SFAの機能 – 営業支援システムで何ができる?

15 Jun.2019 / SFA

SFAの機能 – 営業支援システムで何ができる?

SFA(営業支援システム)は営業のプロセスや進捗状況を管理し、営業活動の効率化を図るシステムとして、今多くの企業で導入が進んでいます。SFAには多彩な機能がありますが、製品・ツールによって備えている機能は異なります。

本記事では、一般的なSFAの機能について詳しく解説していきます。SFAを導入することで「何ができるようになるのか?」をしっかり把握しておきましょう。

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SFAを活用し、継続的に成長し続ける営業組織をつくるためには営業スタイルに適した製品を選ぶことが重要です。本資料では失敗しないSFA選びのポイントをご紹介しています。

SFA(営業支援システム)の核となる機能

まずはSFAなら欠かせない機能をご紹介します。SFAは営業支援システムとして、営業が利用するデータ管理機能が豊富に備わっています。たとえば、次のような情報です。

  • 顧客管理
  • 案件管理
  • 商談管理
  • 行動管理
  • 売上予測・予実管理

それぞれ詳しく見ていきましょう。

SFAの機能01:顧客管理

SFA(営業支援システム)には、顧客に関する詳細情報を管理する機能があります。SFAを見れば、会社名、所在地、電話番号、担当者、役職などの基本情報から、顧客との接触履歴などの情報までひと目で把握できます。名刺の自動取込ができるSFAや、名刺管理ツールと連携できるSFAを選べば、わざわざ入力する手間が省け、ミスなく正確な情報を管理できます。

たとえば、営業担当が不在のときに顧客から急ぎの電話が入ると・・・。誰も状況がわからず、顧客にストレスを感じさせてしまうケースがあると思います。このような場合も、SFAで顧客管理をしていれば、担当者本人でなくてもスムーズな顧客対応が可能です

また、営業パーソンが個々で顧客情報を抱えていると、異動や退職、担当変更などがあったときに顧客情報がうまく引き継がれずトラブルに発展してしまうケースがあります。このようなシーンでも、SFAで顧客管理をしていれば、引き継ぎのコストやトラブルのリスクを最小限に抑えられます。

SFAの機能02:案件管理

SFA(営業支援システム)には、営業案件に関する詳細情報を管理する機能があります。そもそも案件管理とは、見込顧客からの引き合いを受注につなげるために案件情報を適切に管理することです。具体的な管理項目としては、営業先企業、営業担当、提案商品・サービス、営業フェーズ(進捗状況)、受注見込み(確率・ランク)、受注予定日、受注見込額などがあります。

営業マネージャーがSFAで案件情報を見れば、誰がどこに何をいくらで提案していて、現在どんな状況にあるのかがひと目でわかります。これにより、各営業パーソンに対して、フェーズごとに適切な指示出しができます。

また、営業会議における案件情報の報告がスムーズになり、会議の質が高まります。SFAで案件管理をしていれば、営業会議でよくある「あの案件、今どうなってるの?」「えー、少々お待ちを・・・」といった光景はなくなるでしょう。

SFAの機能03:商談管理

SFA(営業支援システム)には、商談に関する詳細情報を管理する機能があります。上述の案件管理に加えて商談管理を行うことで、より受注見込みを高めていくことができます

商談管理の具体的な項目としては、過去の商談履歴、商談の目的、商談時間、商談相手(担当者)、決済者、提案書、提案金額、商談の進捗状況、次回アクション予定などです。営業マネージャーがSFAで商談情報を見れば、1件1件の商談の経緯や進捗を把握できるため、提案金額の調整や次回アクションのアドバイスなど、受注を獲得するための的確なフォローができます。

商談情報を社内で共有できることも、SFAの魅力です。成績TOPの営業パーソンはどんな提案書を作成しているのか?どのタイミングでクロージングしているのか?など、営業ナレッジを共有することでチーム全体のレベルアップにつながります

SFAの機能04:プロセス管理(行動管理)

SFA(営業支援システム)には、営業パーソンの営業プロセスを管理する機能があります。プロセス管理とは、営業パーソンの行動・結果をすべて数値化して管理することです。プロセス管理の項目としては、テレアポのコール数、アポイント数、訪問数、提案商材数、受注率などがあります。

営業マネージャーがSFAでプロセス管理情報を見れば、成績のよい営業パーソンと伸び悩んでいる営業パーソンの行動を定量的に比較でき、何が違うのか?行動のどこに問題があるのか?を把握できます。SFAによるプロセス管理は、個々の営業パーソンの目標設定の助けにもなりますし、PDCAを回していくことで部署全体のパフォーマンス向上にもつながります。

SFAの機能05:売上予測・予実管理

SFA(営業支援システム)には、売上予測や予実管理をする機能があります。営業パーソンごとの売上や部署ごとの売上だけでなく、顧客別、商品・サービス別など、さまざまな角度から売上を把握でき、常に予算と実績を比較しながら進捗を管理できるのはSFAの特徴です。

