SFAのシステム概要からメリット・選び方のポイントまで徹底解説

24 March.2019 / SFA

SFAのシステム概要からメリット・選び方のポイントまで徹底解説

SFAってどういうシステムなんだろう
SFAを利用するメリットは何?
どういう風にSFAを選んだら良いんだろう

いざSFAを調べて検討し始めるとわからないことが多いですよね。

本記事は、数多くの企業様からご支持いただいている純国産SFA「JUST.SFA」をご提供するなかで培った経験と知識を活かして、SFAについて徹底的にまとめました。

それでは参りましょう!

SFAとはどんなシステムなのか?

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SFAとは、「セールス・フォース・オートメーション」の頭文字を取った言葉で、別名「営業支援システム」と呼ばれるシステムです。

営業のプロセスや案件の進捗、商談内容、キーマンや導入製品といった顧客情報をデータベース化して共有し、適切な管理とアプローチが可能になります。

まずは、このSFAがどういったものなのかを理解するために

  • SFAの概要
  • SFAの主な機能
  • SFAとCRMやMAとの違い

について解説をさせていただきます。

概要

SFA(Sales Force Automation)は、その名のとおり、営業担当者が営業に集中できるように考えられたシステムのため、売上管理や案件管理に特化した機能があり、プロセス管理や売上予測・スケジュール管理・TODO管理といったことができます。

営業のプロセスや案件の進捗、商談内容、キーマンや導入製品といった顧客情報をデータベース化して共有します。

営業担当者が営業活動の情報を入力することで、同僚や上司と簡単に状況を共有でき、適切な管理・アプローチが可能になります。

SFAによって商談から受注までの確度を引き上げることは、SFAの導入に期待される大きな役割と言えるでしょう。

それでは次に、SFAの主な機能について確認してきましょう。

主な機能

SFAの主な機能として以下の6つをピックアップして解説をしていきます。

  1. 顧客管理
  2. プロセス管理
  3. 売上予測
  4. スケジュール管理
  5. TODO管理
  6. アラート機能

それでは、それぞれをチェックしていきましょう。

1. 顧客管理

最初にご紹介する機能は、顧客管理です。

「顧客管理」とは、顧客(企業)情報の集約を意味します。顧客情報には、企業名、企業の所在地、担当者、連絡先などの基本情報のほか、キーマンや意思決定フローなど、商談を重ねるなかで収集した情報を管理します。

営業担当者以外のスタッフが見てもわかるように企業に関する詳細情報を集約し、仮に営業担当者が休みの場合でも、SFAの登録情報を見るだけで引き継ぎがスムーズに行えるメリットがあります。

2. プロセス管理

2つ目にご紹介する機能は、プロセス管理です。

「プロセス管理」とは、商談~受注に至るまでの営業プロセスを一目で把握するシステムのことです。営業担当者ごとに案件や商談の進捗が管理できるため、上司は受注までのステップに応じて的確な指示を出すことができるようになります。

また、営業会議でよくある「あの案件はどうなったのか?」といった質問は、営業担当者に直接聞かなくても、プロセス管理の画面からリアルタイムで把握することが可能となります。SFAの機能のなかでも多くの営業組織で利用されている機能です。

3. 売上予測

3つ目にご紹介する機能は、売上予測です。

各営業担当者ごとの売上金額はもちろんのこと、会社全体、顧客別、商品や部門ごとの売上まで、さまざまな切り口で管理することができます。

多くのSFAでは視覚的に理解しやすいグラフで見える化できるため、画面を一目見ただけで、すぐに売上予実の進捗確認が可能となります。

4. スケジュール管理

4つ目にご紹介する機能は、スケジュール管理です。

限られた営業活動の時間を効率よく使うためには、当然ながらスケジュール管理が重要となります。

また、上司にとっては、各営業担当者のスケジュール管理を行うことで売上目標に対して商談件数が足りているかなどを把握することができます。

スケジュール画面からは顧客(企業)に関する情報や提案資料、コメントなども記録できるため、日付から過去の商談内容を振り返ることも可能です。

5. TODO管理

5つ目にご紹介する機能は、TODO管理です。

営業プロセスをすすめていくなかで必要な業務をTODO化して、やるべきことを共有します。

商談に伴う細かな業務を洗い出すことで、営業担当者の仕事量が把握できるばかりか、仕事の優先順位や重みづけ、他の営業担当者に依頼する仕事が視覚的に理解することができます。

