データの二重入力をなくす方法とは？発生原因から解消方法まで徹底解説

データの二重入力とは

データの二重入力とは、同一のデータを複数のシステムやファイルなどに重複して入力（転記）する作業のことです。

例えば、営業担当者から顧客が受領した紙の注文書をExcelに入力し、その後さらに社内の基幹システムにも同じ内容を手作業で入力し直すような運用が該当します。

人が手作業での入力を繰り返すことで、転記ミスや入力漏れといったヒューマンエラーが発生するリスクが高まります。

二重入力が発生する背景

二重入力が慢性化する背景には、主に以下の3つの要因があります。

既存システムの機能不足

長年運用されている基幹システムなどは、近年普及している外部ツールとの連携（APIやWebhookなど）を想定して設計されていないケースが多く見られます。システム側に自動連携の仕組みがないと、データを反映させるには手入力に頼らざるを得ない状況が起きやすくなります。

各部署における個別のツール導入

営業部はSFAやExcel、経理部は基幹会計システムというように、部門ごとに使いやすいツールを個別に導入した結果、全社的なデータの統合基盤が存在しない状態が生じ、ツール間の情報をつなぐには人の手による手入力が必要になります。

アナログ媒体が介在する業務フロー

取引先から届く受発注書類や領収書、現場の点検表など、業務フロー内に紙やFAXといったアナログ媒体が残っている場合、他システムへデータを取り込む際に手作業での転記が必要となります。

二重入力がもたらすデメリット

二重入力の放置は、日常的な業務効率を低下させるだけでなく、企業のデータ信頼性や組織運営にまで悪影響を及ぼす可能性があります。

生産性の低下

単純な入力・転記作業に多くの工数を奪われ、分析や戦略立案といった本質的な業務に時間を割けなくなります。

ヒューマンエラーによるデータ品質の低下

手作業で入力する以上、打ち間違いや記入漏れなどのヒューマンエラーを100%防ぐことは不可能です。誤ったデータが蓄積されていくことで、顧客とのトラブルなどの大きなリスクにも繋がります。

セキュリティリスクの増大

二重入力の手間を減らすために、個人が勝手に「データを一度ローカル（PCやUSBメモリ）に保存して転記する」という運用が定着してしまうと、情報漏洩やデータ先祖返りのリスクが高まります。

二重入力をなくす手段とは？

二重入力を解消するためには、既存のシステム環境や予算規模に応じた適切な手段を選択する必要があります。主な選択肢として以下の4つが挙げられます。

① API連携によるシステム間接続

既存システムがAPIを公開している場合、iPaaSやWebhookを活用してシステム同士を直接接続し、データをリアルタイム同期させる手法です。ただ、レガシーシステムの場合は、改修費用が膨大になる可能性がある点に注意が必要です。

② RPAによる手作業の自動化

人が手作業で行っている入力操作をロボットに学習させ、定期実行させる手法です。既存システムに改修を加えることなく自動化できる点がメリットですが、システム側のUI変更などによる保守コストがかかる課題もあります。

③ AI-OCRによるアナログ情報のデータ化

紙の書類やPDFデータを高精度なAIで解析し、構造化データとして自動抽出する手法です。手書きの書類でも瞬時にデータ化でき、手入力にかかる工数や転記ミスを大幅に削減できます。ただし、抽出したデータをどのように既存の基幹システムに連携・格納するかまで考えておく必要があります。

④ システム統合

業務プロセス全体を1つのプラットフォーム上に集約する方法です。API連携やRPAは「異なるツール同士をつなぐ」ための手段ですが、そもそもデータの「入力」から「蓄積」「活用」までを同じツール内で完結できる仕組みを作れば、「つなぐ」必要すらなくなります。

二重管理を解消し全社のデータを集約するなら「JUST.DB」

二重入力を解消し、データの保存から活用までをスムーズにつなぐ基盤として最適なのがノーコード クラウドデータベース「JUST.DB」です。

AI-OCR標準搭載で「紙やPDFからの手入力」を自動化

JUST.DBはAI-OCR機能を標準で搭載しています。手書きの書類はもちろん、レイアウトが異なる帳票やFAXなども画像化してアップロードするだけで、内容を自動で判断して正確にデータ化します。

生成AIを活用した「JUST.DB Blueprint マルチインポート」でスムーズなデータ移行

生成AIを活用した「JUST.DB Blueprint マルチインポート」は、複数のExcelやCSVファイルをまとめて取り込むだけで、データ型やファイル間の関係性まで自動判別したデータ移行とシステム構築を行える機能です。

手作業でのデータの紐つけやシステム設計が不要なため、他システムのデータをそのまま取り込むだけでスムーズな移行が可能になります。

取り込んだデータの一元管理から活用までオールインワン

AI-OCRやマルチインポートで取り込んだデータは、すべてJUST.DBのデータベースに集約され一元管理できます。集めたデータは、そのまま「リアルタイム分析」や「帳票出力」など様々な形で活用できるため、他システムに二重入力することなく、データの蓄積から活用までシームレスに行えます。

まとめ

日々の業務における二重入力は、組織の生産性低下を招く重大な課題です。

二重管理を根本から解消するためには、データの一元管理から活用までをシームレスに完結できるような仕組み作りがポイントです。

ノーコード クラウドデータベース「JUST.DB」は、「AI-OCR」や「JUST.DB Blueprint マルチインポート」機能を利用したデータの取り込みから、取り込んだデータの一元管理、データの集計・分析や業務プロセスの自動化まで、オールインワンで実現する豊富な機能を備えています。

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