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検索エンジンの選定と同時並行して、ポータルサイトの刷新も進めていく。 新しいRENTAIのポータル画面（図３）は、メインのデータベースである電子掲示板や共有フォルダ、電子会議室などがすっきりとレイアウトされていて、ここから全てのシステムにワンクリックで到達することができるように工夫されている。
これまで別々だった法規集などのデータベースとExchangeの情報がポータルの構築によって一体となり、職員があらゆるデータにアクセスする方法を一元化することに成功したのだ。
また、電子掲示板の中から欲しい情報を探したいときには、画面上部の「掲示板」の横にあるウインドウにキーワードや文章を入力するか、画面左側の「掲示板検索エンジン」をクリックすると、ConceptBaseの検索画面が開くようになっている。
例えば「RENTAI PORTALの設置について」と打ち込むと37件がヒット。その中には様々な形式のファイルや、添付書類から検索してきたファイルも含まれている（図４）。
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この「統計データ・ポータルサイト」の具体的な使い方は無数にある。
在、RENTAIを使用している職員は約6000人。ポータルへのアクセス数は１日2500〜3000件にのぼる。導入から3カ月経った時点で、最も大きく変化したことは「必要な情報が探せない、という苦情がほとんどなくなったこと」（瀬田川主任）だという。
また、新ポータルサイトと検索エンジンConceptBaseの導入に際しては、特別な講習は開かなかったという。
その代わり、ポータル画面に「掲示板検索HELP？」という項目を設置し、使用法を分かりやすく解説している。
新システムにスムーズに移行できたことは、もともと職員のITリテラシーが高かったということもあるが、Concept
Baseが新たなスキルの修得を必要としない、使い勝手の良いシステムである証拠でもある。 |
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| 図3:現在、使用されているRENTAIのポータル画面。あらゆるシステムに瞬時にアクセスできるように整理されている。 |
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| 図4:ポータル左側の「掲示板検索エンジン」をクリックしてCB画面に飛び、文章を入力。類似性の高い情報から順に検索結果が表示される。データベース内の様々な形式のファイルや添付ファイルも検索する。
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