6. アラート機能

最後にご紹介する機能は、アラート機能です。

期限超過、金額変更など、あらかじめ設定した条件に対して注意喚起を行います。

提案書の作成や見積書の提出など、商談までに準備しておくべきことを事前に登録してくことで、ヒューマンエラーによるトラブルや売上減につながるリスクを未然に防ぐことができます。

以上、6つがSFAの代表的な機能となりますが、このほかにも利用するSFAツールによって機能や使いやすさには差があるため、導入前は各社の製品デモなどを実際に触ってみて比べてみることが大切です。

これらの機能を利用することで、営業担当者は訪問から受注獲得までの流れが常に頭のなかでイメージすることができるため、「次の一手」が自発的に出せるようになります。

マネージャーにとっても営業担当者の活動が一目でわかるようになるため、営業状況を確認する時間や心理的なストレスが軽減されます。

このように、営業担当者にとっても、そしてマネージャーにとっても便利な機能を多数兼ね備えているのがSFAだと言えます。

主な役割としては、営業プロセスの管理を徹底することにより、受注までの確度を高めることができるツールであるとご理解いただけたのではないでしょうか。

一方、昨今では営業支援ツールとして、SFA以外にも「CRM(Customer Relationship Management/顧客関係管理)」や「MA(Marketing Automation/マーケティング活動の自動化)」などのツールも存在しており、「いったい、どの営業支援ツールが自社の課題解決に役立つものかわからない」と悩まれている方も多くいらっしゃいます。

次章では、各営業支援ツールの役割やそれぞれが得意とする領域について解説します。

SFAとCRMやMAとの違い

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営業力の強化に向けて営業支援ツールを探していると、SFAのほかにもMAやCRMといった名前を目にすることも多いのではないでしょうか。

ここではそれぞれのツールの役割や違いをわかりやすく紹介していきます。

SFAとCRMの違い

CRMとは、日本語訳で「顧客関係管理」を意味し、従来は顧客情報や会員管理に強く、一度の取引関係で終わらずに、長期的な顧客との関係作りを行うツールという側面が強くありました。

最近では機能もより充実してきており、購買前の顧客行動をCRMに蓄積し、新規顧客を開拓する際に利用するといった利用シーンが増えています

また、次に紹介するMAで獲得してきた顧客の行動を解析・スコアリングすることで、関心度の高い顧客を選定し、CRMを活用して実際の商談のオファーまでつなげていくといった使われ方も増えてきています。

SFAとMAの違い

営業経験がある方であれば、見込み客と言っても「今すぐ受注に結びつく確度の高い見込み客」と「受注までは時間がかかりそうな確度の低い見込み客」の2つのタイプがあるとイメージできると思います。

確度の低い状態の見込み客に対してフォローをするのは受注までに時間を要し、決して効率的な営業とは言えません。

MAは、メルマガ、Webサイト、DMやセミナーなどで多くの見込み客と接点を持ち、確度の高い見込み客(ホットリード)へと育成していくことを目的としたツールです。

あなたの提供しているサービスに興味を持ち、ニーズが高まった状態で営業担当者に引き渡すまでがMAの主な役割となります。

各ツールを効果的に使うためには、まずは自社の営業組織の業務、どこに課題があるかをしっかりと理解することが大切です。

SFAは、案件の管理から、提案、クロージングまで、商談の一連の流れを管理することに最も長けているため「見込み客が十分に存在するにも関わらず、成果につながらない」といったような商談から受注までの課題には最適なツールだと言えます。

具体的に、SFAを導入するメリットはどういったところでしょうか?

