【入門編】SFA導入前に知っておきたい営業成果を最大化するためのポイントとは

「営業担当者のスキルを平準化したい」「競合他社との競争に勝ちたい」など、営業力の強化を課題に感じている企業は多いです。こうしたなか、営業力を強化するためのツールとして、SFA(Sales Force Automation/営業支援システム)が注目されています。

最近では、「働き方改革」「生産性向上」が叫ばれるなかで、営業活動の生産性向上を図るためにSFAを導入する企業も増えています。

本記事では、SFAの基本的な機能、役割、営業成果を最大化させるためのポイントに加え、導入企業へのアンケート結果からSFAを活用して営業力を強化させるためのヒントをお伝えします。

SFAとはどんなツールなのか?

SFAは営業支援ツールとして1990年代に米国で注目され、1990年代後半からグループウェアとともに、日本でも導入する企業が広がり始めました。当初は、営業日報機能による商談の進捗管理機能や顧客データベースによる営業部門の情報共有機能が強調され、営業部門の情報管理ツールとして導入されるケースが多くありました。その後、営業支援システム(SFA)に蓄積されたデータベースを分析することで、マーケティングデータとしても活用されるようになり、最近ではCRMツールの一部機能として紹介されることも増えています。

SFAではどのような機能を使って営業力強化を実現するのでしょうか。SFAで利用できる代表的な6つの機能を見ていきましょう。

1.顧客管理

「顧客管理」とは、顧客(企業)情報の集約を意味します。顧客情報には、企業名、企業の所在地、担当者、連絡先などの基本情報のほか、キーマンや意思決定フローなど、商談を重ねるなかで収集した情報を管理します。営業担当者以外のスタッフが見てもわかるように企業に関する詳細情報を集約し、仮に営業担当者が休みの場合でも、SFAの登録情報を見るだけで引き継ぎがスムーズに行えるメリットがあります。

2.プロセス管理

「プロセス管理」とは、商談~受注に至るまでの営業プロセスを一目で把握するシステムのことです。営業担当者ごとに案件や商談の進捗が管理できるため、上司は受注までのステップに応じて的確な指示を出すことができるようになります。また、営業会議でよくある「あの案件はどうなったのか?」といった質問は、営業担当者に直接聞かなくても、プロセス管理の画面からリアルタイムで把握することが可能となります。SFAの機能のなかでも多くの営業組織で利用されている機能です。

3.売上予測

各営業担当者ごとの売上金額はもちろんのこと、会社全体、顧客別、商品や部門ごとの売上まで、さまざまな切り口で管理することができます。多くのSFAでは視覚的に理解しやすいグラフで見える化できるため、画面を一目見ただけで、すぐに売上予実の進捗確認が可能となります。

4.スケジュール管理

限られた営業活動の時間を効率よく使うためには、当然ながらスケジュール管理が重要となります。また、上司にとっては、各営業担当者のスケジュール管理を行うことで売上目標に対して商談件数が足りているかなどを把握することができます。スケジュール画面からは顧客(企業)に関する情報や提案資料やコメントなども記録できるため、日付から過去の商談内容を振り返ることも可能です。

5.TODO管理

営業プロセスをすすめていくなかで必要な業務をTODO化して、やるべきことを共有します。商談に伴う細かな業務を洗い出すことで、営業担当者の仕事量が把握できるばかりか、仕事の優先順位や重みづけ、他の営業担当者に依頼する仕事が視覚的に理解することができます。

6.アラート機能

期限超過、金額変更など、あらかじめ設定した条件に対して注意喚起を行います。
提案書の作成や見積書の提出など、商談までに準備しておくべきことを事前に登録してくことで、ヒューマンエラーによるトラブルや売上減につながるリスクを未然に防ぐことができます。

以上、6つがSFAの代表的な機能となりますが、このほかにも利用するSFAツールによって機能や使いやすさには差があるため、導入前は各社の製品デモなどを実際に触ってみて比べてみることが大切です。

これらの機能を利用することで、営業担当者は訪問から受注獲得までの流れが常に頭のなかでイメージすることができるため、「次の一手」が自発的に出せるようになります。マネージャーにとっても営業担当者の活動が一目でわかるようになるため、営業状況を確認する時間や心理的なストレスが軽減されます。

