新潟県では、ファイルサーバーに保管している行政文書を適正に管理することを目的として「新潟県文書検索・目録作成支援システム」を構築、2010年4月より運用を開始する。従来の紙ベースで運用していた文書決裁や保管に関する業務から、ファイルサーバーをベースとした新しいシステムに採用されたのは、ウルシステムズとジャストシステムが共同開発した「Document Intelligence」だった。

新潟県庁

新潟県庁

本 社 新潟県新潟市中央区新光町4-1
設 置 1871年
概 要 日本海沿岸のほぼ中央部に位置する新潟県。信濃川・阿賀野川の流域に広がる越後平野を中心に、古くから日本随一の米どころ、本州日本海側最大の産業拠点として発展してきた。

Introduction 導入の背景

文書作成・管理業務の効率化を目指し検索システムを中心とした利用環境を整備

新潟県庁ではこれまで、日々作成される行政文書は紙をベースに承認や保管をしていた。また、保管場所や保管期限
などの利用ルールは部署ごとに委ねられていたため、文書が増大化するにつれ、使い勝手の改善、管理負荷の軽減
への取り組みが急務だった。そこで新潟県庁は、文書作成・管理業務の効率化を目指し、検索システムを中心とした
新しい文書利用環境の整備に着手した。

Reason 採用の理由

ファイルサーバーから目的の文書をすばやく確実に検索できることが決め手に

新潟県庁はファイルサーバーの容量拡張に合わせ、利用ルールと検索ツールの整備を実現するシステムの構築を決定。
協議の結果、「ConceptBaseEnterprise Search」をベースにウルシステムズとジャストシステムが共同開発した
「Document Intelligence」が選ばれた。現状の紙ベースの業務からシステム化できることと、
大容量のファイルサーバーから目的の文書を素速く確実に検索できることが決め手だった。

Results 導入の成果

かしこい検索が可能な手軽さを実現 台帳作成業務の省力化にも期待

新システムは、文書を扱う現場のニーズと使い勝手を確認しながら構築していくアジャイルの手法を使って開発が
進められた。これにより、構築から運用開始までわずか3カ月という短い期間で完成した。作成した文書を
ファイルサーバーに保存するだけで、かしこい検索が可能になる手軽さが実現されたとともに、文書目録の
自動生成による確実な管理と台帳作成業務の省力化にも期待を寄せている。

システム概念図