次章では、メリットを5つのポイントにまとめて詳しく解説していきます。

SFA導入の5つのメリット

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ここでは、SFA導入のメリットとして以下の5つのポイントを解説していきます。

  • 属人化した営業から組織で営業する体制に変革できる
  • 営業活動を見える化し改善できる
  • 顧客情報を蓄積・共有できる
  • 実績に基づいたタイムリーな売上予測が立てられる
  • 適切なタイミングで営業アプローチができる

それでは、それぞれを見ていきましょう。

属人化した営業から組織で営業する体制に変革できる

1つ目のSFA導入のメリットは、属人化した営業から組織で営業する体制に変革できるということです。

SFAなどの営業支援ツールを使わない場合、取得した顧客情報は各営業担当のパソコンのローカルに残ることになります。

SFAを導入することで、営業が獲得した顧客情報をクラウドで管理することができるようになり、個々人に依存する状況から脱却する体制へと変化させることができます。

営業活動を見える化し改善できる

2つ目のSFA導入のメリットは、営業活動を見える化し改善できることです。

SFAでは、営業が行う商談ごとにデータベースを作ることができます。

受注に至るプロセスのうち、どの程度まで進捗したのかが一目でわかるようになり、営業案件の管理を会社全体・部署全体で行うことができるようになります。

顧客情報を蓄積・共有できる

3つ目のSFA導入のメリットは、顧客情報を蓄積・共有できることです。

SFAに顧客情報を入力し続けることで、顧客情報を会社の資産として情報を蓄積することができるようになります。

また、過去の顧客とのやり取りも含めて簡単に情報を共有できるので、配置転換による引き継ぎもスムーズに行うことができます。

実績に基づいたタイムリーな売上予測が立てられる

4つ目のSFA導入のメリットは、実績に基づいたタイムリーな売上予測が立てられることです。

SFAで管理する各商談の売上予測金額を入力しておくことで、全体でどの程度の売上になるのか着地予想を集計することができます。

プロセスごとに受注に至る可能性を係数として各案件の受注予測金額とかけあわせ、それらの数字を集計することで計算をすることが可能です。

適切なタイミングで営業アプローチができる

5つ目のSFA導入のメリットは、適切なタイミングで営業アプローチができることです。

商談ごとに次回行動とタイミングを設定しておくことで、担当営業に対してアラートを通知することができます。

営業担当が適切なタイミングでのアプローチを漏れなくできるようになることで、会社全体の受注率を高めることができます。

ここまでSFA導入のメリットを5つのポイントに分けて解説をしました。

それでは、次により具体的なSFAを導入した場合の1日の流れについてご紹介します

SFAを導入した企業の1日の流れ

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ここでは、SFAを導入した場合に具体的にどういった活動をしていくのか、1日の流れについて、営業担当者・マネージャーそれぞれの視点からご紹介をしていきます。

それでは、営業担当者の1日の流れから参りましょう。

1. 営業担当者の視点でSFAの利便性を考える

まずは営業担当者の視点から以下の4つのフェーズに分けてご紹介します。

  • 出社/スケジュール確認
  • 商談終了/日報更新
  • 帰社/翌日の準備
  • 帰社/翌週以降の準備

それぞれ解説をしていきます。

出社/スケジュール確認

スケジュールとあわせて、訪問先の過去商談履歴や案件の進捗状況、キーマンを事前に確認。1つの画面上に全ての情報が集約されているため、商談前に確認しておくべき情報を一度に全て確認することができます。

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商談終了/日報更新

商談終了後はスマートフォンを使って外出先から商談結果を入力。社内の上司ともリアルタイムで情報共有が可能となります。

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帰社/翌日の準備

翌日の商談先の案件状況やキーマン情報を把握。これまでの営業プロセスを振り返り、次の商談に向けては何を準備すれば良いか、どこをゴールに設定するかを理解した上で、商談に臨むことができます。

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帰社/翌週以降の準備

新たな案件創出のため、長期間コンタクトをとっていない顧客を抽出し、電話でのアプローチを行うためのテレアポリストを作成できます。

2. マネージャーの視点でSFAの利便性を考える

次に、マネージャー視点での1日の流れを、以下の3つのフェーズに分けて解説します。

  • 出社/前日までの営業実績のサマリーを確認
  • 出社/全体進捗は一目で確認
  • レポート作成

それではそれぞれを解説していきます

出社/前日までの営業実績のサマリーを確認

営業部門、担当者別の目標進捗、見込み案件数を確認し、売上目標への進捗を把握できます。

出社/全体進捗は一目で確認

売上目標に対する全体進捗を一目で確認することができます。画面上では着地見込みの予測も表示されるため目標に対する乖離も一目で確認することができます。

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レポート作成

営業担当者がリアルタイムで入力したデータから、売上実績の金額を帳票化し、事業部長へ報告。集計作業はシステム上で自動で行われるため、いつでも、すぐにレポート作成ができます。