案件ごとに見込受注額を入力することで売上予測の精度が上がり、リアルタイムで予測値を共有できます。営業マネージャーは状況を見ながら受注見込みの高い案件を優先したり、人員の配置換えをしたりするなど、先手先手で対策を講じることができます。月末・期末になって「とにかく頑張れ!」と声を荒げるようなマネジメントからは脱却できるでしょう。

SFA(営業支援システム)の便利な機能

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いままでの情報管理に対して、「Excelでも頑張れば対応できるのでは?」と感じた方もいるでしょう。しかしSFAは情報管理機能だけでなく、その情報と紐付けて営業を効率化できる便利な機能が搭載されています。

  • スケジュール管理
  • TODO管理(タスク管理)
  • アラート管理
  • 日報・週報などの活動報告
  • 見積書の作成・ワークフロー
  • 分析・集計レポート
  • スマホ・タブレット対応

SFA内で登録した情報は、網目状に紐付けられています。そのため、今まで複数のExcelに保存していた情報も一度の入力で全ての情報を更新することが可能です。各機能を詳しくご紹介します。

SFAの機能06:スケジュール管理

SFA(営業支援システム)には、営業パーソンのスケジュールを管理する機能があります。行動予定を入力・確認するだけでなく、スケジュール画面から顧客情報を参照することもできます。また、営業活動の結果やコメントを書き込んだり、提案書・見積書などの資料を紐付けたりすることもできるため、カレンダーを見ながら過去の商談を振り返る際にも便利です。

各営業パーソンがSFAでスケジュール管理を行っていれば、営業マネージャーはチーム全体の動きをひと目で把握できます。また、「目標を達成するには商談数が足りていない」「無駄な訪問が多い」などの課題を抽出することも可能です。

SFAの機能07:TODO管理(タスク管理)

SFA(営業支援システム)では、営業パーソンのTODO管理(タスク管理)ができます。今、自分がやるべき仕事をリストアップすることで、より効率的に営業活動を進められます。

営業マネージャーは各営業パーソンのTODO管理を参照することで、各々の仕事量やリソース状況を把握できますし、仕事の優先順位付けが最適なのかを検討できます。これにより、他の営業パーソンとの分担や担当替えなどの的確なジャッジが可能になります

SFAの機能08:アラート

SFA(営業支援システム)には、アラート機能があります。SFAに日々の営業活動を記録しておくだけで、次のアクションのタイミングを知らせてくれるため、対応漏れや遅延を防止できるだけでなく、見込顧客に対して常に最適なタイミングでアプローチできるようになります。

また、放置案件や大型案件、期限超過や金額変更など、特定の条件・状況に応じてアラートを設定することもできます。見積書・提案書の作成など、商談までに準備すべきこともアラート設定できるため、商談前日になって「提案書が未着手だった・・・!」と頭を抱えることもなくなるでしょう。

SFAの機能09:日報・週報などの活動報告

SFA(営業支援システム)には、営業日報・週報を簡単に作成できる機能があります。SFAで作成した日報・週報はSFA上ですぐに共有できます。営業マネージャーは各営業パーソンの行動・成果を迅速に把握できるため、タイムリーなアドバイスができます

また、SFAの日報・週報は基本的に簡単操作で入力できるため、非コアな事務負担を軽減でき、営業パーソンは営業活動に時間を割けるようになります。

SFAの機能10:見積書の作成・ワークフロー

SFA(営業支援システム)には、見積書の作成・出力機能やワークフロー機能があります。たとえば、SFAに見積書のテンプレートを登録しておくことで、スピーディーかつミスなく見積書を作成できます。また、SFAでは見積書承認などのワークフロー申請も可能です。

従来のように、印刷した見積書を営業マネージャーに提出して、マネージャーが承認印を押して・・・といった効率の悪い方法から脱却できます。

SFAの機能11:分析・集計レポート

SFA(営業支援システム)には、分析・集計レポートを自動で作成できる機能があり、さまざまなセグメントでレポートを出力できます。たとえば、営業担当別、商材別、案件別、受注見込み別、エリア別などでレポートを確認することで、多角的に傾向を分析できます。

また、SFAなら必要なデータだけを簡単に抽出してレポート化できるので、営業会議に使う資料編集に無駄な時間を費やさなくて済みます。

SFAの機能12:スマホ・タブレット対応

クラウド型のSFA(営業支援システム)は、スマホ・タブレットでの操作も可能です。営業は移動中・外出中の時間の使い方が重要になりますが、SFAなら外出先からでも顧客情報を閲覧したり、ワークフローを申請したり、日報を作成・送信したりできます。細切れの時間を有効活用することで営業活動を効率化でき、無駄な残業の削減にもつながります。

まとめ

SFA(営業支援システム)の機能は、エクセルでカバーできる機能も多くあります。実際に、現在はエクセルで営業管理をしている企業も少なくありません。しかしながら、両者を比較した場合、利便性においても営業活動にもたらす効果においても、明らかにSFAによる営業管理にアドバンテージがあります。

現在、エクセルで営業管理をしていて、「データをうまく活用できていない」「レポート作成に時間がかかる」「入力ミスが多い」「検索性が悪い」などのストレスを感じているのであれば、SFAへの切り替えを検討してみてはいかがでしょうか。

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