このように、営業担当者にとっても、そしてマネージャーにとっても便利な機能を多数兼ね備えているSFA。主な役割としては、営業プロセスの管理を徹底することにより、受注までの確度を高めることができるツールであると理解いただけたのではないでしょうか。

一方、昨今では営業支援ツールとして、SFA以外にも「CRM(Customer Relationship Management/顧客関係管理)」や「MA(Marketing Automation/マーケティング活動の自動化)」などのツールも存在しており、「いったい、どの営業支援ツールが自社の課題解決に役立つものかわからない」と悩まれている方も多くいらっしゃいます。

次章では、各営業支援ツールの役割やそれぞれが得意とする領域について解説します。

MA・CRM・SFA、よく聞く営業系ツールの役割や違いとは

営業力の強化に向けて営業支援ツールを探していると、SFAのほかにもMACRMといった名前を目にすることも多いのではないでしょうか。ここではそれぞれのツールの役割や違いをわかりやすく紹介していきます。

1.MA(Marketing Automation/マーケティング活動の自動化)

営業経験がある方であれば、見込み客と言っても「今すぐ受注に結びつく確度の高い見込み客」と「受注までは時間がかかりそうな確度の低い見込み客」の2つのタイプがあるとイメージできると思います。確度の低い状態の見込み客に対してフォローをするのは受注までに時間を要し、決して効率的な営業とは言えません。MAは、メルマガ、Webサイト、DMやセミナーなどで多くの見込み客と接点を持ち、確度の高い見込み客(ホットリード)へと育成していくことを目的としたツールです。あなたの提供しているサービスに興味を持ち、ニーズが高まった状態で営業担当者に引き渡すまでがMAの主な役割となります。

2.CRM(Customer Relationship Management/顧客関係管理)

CRMとは、日本語訳で「顧客関係管理」を意味し、従来は顧客情報や会員管理に強く、一度の取引関係で終わらずに、長期的な顧客との関係作りを行うツールという側面が強くありました。最近では機能もより充実してきており、購買前の顧客行動をCRMに蓄積し、新規顧客を開拓する際に利用するといった利用シーンが増えています。

MAで獲得してきた顧客の行動を解析・スコアリングすることで、関心度の高い顧客を選定し、実際の商談のオファーまでつなげていくといった使われ方も増えてきています。

3.SFA(Sales Force Automation/営業支援システム)

その名のとおり、営業担当者が営業に集中できるように考えられたシステムのため、売上管理や案件管理に特化した機能があります。詳細は前章で説明しましたが、プロセス管理や売上予測、スケジュール管理、TODO管理などがメインの機能となります。営業プロセスや進捗管理を徹底することで商談から受注までの確度を引き上げることが主な役割となります。

このように、MA・CRM・SFAのそれぞれのツールには、上図のように目的に応じた使い方があります。各ツールを効果的に使うためには、まずは自社の営業組織の業務、どこに課題があるかをしっかりと理解することが大切です。SFAは、案件の管理から、提案、クロージングまで、商談の一連の流れを管理することに最も長けているため「見込み客が十分に存在するにも関わらず、成果につながらない」といったような商談から受注までの課題には最適なツールだと言えます。

ではSFAで営業活動の成果を最大化させるためには具体的にどのようなことが必要なのでしょうか?次章では、そのためのポイントを実際の営業プロセスに沿って詳しく解説していきます。

「見える化」がカギ! SFAで営業成果を最大化するためには

それでは、実際にBtoBの営業活動のプロセスを見ていきましょう。

一般的な営業活動は(1)テレアポ→(2)アポイント・訪問→(3)ニーズヒアリング→(4)提案→(5)見積もり提出→(6)受注という流れとなります。当然、これとは異なったプロセスをたどる場合もあれば、途中のプロセスが省略されるケースもあります。そのなかで、マネージャーが最も課題に感じるのは、実際の商談結果が見えないことによって「どの案件がどこまで進捗しているのか見えない」ということではないでしょうか。

もし、案件ごとに営業プロセスが見える化できていたらどうでしょう?