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SFAを利用することで営業のプロセス、結果の両方が可視化されるため、営業担当者にとっても、マネージャーにとっても課題を早期に発見し改善を図ることができます。

また、SFAは営業担当者の営業支援だけでなく、外出先でもスマートフォンを利用してデータ入力ができるため、帰社後の営業会議や、報告用の日報作成に時間を割くこともなくなります。

これにより、資料作成や商談先の情報収集など、営業成果に直結する業務に集中して取り組むことができるようになります。

このように、営業成果の最大化に向けたプロセス管理、業務の効率化を強力に推進できるSFAですが、導入した全ての企業がこのように理想的なプロセス管理ができているわけではありません。

次章では、SFA導入おける課題と失敗したいためのポイントについて解説をしていきます。

SFA導入に失敗しないための3つのポイント

まずは、SFAの導入においての課題を当社が行ったアンケートに基づいて解説をしていきます。

ネットリサーチ「Fastask」を使って、実際にSFAを導入した企業担当者155名にアンケートをとったところ、約30%の企業が「SFAを営業活動に活用しきれていない」という印象を持っていることがわかりました。

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その主な理由としては、下記が挙げられます。

「データの入力がタイムリーに行われていないため」・・・53.8%
「データの入力自体が滞っているため」・・・61.5%
「分析方法などの使い方がよくわからないため」・・・43.8%
「カスタマイズをしたいが時間やコストの都合でできないため」・・・28.2%

上記理由を考察すると、「データの入力がタイムリーに行われていないため」、「データの入力自体が滞っているため」に対しては、データ入力に課題を感じていることがわかります。

データを継続してタイムリーに入力してもらうためには、入力時の画面操作が簡単なこと、リアルタイムに入力できることが必要となります。

「分析方法などの使い方がよくわからないため」という回答に対しては、期待していた営業活動の分析ができずに記録用のシステムになってしまっていることが想定されます。

導入後にこのような問題に陥らないためには、分析方法のレクチャーや、SFAを通じて企業の営業力強化を推進してくれるサポート体制が用意されているかが重要となるでしょう。

最後に、「カスタマイズをしたいが時間やコストの都合でできないため」という回答に対しては、導入後のカスタマイズが容易であるか、またカスタマイズに追加費用が発生するかどうかも導入前に確認が必要です。

具体的に、SFAの導入を失敗しないためのポイントを以下の3つにまとめました。

  1. 画面操作は簡単かどうか
  2. カスタマイズは柔軟にできるか、カスタマイズの価格帯はどうか
  3. 導入支援・サポートが充実しているか

それぞれ見ていきましょう。

1. 画面操作は簡単かどうか

1つ目の導入を失敗しないためのポイントは、画面操作は簡単かどうか、ということです。

営業活動の見える化を行うためには継続的に情報を入力してデータを蓄積し続けることが最も重要です。なぜなら情報が集まることで、いわば「勝ちパターン」が分析でき、組織にとって効率の良いサイクルが生まれるようになるからです。

そのためにも、現場に受け入れられる使いやすさかどうかは導入前に必ず確認しましょう。

ユーザーインターフェイスの見やすさに配慮はあるのか、外国版のSFAの場合は日本語対応しているかどうかなど、導入後に現場の営業担当者が活用できるかを確認することが重要です。

2. カスタマイズは柔軟にできるか。カスタマイズの価格帯はどうか

2つ目の導入を失敗しないためのポイントは、カスタマイズは柔軟にできるか。カスタマイズの価格帯はどうか、ということです。

SFAを利用し始めると、「もっとグラフの見せ方を変えたい」「グラフの集計の切り口を変えたい」などのカスタマイズの要望が必ず出ます。

例えば、売上管理を「部門別」、「業種別」、「営業担当者別」に切り分けるといった、基本的な見せ方以外にも、さまざまなカスタマイズすることでより分析しやすくなるケースもあります。

しかし、そのカスタマイズが柔軟にできるかどうかはツールによって違いため、事前にどういったカスタマイズができるかを確認しておきましょう。

「カスタマイズに伴う追加費用が予想以上にかさむ」というケースも多いため、導入後のカスタマイズ対応やアフターフォローについては納得してから導入をすすめていきましょう。

