手書きの書類を自動でデータベース化！AI-OCRを活用して紙書類を手間なく管理する方法

紙書類の手動データ化における「3つの課題」

手書きの書類や紙の帳票などを手作業でデータ化する際の主な課題は以下の3つが挙げられます。

① 工数の増加とミスの発生

紙書類の情報を手動でシステムやExcelに入力する作業は、書類の量に比例して膨大な作業工数を要します。

また、人の手による作業である以上、タイプミスやデータの見間違いによる転記ミスなどのヒューマンエラーを完全に防ぐことは難しく、データ修正や確認作業によってさらなる業務負担を招いてしまいます。

② バラバラな書類フォーマットによる確認負荷

取引先ごとにフォーマットが異なる請求書や納品書、顧客によって書き方が異なる申込書などは、項目位置を目視で一つ一つ確認する必要があります。

必要な情報がどこに書かれているか探す手間や手書き箇所の解読が必要なうえ、記載漏れや不備の判定にも時間を要するため、業務工数の増加を引き起こします。

また、確認手順が複雑化することで作業が属人化しやすく、教育や引き継ぎのコスト増加にも繋がってしまいます。

③ 「データ化」と「データ活用」に二重の手間が発生

紙書類の情報をデータ化したとしても、そのデータを業務で活用するためには、さらに別のシステムへ再入力したり手動で集計作業を行ったりする「二重の手間」が発生する課題もあります。

「紙からデータへの変換」と「データからシステムへの登録」という二重の作業負担が生じ、入力情報のチェックや照合といった確認の工数も倍に膨らんでしまいます。

AI-OCRとは？従来のOCRとの違い

紙書類のデジタル化を行う上で最適な技術が「AI-OCR」です。以下では、従来のOCR技術とAI-OCRを比較し、どのような違いがあるのかを表形式で解説します。

従来のOCRとAI-OCRの違い

AI-OCRは、従来のOCRでは難しかった手書き文字の判定はもちろん、記号なども高い精度で判別できるという特徴があります。これにより、手書き書類からの転記作業の手間を低減し、迅速かつ正確にアナログ情報をデジタル化することができます。

紙書類をデータベース化するステップ

紙書類をスムーズにデータ化して業務で活用するためには、以下のようなステップでデータベース化を進めることがおすすめです。

ステップ1：対象書類の選定と整理

まずは、手作業で処理している紙書類（請求書、領収書、申込書、作業日報など）の中から、処理件数が多く入力や集計に時間を要しているものを特定します。同時に、読み取るべき必須項目（日付、金額、取引先名、品番など）も整理しましょう。

ステップ2：AI-OCRによる高精度なデータ読み取り

対象書類の画像データやPDFをAI-OCRに読み込ませてデータ化します。AI-OCRを利用することによって、記載内容が自動で解析され適切なデータ型に振り分けられるため、手作業でかかっていた手間と時間を大幅に削減できます。

ステップ3：システムへのデータインポート

AI-OCRでデータ化した情報を社内の各種システムに取り込みます。ここでのポイントは、CSVファイル形式などでの「一括インポート」の仕組みを利用することです。一括インポートを行うことにより、人の手による転記作業や入力ミスをなくし、正確なデータの蓄積が可能です。

ステップ4：アクセス権限の設定とセキュリティ管理

データ化した情報には部署や役職に応じた適切なアクセス権限を設定すると、情報漏洩や不正アクセスを防ぎつつ、必要な人がスムーズにデータにアクセスできる安全な管理体制が構築できます。

また、誰が・いつ・どの操作を行なったかの追跡が可能な環境を整えることで、企業としてのガバナンスを高めた運用が可能になります。

AI-OCRで紙書類のデータベース化を成功させるためのポイント

紙書類のデータベース化においてAI-OCRを活用する場合、業務効率を最大化するための重要なポイントは、「AI-OCRで読み取ったデータの活用まで可能なツール」を選ぶことです。

AI-OCR単体のツールを導入した場合、読みとったデータをさらに他システムに流し込む作業が必要になります。

前述のデータベース化のステップでは「一括インポート」の方法を紹介しましたが、業務効率を最大化するなら、AI-OCRのデータの読み取りからシームレスに蓄積・活用まで完結できるツールを選ぶのがポイントです。

読み取りから活用まで1つのツールで行えると、データ管理の手間を減らせるだけでなく、構築コストや保守運用費用も抑えられます。

紙書類をAI-OCRでデータベース化するなら「JUST.DB」

AI-OCRの効果を最大化して紙書類をデータベース化するならノーコード クラウドデータベース「JUST.DB」が最適です。JUST.DBは、高度なAI-OCR機能を標準搭載し、アナログ情報のデータ化から業務フローの自動化までをワンストップで実現します。

高精度なAI-OCRを標準搭載

JUST.DBのAI-OCR機能は、取引先ごとにレイアウトが異なる請求書や手書き文字、丸囲み・チェックボックスなどの選択項目も自動判別して即座にデータ化します。フォーマット登録や位置指定の手間はかかりません。

読み取ったデータの蓄積から活用までオールインワンで実現

AI-OCRで読み取った情報は、JUST.DBのデータベースに直接格納されます。さらに、業務の自動化を実現する「データフロー機能」や、複雑な分岐にも対応した「承認フロー機能」などと連動させることで、データの自動加工や社内決裁、帳票の自動発行といった業務プロセスの効率化を1つのシステムで完結できます。

全社展開に最適な「同時ログインライセンス」

JUST.DBは、「登録ユーザー数」に対する課金ではなく、「同時にログインする上限数」に対して課金する「同時ログインライセンス」を採用しています。

アカウント発行自体に費用がかからないためコストを気にせず全社員にアカウントを発行でき、全社での紙業務のDXを低コストで推進することが可能です。

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ガバナンスを強化する堅牢なセキュリティ

JUST.DBは官公庁や自治体でも採用されており、厳格な基準を満たす高いセキュリティを備えています。部署や役職に応じたアクセス権限の設定だけでなく、アクセスできるデータへの閲覧・編集に対する権限まで細やかに設定することができます。

よくある質問

Q. 文字の読み取り精度はどの程度ですか？

A. 単純な文字認識だけでなく、AIが前後の文脈や項目名を理解して高い精度でデータ化します。手書き文字はもちろん、チェックボックスや丸囲みの選択肢も意味を判断して値として取り込みます。

Q. 独自の書類フォーマットごとに事前設定を行う必要がありますか？

A. 事前に項目の配置場所を指定したり、フォーマットを登録したりする必要はありません。 アップロードされた書類の構造を自動的に判別して必要な項目を抽出・データ化します。

Q. 自社のデータがAIの再学習に利用される心配はありませんか？

A. ありません。AI-OCRを含むJUST.DB内のAIを搭載した機能において、入力された指示やデータがAIの学習に利用されることは一切ありませんので安心してご利用いただけます。
さらに、プロンプトシールドやコンテンツフィルタにより、生成AIの脆弱性を突いた攻撃や不適切なコンテンツ生成を防ぐ対策も行っています。

まとめ

紙書類のデータベース化は、単なるペーパーレスにとどまらず、業務改善やデータ活用を加速させるための重要な取り組みです。

特にAI-OCRを搭載したツールを活用することで、手入力の手間や転記ミスを大幅に削減しながら、紙書類からのスピーディーなデータ化が可能になります。

中でもノーコード クラウドデータベース「JUST.DB」は高度なAI-OCR機能を標準搭載しており、紙書類の読み取りからデータの蓄積・活用までオールインワンで実現します。

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