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調査をしてみると、データ量の増加は想像以上の勢いだった。 「電子掲示板」「電子会議室」のデータ容量を見ると、グループウェア導入時の平成13年11月は1.22GBだったものが、平成15年の３月には10.64GBに急増。 わずか２年４カ月の間にデータ量は実に約9.8倍にふくれあがっていたのだ（図２）。 しかも、１文書を50KBと想定すると、RENTAIのデータベースには20万通以上のファイルが蓄積されていることになる。 これでは求める情報に的確にたどり着くのは至難の業だ。 　この状況を打破するためにネットワーク推進グループが新設したのが「新着情報」だ。これは、データベースに登録された新規のファイルのうち、重要なものを選別し、「新着情報」のフォルダにコピーされる仕組み。 新たな情報をリアルタイムで把握するためには便利だったが、1日に登録されるファイルが数十件にのぼることもあり、その全てを確認するだけで大変な手間となる。 また、古い情報にアクセスすることもできず、データベースを十全に活用するには不十分なシステムだった。 図2:MS Exchangeのデータ容量     　そこで、ネットワーク推進グループは「必要な情報に素速くアクセスできる検索エンジンの導入が不可欠」という結論に達する。 条件は現行のExchangeサーバが利用できるソフトウェアであること。また、データベースには「一太郎」「Excel」「Word」「PowerPoint」「PDF」など、あらゆる形式のファイルが蓄積されているため、その全てに対応できなければならない。 さらに、行政情報は添付ファイルでやりとりされることが多いことから、添付ファイルの中まで検索する機能が必要だった。 これらの条件を満たしたのが、ジャストシステムの自然文検索エンジン「ConceptBase」だった。 実際にソフトウェアの選択にあたったネットワーク推進グループの瀬田川浩之主任は導入の経緯をこう語る。 　「研究会を設置し、数社のソフトを実験的に使用してみました。その結果、必要な条件をクリアし、かつ目的の情報に最も素速く的確にたどり着けるのがConcept Baseだと判断したのです」 瀬田川浩之（せたがわ・ひろゆき）氏 岐阜県経営管理部情報システム課ネットワーク推進グループ主任。 今回の第3期RENTAIリニューアルに参加。検索エンジンの選別・導入を中心になって推進した。

update : 2004.10.25