テレアポ件数やそこから得られたアポイント・訪問の件数、決裁者に会えているのかどうか、打ち合わせでのヒアリング内容からどのようなプレゼンをしたのか、見積金額はいくらで提示したか、受注なのか失注かなど。このように営業活動を「見える化」することで、営業担当者本人も次へのアクションを理解しやすく、成功パターンを早期に確立することができます。 そして営業担当者やマネージャーにとっても早期の段階で目標達成に向けた課題が共有でき、ノウハウの蓄積やチームとして連携がとれることが最も大きいメリットと言えるでしょう。

また、SFAで営業活動を見える化し、蓄積されたデータを分析することで、営業成果を最大化するための「勝ちパターン」を導き出すことができるようになってきます。「あの営業マンだけいつも営業成績が良い」というような、一個人の営業担当者のスキルに頼らずに、会社全体として「売れる営業方法」を定着させることが企業としての継続的な成長には必要不可欠です。データを元に次へのアクションを考えて実行する、このサイクルを回し続けることで、はじめて営業成果を最大化することができるのです。

営業成果を最大化するためには「営業活動の見える化」がカギを握っていることをお伝えしました。では、実際に、ある営業部門の1日のスケジュールのなかでSFAを活用すると、どのような変化が見られるのか画面イメージとともに見ていきましょう。

SFAを導入した企業の1日の流れ

実際にSFAを活用した営業活動の1日を、営業担当者とマネージャーの双方の視点で検証していきたいと思います。

1.営業担当者の視点でSFAの利便性を考える

【出社/スケジュール確認】

スケジュールとあわせて、訪問先の過去商談履歴や案件の進捗状況、キーマンを事前に確認。1つの画面上に全ての情報が集約されているため、商談前に確認しておくべき情報を一度に全て確認することができます。

【商談終了/日報更新】

商談終了後はスマートフォンを使って外出先から商談結果を入力。社内の上司ともリアルタイムで情報共有が可能となります。

【帰社/翌日の準備】

翌日の商談先の案件状況やキーマン情報を把握。これまでの営業プロセスを振り返り、次の商談に向けては何を準備すれば良いか、どこをゴールに設定するかを理解した上で、商談に臨むことができます。

【帰社/翌週以降の準備】

新たな案件創出のため、長期間コンタクトをとっていない顧客を抽出し、電話でのアプローチを行うためのテレアポリストを作成できます。

2.マネージャーの視点でSFAの利便性を考える

【出社/前日までの営業実績のサマリーを確認】

営業部門、担当者別の目標進捗、見込み案件数を確認し、売上目標への進捗を把握できます。

【出社/全体進捗は一目で確認】

売上目標に対する全体進捗を一目で確認することができます。画面上では着地見込みの予測も表示されるため目標に対する乖離も一目で確認することができます。

【レポート作成】

営業担当者がリアルタイムで入力したデータから、売上実績の金額を帳票化し、事業部長へ報告。集計作業はシステム上で自動で行われるため、いつでも、すぐにレポート作成ができます。

SFAを利用することで営業のプロセス、結果の両方が可視化されるため、営業担当者にとっても、マネージャーにとっても課題を早期に発見し改善を図ることができます。

また、SFAは営業担当者の営業支援だけでなく、外出先でもスマートフォンを利用してデータ入力ができるため、帰社後の営業会議や、報告用の日報作成に時間を割くこともなくなります。これにより、資料作成や商談先の情報収集など、営業成果に直結する業務に集中して取り組むことができるようになります。

このように、営業成果の最大化に向けたプロセス管理、業務の効率化を強力に推進できるSFAですが、導入した全ての企業がこのように理想的なプロセス管理ができているわけではありません。次章では実際にSFA導入実績のある企業担当者にアンケートを行い、SFAが営業現場でどれだけ活用されているのかを見ていきます。

約30%がSFAを「営業活動に活用できていない」現実

ネットリサーチ「Fastask」を使って、実際にSFAを導入した企業担当者155名にアンケートをとったところ、約30%の企業が「SFAを営業活動に活用しきれていない」という印象を持っていることがわかりました。

