社内FAQとは？ノーコードで構築するメリット・作り方まで徹底解説

社内FAQとは？

社内FAQとは、社内でよくある質問とその回答を体系的にまとめた社内向け情報リソースのことです。

社内FAQがあれば、従業員が業務でわからないことが生じた場合でも、FAQを参照することで自己解決できるようになります。

社内FAQにまとめられる項目の例としては、業務を担当する部署ごとに以下のようなものが挙げられます。

• 人事・総務 ： 有給休暇の申請ルール、年末調整の手続き方法、福利厚生の利用手順
• 情シス ： 社内ツールのログインパスワードを忘れたときの対処法、PCの初期設定手順
• 営業 ： 提案資料の格納先、契約書締結のワークフロー

社内FAQを充実させるメリット

社内FAQを充実させることにより、以下のような多くのメリットが得られます。

① 問い合わせ対応負担の軽減

社内FAQ経由で従業員がわからないことを自己解決できれば、総務・人事・情報システム部門など担当部署の対応負荷が減り、本来の業務に集中できます。

② 知識の共有・属人化の防止

熟練者のノウハウをFAQに蓄積し共有することで、特定の個人に頼らない体制を築けます。担当者不在や退職時でも業務が滞りません。

③ 回答内容の標準化

FAQを整備すれば誰が対応しても一定の品質で回答でき、情報のばらつきを防げます。その結果、スタッフ全体の対応スキルを均一に底上げする効果もあります。

④ 教育コストの削減

業務に必要な知識がFAQで共有されていれば、新人研修や周知の手間が減ります。同じ質問に繰り返し回答する無駄がなくなり、研修の回数削減や自己学習促進によって教育にかかる時間・コストを削減できます。

⑤ 迅速な問題解決・24時間対応

FAQを検索すれば担当者の回答を待たず即座に問題を解決できるため、対応のスピードが向上します。担当者が不在でも夜間でも、従業員が各自で必要な情報にアクセスして対応できる体制を築けます。

このように、社内FAQは社内の業務効率化に非常に有効な取り組みといえます。

社内FAQの作り方【基本の3ステップ】

それでは、社内FAQを効果的に作成するにはどうすればよいでしょうか。ここでは社内FAQ作成の基本ステップを順を追って解説します。

ステップ①：よくある質問の収集と整理

まずは社内の各部署で頻繁に寄せられる質問を幅広く洗い出します。日常業務で問い合わせ対応を担当しているスタッフに協力を仰ぎ、過去のメールや問い合わせ記録から「よくある質問」をリストアップしましょう。

そして集めた質問を、部門やテーマごとに分類し、頻度や緊急度に応じて優先順位を付けてください。

ステップ②：分かりやすい回答の作成

質問リストの中で特に重要度・優先度が高いものから順に、回答内容を作成していきます。

回答の文章を作成する際は、専門用語を噛み砕き、簡潔で分かりやすい表現を心がけましょう。また必要に応じて関連資料へのリンクやマニュアル、参考画像・動画などを回答に添付すると、より実践的で役立つFAQになります。

完成した回答は内容に誤りがないか関係部署の担当者に確認してもらいましょう。正確性と社内規程に沿った内容になっているかチェックすることが重要です。

ステップ③：公開・周知と運用の継続

質問と回答のセットが一通り揃ったら、社内FAQを従業員が利用できる形で公開します。

「○○の疑問はまずFAQを検索してください」のように、社内FAQを活用する文化を根付かせることも大切です。

公開後は定期的な更新と改善も欠かせません。時間の経過とともに業務内容や社内ルールが変われば回答もアップデートする必要がありますし、新たによくある質問が出てくることもあります。

一定の頻度でFAQの内容を見直し、不足しているQ&Aを追加しましょう。

社内FAQをノーコードで構築するメリット

社内FAQの作成ステップをご紹介しましたが、実は多くの企業が「ステップ③：公開・周知と運用の継続」でつまずきがちです。

なぜなら、「システムの構築に時間やコストがかかる」「いざ公開しても、現場の担当者が手軽に更新できないため情報が古くなってしまう」といった課題が出てきてしまうためです。