3. 導入支援・サポートが充実しているか

3つ目の導入を失敗しないためのポイントは、導入支援・サポートが充実しているか、ということです。

企業の営業部門にSFAが定着し、営業力が向上したと実感が得られるまでには、一定期間が必要になります。SFAは、「導入すること」がゴールではありません。SFAを導入して「営業力を強化すること」が本来の目的です。

そのため、企業の営業力強化に向けて、導入時だけでなく、導入後にも支援する強力なサポート体制があるかどうかも忘れてはいけないポイントです。

それでは、最後に主要なSFAについて解説していきます。

主要5社のSFAツール比較

ここでは、主要なSFAについて具体的に以下の5つをご紹介します。

  • Sales Cloud
  • Senses
  • kintone
  • e-sales
  • JUST.SFA

SFAと一口に言っても、各製品ごとに特徴があるので自社にあったものを選ぶようにしましょう。

Sales Cloud

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グローバルで業界最大手のセールスフォースは、豊富な機能で多くの企業が導入しています。

  • 提供企業
    株式会社セールスフォース・ドットコム
  • 主な特徴
    全世界15万社以上に導入
    企業規模や業種に関わらず利用ができる
    クラウド型サービスでハードウェアなどの設備投資が不要
    SFAを中心として会計やMA(マーケティングオートメーション)などの連携サービスも提供
    プラットフォームとして様々なツールとAPIで連携が可能
  • 価格
    月額利用料:Enterprise版 1ユーザー18,000円~
    30日間の無料トライアル

Senses

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日本国内のベンチャー企業が提供するSFAです。AIを活用した営業案件のリスク分析や類似案件の提示などが主な特徴です。

  • 提供企業
    株式会社マツリカ
  • 主な特徴
    AIが案件のリスク分析や類似案件について助言
    スマホアプリでの名刺のスキャンや議事録の自動文字起こし
    取引先の企業情報やプレスリリースを自動取得
  • 価格
    月額利用料:Growth版 1ユーザー10,000円~(100,000円から)
    14日間の無料トライアル

kintone

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6万社以上にグループウェアを提供するサイボウズ社によるサービスです。

  • 提供企業
    サイボウズ株式会社
  • 主な特徴
    グループウェアで有名なサイボウズ社が提供
    勤怠管理やワークフローなども管理が可能
    国内での導入企業数10,000社以上
  • 価格
    月額利用料:スタンダードプラン 1ユーザー1,500円~
    30日間の無料トライアル

GRIDY SFA

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GRIDY SFAも国内ベンダーが提供するSFAです。

  • 提供企業
    ナレッジスイート株式会社
  • 主な特徴
    利用者の人数制限がない
    独自グループウェアがついている
    入力を簡素化し営業の負担を軽減
  • 価格
    月額利用料:SFAスタンダード版 50,000円〜
    無料トライアルあり

JUST.SFA

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一太郎を初めとして35年以上、様々な業務システムのソフトウェア開発を続けてきたジャストシステムが提供するSFAです。

  • 提供企業
    株式会社ジャストシステム
  • 主な特徴
    直感的な操作にこだわり迷わず使える
    見やすさにこだわったグラフィカルなUI
    SFAに必要な機能を網羅
  • 価格
    月額利用料:要お問い合わせ
    無料トライアルあり

まとめ

いかがでしたでしょうか? 本記事では、営業成果を最大化するためのツールとしてSFAのメリットや営業での活用方法についてお伝えしてきました。

営業力強化のためには、営業プロセスを可視化し、早期に課題の発見、改善に向けたアクションを実行していくことが重要です。

SFAを利用することで、営業活動を登録して情報共有できる体制に変えることができます。

また、SFAの導入によって、人依存だった顧客管理を組織でマネジメントしやすい状況に変えるとともに、見えづらかった営業状況を同じ基準で数値にすることで、数字をベースにコミュニケーションするという新しい文化をつくる製品とも言えるでしょう。

定着するSFAのはじめかた3選

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SFAは定着してこそ効果を発揮します。営業部門の抱える課題や取り組みたいことから、SFA導入に注目するべきポイントまでわかりやすくご紹介しています。

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