その主な理由としては、下記が挙げられます。
・「データの入力がタイムリーに行われていないため」・・・53.8%
・「データの入力自体が滞っているため」・・・61.5%
・「分析方法などの使い方がよくわからないため」・・・43.8%
・「カスタマイズをしたいが時間やコストの都合でできないため」・・・28.2%

上記理由を考察すると、「データの入力がタイムリーに行われていないため」、「データの入力自体が滞っているため」に対しては、データ入力に課題を感じていることがわかります。
データを継続してタイムリーに入力してもらうためには、入力時の画面操作が簡単なこと、リアルタイムに入力できることが必要となります。

「分析方法などの使い方がよくわからないため」という回答に対しては、期待していた営業活動の分析ができずに記録用のシステムになってしまっていることが想定されます。導入後にこのような問題に陥らないためには、分析方法のレクチャーや、SFAを通じて企業の営業力強化を推進してくれるサポート体制が用意されているかが重要となるでしょう。

最後に、「カスタマイズをしたいが時間やコストの都合でできないため」という回答に対しては、導入後のカスタマイズが容易であるか、またカスタマイズに追加費用が発生するかどうかも導入前に確認が必要です。

次章ではアンケート結果を踏まえて、SFAの導入に失敗しないためにはどうすればいいかを考察していきます。

SFA導入に失敗しない3つのポイント

SFAを営業活動に活用しきれていない理由から、SFAツールを導入する際には以下の3つのポイントを意識する必要があります。

1.画面操作は簡単かどうか

営業活動の見える化を行うためには継続的に情報を入力してデータを蓄積し続けることが最も重要です。なぜなら情報が集まることで、いわば「勝ちパターン」が分析でき、組織にとって効率の良いサイクルが生まれるようになるからです。そのためにも、現場に受け入れられる使いやすさかどうかは導入前に必ず確認しましょう。
ユーザーインターフェイスの見やすさに配慮はあるのか、外国版のSFAの場合は日本語対応しているかどうかなど、導入後に現場の営業担当者が活用できるかを確認することが重要です。

2.カスタマイズは柔軟にできるか。カスタマイズの価格帯はどうか

SFAを利用し始めると、「もっとグラフの見せ方を変えたい」「グラフの集計の切り口を変えたい」などのカスタマイズの要望が必ず出ます。

例えば、売上管理を「部門別」、「業種別」、「営業担当者別」に切り分けるといった、基本的な見せ方以外にも、さまざまなカスタマイズすることでより分析しやすくなるケースもあります。

しかし、そのカスタマイズが柔軟にできるかどうかはツールによって違いため、事前にどういったカスタマイズができるかを確認しておきましょう。「カスタマイズに伴う追加費用が予想以上にかさむ」というケースも多いため、導入後のカスタマイズ対応やアフターフォローについては納得してから導入をすすめていきましょう。

3.導入支援・サポートが充実しているか

企業の営業部門にSFAが定着し、営業力が向上したと実感が得られるまでには、一定期間が必要になります。SFAは、「導入すること」がゴールではありません。SFAを導入して「営業力を強化すること」が本来の目的です。そのため、企業の営業力強化に向けて、導入時だけでなく、導入後にも支援する強力なサポート体制があるかどうかも忘れてはいけないポイントです。

まとめ

いかがでしたでしょうか? 本記事では、営業成果を最大化するためのツールとしてSFAのメリットや営業での活用方法についてお伝えしてきました。

本記事で伝えたいポイントは2つです。1つ目は、営業力強化のためには、営業プロセスを可視化し、早期に課題の発見、改善に向けたアクションを実行していくことが重要であるということです。そのためにも、営業担当者がSFAを利用することで、営業活動を登録して情報共有することが重要となります。

2つ目としては、SFAを「いかに現場に定着させることができるか」という点です。このためには導入検討段階から、「どのように運用するか」も考えておきましょう。そうすることで、SFAはツールとしての強味を最大限に発揮し、最終的な目的である営業力強化へつなげることができるのです。

今回紹介したポイントをしっかりと理解してSFAを導入することができれば、必ず営業組織の成果最大化への強力な武器となるでしょう。