更新者を送信先として利用できるように設定されている場合があります。その場合、［レコードコメント］ダイアログボックスの［フィールドを選択］に、送信先として利用できるフィールドが表示されます。
フィールドの値をメールの送信先とするには、そのフィールドのチェックボックスをオン（
）にします。
- 常に送信する送信先が設定されている場合
メール送信先の初期値に、コメントを常に送信する送信先が設定されている場合があります。
この場合、常に送信する送信先を解除することはできません。
- 特定のユーザー・グループを送信先とする
- ［OK］をクリックします。
［コメント］シートにコメントが反映されます。
［通知メール送信先］でメールの送信先を設定した場合は、コメントの内容が本文に記載されたメールが送信されます。
※操作4. でグループを指定した場合は、そのグループに属するすべてのユーザーにメールが送信されます。
- コメントの文字数
コメントに記入できる文字数は、200文字までです。
- コメントを登録できる件数
コメントは、１レコードあたり30件まで登録できます。
- コメントを削除できるユーザー
コメントは、コメントの記入者・データベースの所有者・フォルダーの所有者・管理者であれば、削除できます。
- 送信先に設定できるユーザー・グループ数
送信先には、ユーザーまたはグループを最大で合計100件まで指定できます。
メール送信先の初期値を設定する
記入したコメントをメールで送るときの、送信先の初期値を設定しておくことができます。
初期値はUnitBaseのユーザーやグループで指定するほか、レコードのメールフィールドやユーザーフィールドの値や、レコード作成者・更新者を利用することもできます。
※コメントをメールで送信するには、システムのメール送信設定を有効にする必要があります。
※送信先に指定できるフィールドは、10個までです。
- ホーム画面またはデータベース閲覧画面のデータベースの一覧で、メール送信先の初期値を設定するデータベース名にポインターを合わせます。
右端に
マークが表示されます。
- マークをクリックし、表示されたメニューから［レコードコメント］を選択します。
［データベース情報］ダイアログボックスが［レコードコメント］シートが選択された状態で表示されます。
※メニューの［レコードコメント］や、［データベース情報］ダイアログボックスの［レコードコメント］シートは、システムのメール送信設定が有効になっているときに表示されます。
- 特定のユーザー・グループを送信先の初期値に指定する場合は、［送信先］で設定します。
- ［送信先］の右側にある［選択］をクリックし、表示されるダイアログボックスで、ユーザー・グループを選択します。
- 記入されたコメントを、選択した送信先に必ずメールで送る場合は、［常に送信］をオン（ ）にします。
- レコードのメールフィールドやユーザーフィールドの値や、レコード作成者・更新者を送信先の初期値として利用する場合は、［通知メール送信先として利用するフィールド］の一覧で設定します。
- 送信先として利用するフィールドは、［送信先］をオン（ ）にします。
- 記入されたコメントを、選択した送信先に必ずメールで送る場合は、［常に送信］をオン（ ）にします。
- ［常に送信］がオフの場合は、初期状態で送信先とするかしないかを［初期値］で選択します。
- 送信先として利用するフィールドは、［送信先］をオン（
- ［OK］をクリックします。