これらの課題を一気に解決できるおすすめの方法は、「ノーコードツール」を活用することです。

社内FAQをノーコードで構築し運用することには、以下のようなメリットがあります。

開発・導入コストを最小限に抑えられる

ノーコードツールを採用すれば、外部のシステム開発会社に開発を依頼したり、社内のITエンジニアのリソースを割いたりする必要がありません。あらかじめ用意された機能やテンプレートを活用することで、ITの専門知識がなくてもスピーディかつ低コストでFAQシステムを立ち上げられます。

現場の担当者だけで「運用・改善」を完結できる

FAQは「作って終わり」ではなく、社内の状況に合わせた定期的なアップデートが重要です。ノーコードであれば、外部の業者や専門のエンジニアに頼ることなく、現場の担当者が修正作業を簡単に行えるため、運用が圧倒的に楽になります。

このように、ノーコードツールは社内FAQを「形にする」だけでなく、「形にした後も現場の力で改善し続けるシステム」にするための最適な選択肢と言えます。

社内FAQの構築・運用には「JUST.DB」がおすすめ

社内FAQの構築・運用に最適なのが、ノーコード クラウドデータベース「JUST.DB」です。

JUST.DBは、業務システムの構築からデータの蓄積・利活用までをオールインワンで実現できるノーコード開発ソリューションです。そのため「作って終わり」とならず、常に最新の情報が保たれた社内FAQを構築・運用できます。

以下に、JUST.DBが社内FAQの構築・運用におすすめのポイントを3点ご紹介します。

完全ノーコードで簡単に構築できる

JUST.DBは完全ノーコード対応のため、専門のエンジニアがいなくても人事や総務などの担当者自らがシステムを構築できます。

ドラッグ＆ドロップ主体の直感的な操作で、FAQの登録画面や検索画面といった社内FAQに必要なシステムもスピーディに構築可能です。

細かなカスタマイズ性も備えており、自社の業務フローに合わせた柔軟なFAQシステムを実現できます。

高精度な全文検索で、添付ファイルの中身までくまなく探せる

JUST.DBの全文検索機能を使えば、FAQのタイトルや本文といったテキスト情報だけでなく、FAQに添付されたPDF、Word、Excel、PowerPointなどの「添付ファイル内のテキスト」まで網羅して検索することができます。

これにより、従業員が自分の力で必要な情報にたどり着ける確率が格段に上がり、FAQがしっかりと「役立つツール」として機能します。

「同時ログインライセンス」だから、全社員に配布しても低コスト

一般的なツールに多い「1ユーザーあたり月額◯円」という課金システムの場合、「全社員にFAQの閲覧アカウントを配るとコストが莫大になる」という問題が起こりがちです。

しかし、JUST.DBは「同時にログインできるアカウント数の上限値」に対して課金する独自のライセンス体系を採用しています。そのため、コストを最小限に抑えながら全社員がいつでも検索・閲覧できる環境を整えられます。

JUST.DBのもっと詳しい情報は「JUST.DB 公式カタログ」に記載されています。

まとめ

本記事では、社内FAQの基本知識や作り方、メリットについて解説してきました。社内FAQの成功の鍵は、「現場の担当者が、いかに手軽に、最新の情報へと更新し続けられるか」にあります。

そこでおすすめなのが、ノーコード開発で社内FAQを構築することです。ノーコードであれば、従来のシステム開発のように専門的な知識を必要としないため、現場の担当者が直感的な操作で、簡単にFAQを構築・運用することができます。

中でもJUST.DBは、ノーコードで柔軟にシステム構築ができるうえに、社内FAQ運用を効率化する機能が豊富に備わったおすすめのプラットフォームです。

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