実は、この講習会の以前から、電子申請のイメージをより掴みやすくするための試みが職員に対して行われていた。年末調整の様式をXMLテンプレートクリエーター２で作成し、庁内ネットワークを使った電子申請手続で実施したのだ。

松戸：「電子申請での年末調整の手続は、今までに2回行っています。これはXMLテンプレートクリエーター２のシステム検証も兼ねていたのですが、それ以上の効果がありました。ひとつは、様式作成にまつわる各項目の作り方や操作感などを各職員が実感できたこと。もうひとつは、ジャストシステムさんに相談して、職員データベースと連携するためのモジュールを開発していただけたことです。このおかげで、２回目の年末調整では前年の入力結果を読み込んで表示させることができるようになりました。つまり、昨年と内容が変わらない人は、そのまま送信ボタンを押すだけで申請が終わってしまうんです。このモジュールは、システムの利便性向上に大きく貢献していますね。」

　なお、本来の目的である年末調整の手続としても効果は高く、期限内での回収率はおよそ99.75％を達成したという。

鈴木：「実施後３日くらいは、庁内各所から問い合わせの電話がありました。でも、その後は滞りなく提出されたようです。送信ボタンを押した後、入力が不足している項目があれば、エラー表示と入力指示が出ますから、画面を見ながら修正すればいい。そう考えると、電子申請の方がわかりやすいかもしれませんね。」

　回収する側も、記入漏れをチェックする手間と再提出のプロセスが不要になり、格段に業務効率がアップした。これには大きな手応えを感じたと、松戸氏、鈴木氏ともに口を揃える。

松戸：「年末調整にとどまらず、こういった検証をさまざまな側面から行っています。というのも、今回の電子申請手続システムは千葉県単独で利用するものではなく、ネットワークを介して県下の市町村と共同で利用することを前提に開発しているからです。従って、XMLテンプレートクリエーター２の導入も、私たちだけの意見で決定したものではありません。各市町村との意見交換の場を頻繁に持ち、それぞれのニーズが一致するものを採用したんです。」

　松戸氏がこだわった“職員が様式を作成、加工できる”ことの意義は、実はこの“システムの共同利用”にもあったという。