Excelの集計作業をAIで効率化する方法｜業務課題を解決するデータベース活用法も紹介

Excelの集計作業をAIで効率化する3つのアプローチ

Excel作業の効率化において、AI技術を活用する主なアプローチを3つ紹介します。業務のレベルや導入環境に応じて適切な手法を選択することが重要です。

AIアドインを活用

Excel上でAIアドインの機能を利用する方法です。

AIアドイン機能を利用すると、シートのゼロからの作成や、タブ・数式を横断した分析、データ全体にわたっての質問などが可能になります。

検索・入力の手間を省くことができ、集計作業の大幅な削減が期待できます。

AI-OCRで紙やPDFデータから情報を自動読み取り

紙の書類やPDFなどのデータをAI-OCRによって構造化されたデータに変換し、Excelに流し込む方法です。

「領収書や請求書の一覧から数値を手動で抽出し入力する」といった作業を自動化できるため、転記ミスを防ぎつつ、集計プロセス全体のスピードを向上させます。

一般的な対話型AIを用いた関数・VBAコードの生成

集計に必要な複雑な関数や、作業を自動化するVBAコード自体をChatGPTやGeminiなどの対話型AIに生成させるアプローチです。

「データシートAとBを照合し、重複を除外して月次集計するVBAコードを作成して」などと依頼することで、コードを即座に生成できます。

ただし、自社の内部データや機密情報を入力する際は、セキュリティや情報漏洩のリスクに注意が必要です。

AIだけでは解決できないExcelの「3つの課題」

Excel業務にAIを活用することで個人の作業スピードの向上は見込めます。ただし、組織全体の業務プロセスを改善するという視点で考えると、Excelベースの運用構造そのものが業務効率化を妨げる原因になる場合もあります。

①データの個別管理による情報の散在

Excel運用では、各担当者や拠点ごとに個別のファイルでデータを管理するケースが多くなりがちです。個別管理のファイルが乱立し、情報が散在している状態では、せっかくAIを活用して処理を効率化したとしても、全社での正確な情報把握や集計に課題が残ります。

②複雑なVBAや関数による業務の属人化

生成AIを利用して作成した複雑なVBAや高度な関数は、作成した本人しか仕様を把握できない「属人化」を生み出す危険性があります。属人化を放置したまま運用を続けてしまうと、作成者の異動や退職によってコードの修正やエラー対応が行えなくなり、自動化の仕組みがかえって業務の停滞を招く事態になりかねません。

③容量と処理能力の限界

AIを活用して大量のデータ処理や分析をExcel上で行う場合、Excelそのもののデータ容量・処理能力の限界にどうしても直面してしまいます。データ件数や処理の増加に伴ってファイルの読み込みや動作が重くなり、業務効率の低下を招きます。

最悪の場合、編集内容が保存されずにファイルが強制終了するリスクもあり、AIでどれだけ作業速度を上げても「システムの安定性」という根本的な問題が残ることになります。

Excel業務の課題を解決する「JUST.DB」

Excel運用の課題を解消し業務を自動化するにはノーコード クラウドデータベース「JUST.DB」が最適です。

JUST.DBは、プログラミングの知識不要で高度な業務システムを構築でき、Excel業務における課題を解消します。

入力データの「リアルタイム集計」

「JUST.DB」では、入力されたデータがリアルタイムで集計され、様々な形式のチャートで表示できます。

データ更新に連動して集計結果やグラフも自動更新されるため、集計に必要な工数が大幅に削減できます。また、常に最新の情報を共有できるようになるため、全社での業務効率と意思決定がスムーズになります。

「AI-OCR」による入力作業の自動化

標準搭載された「AI-OCR」機能により、紙やPDFの情報も高精度にデータ化して直接データベースに取り込めます。

フォーマットが異なる帳票や手書きの文字はもちろん、チェックボックスや丸囲みの選択肢なども意味を判断して値として取り込めるため、紙やPDFからExcelに転記する際に発生していた手間や時間を大幅に削減できます。

高度な処理もプログラミングなしで実現する「データフロー」

JUST.DBのデータフロー機能は、従来のノーコードツールでは対応が難しかった高度なデータの加工・結合・フィルタリングなどの処理もプログラミングを一切行うことなく実現できます。

ドラッグ&ドロップの直感的な操作のみでシステム内のデータを自由に操ることができ、処理内容が可視化された形で定義・管理されるため、業務の属人化を解消できます。

Excelから手間なく移行を実現する「マルチインポート」

生成AIを活用した「JUST.DB Blueprint マルチインポート」機能を利用すれば、複数のExcelファイルをまとめて取り込むだけでデータ型の判定や、ルックアップなどのファイル間の関連付けが自動で行われます。

これにより、データ移行とシステム構築を一気に行えるため、手間を最小限に抑えてExcelからのスピーディーな移行を実現できます。

JUST.DBに関するよくある質問

Q. Excelのマクロの知識が全くなくてもJUST.DBで業務を自動化できますか？

A. はい、全く問題ありません。JUST.DBは「完全ノーコード」で設計されているため、プログラミングやVBAのコードを書く必要はありません。 複雑な集計や高度なデータ加工処理も、画面上の直感的な操作のみで実現できます。

Q. 生成AI機能を利用する際、入力した指示やデータが学習用データとして利用されることはありますか？

A. ありません。入力した指示やデータがAIの学習や他社への回答に流用されることはありませんので、安心してご利用いただけます。 また、JUST.DBに搭載している生成AIでは、AIの脆弱性を突いた攻撃や不適切なコンテンツ生成を防ぐための対策も行われています。

Q. 全社で利用するには、全員分の利用料が必要になりますか？

A. 必要ありません。JUST.DBは、「登録ユーザー数」に対する課金ではなく、「同時にログインする上限数」に対して課金する「同時ログインライセンス」を採用しています。 アカウント発行自体に費用はかからないため、全社員にアカウントを付与しても、最小限のコストで運用できます。

まとめ

ExcelとAIを組み合わせた作業改善は、個人の作業時間を短縮するうえで一定の効果を発揮します。しかし、情報の散在や作業の属人化、データ量の増加に伴う不具合といった根本的な課題を解決するには、Excelからの移行も検討すべきです。

ノーコード クラウドデータベース「JUST.DB」は、生成AIを活用した機能により、Excelからのデータ移行や、アナログデータの入力・転記作業を格段に効率化できます。

さらに、リアルタイム集計機能や高度なデータ加工を実現できるデータフロー機能、全社展開に適したライセンス体系など、組織全体の業務改善に適した多くの強みがあります。

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