SFA導入前に要チェック!ツール比較のポイントとは?

12 July.2019 / SFA

SFA導入前に要チェック!ツール比較のポイントとは?

SFA(営業支援システム)は今や、企業の売上・利益向上のために欠かせないツールになりつつあり、導入を検討する企業は年々増えています。SFAの導入によって飛躍的に売上・利益を伸ばしている企業もある一方で、SFAを導入したものの効果を得られず、活用するのを止めてしまう企業があるのも事実です。

本記事では、SFA導入前の注意点や製品比較のポイントをお伝えします。SFAに限らずIT投資をする際、見切り発車はハイリスクです。事前に注意点やツール選定のポイントを押さえておきましょう。

SFA(営業支援システム)導入前の注意点

SFA(営業支援システム)の導入を考え始めると、「どの製品・ツールを選ぶべきか?」という点だけに執着してしまう企業が多くあります。コスト的にも機能的にも自社に合った製品・ツールを選ぶことは重要ですが、ツールの良し悪しでSFA導入の成否が決まるわけではありません。ツール選定の前に、企業としてSFA導入の準備体制を整えておく必要があります。

SFA導入の目的を明確にする!

目的が曖昧なままSFA(営業支援システム)を導入しても失敗するだけです。目的を明確にして、関係者全員で共通認識として足並みを揃える必要があります。

SFAの究極の目標は売上・利益の最大化ですが、ここを具体的に突き詰めて考えることが大切です。1年後、どこまで売上を伸ばしたいのか? 3年後、利益を何%増やしたいのか? その先にある部署・会社のビジョンは何なのか?といったことです。

また、それらはSFAなしでは実現できないのか?を考えることも重要です。今、売上・利益を最大化できていないのはなぜか? そもそも、見込顧客の数が足りていないのであれば、SFAではなくMA(マーケティング・オートメーション)の導入が先決かもしれない・・・といった話になってくる可能性もあります。

SFA導入の失敗パターン

SFAの導入が失敗に終わってしまうパターンとして多いのは、以下のように、導入の目的意識が甘いケースや、動機が漠然としているケースです。

  • 社長の一存で導入することになったから
  • 何となく便利そうだから
  • 競合他社が導入しているから
  • 営業マネジメントに自信がないから

SFAを導入する際は、第一に目的を明確にすること、そして、その目的を関係者全員で共通認識として持つこと。そこが曖昧なまま導入してしまうと、1年もしないうちに後悔することになってしまうでしょう。

SFAの導入・運用を牽引できるプロジェクトリーダーを立てる!

営業管理は、エクセルよりSFA(営業支援システム)を使ったほうが便利なのは間違いありません。しかし、これは両者を同じスタートラインで考えた場合です。長年、エクセルに慣れている人は当然エクセルのほうが使いやすく、突然SFAに切り替えられても戸惑うだけ。どんな人も、慣れ親しんだやり方を変えることには抵抗を覚えるものです。

この問題を考慮せずに強引にSFAを導入してしまうと、SFAの運用が浸透せず、いつのまにかエクセル管理に戻ってしまうことも考えられます。

SFAは営業パーソンによる日々のデータ入力がなければ、その効果を発揮できません。だからこそ、現場の営業パーソンの理解を得たうえで導入しなければいけません。そのためには、SFAの導入・運用を強力に推進できるプロジェクトリーダーの存在が不可欠です。現場の営業パーソンにSFAの導入目的を説き、その有用性を理解させるに足る推進力を持った人間がリーダーを務めないと、SFAの定着は望めません。

そういった意味で、SFA導入のプロジェクトリーダーは営業部門の幹部が第一候補になるでしょう。そのうえで、経営層や現場の営業パーソンも巻き込んでプロジェクトチームを組むのが理想的です。

SFAの運用ルールを明確にする!

SFA(営業支援システム)の運用が頓挫する原因として多いのが、データ入力がいい加減になってしまうことです。データの正確性・的確性が担保されないと、SFAのメリットは半減してしまいます。

データ入力がいい加減になってしまう理由は主に2つ。入力者である営業パーソンがSFAの重要性を認識していないか、データ入力の詳細なルールが存在しないかのいずれかです。

営業パーソンがSFAの重要性を認識していない

この問題は、プロジェクトリーダーが解決するしかありません。SFAへのデータ入力が「上司に強制されて仕方なくやること」ではなく、「自分の営業活動にプラスになること」という意識に変える必要があります。

データ入力の詳細なルールが存在しない

この問題は、入力ルールを設けることで解決します。入力ルールとは、たとえば、新規顧客の情報はどのタイミングで登録すべきか? 入力が必須・任意の項目はどれか? 商談情報はいつまでに入力すべきか?などなど。導入するSFAツールや企業によって決定すべきルールは異なりますが、いずれにせよ、データ入力をする営業パーソンに疑問を持たせないルールづくりが必要です。

SFAの導入後、徹底的にPDCAを回す!

SFA(営業支援システム)を導入すれば営業課題は解決されるという考えは、大きな誤りです。SFAによって営業課題を解決して売上・利益を伸ばしていくには、具体的なプランを立て、マイルストーンを設定し、地道にPDCAサイクルを回していく必要があるのです。これができる企業とできない企業では、SFAの導入効果に雲泥の差が生まれます。

SFAを導入しても成果を上げられない企業は、「SFAを導入すること」を目的にしてしまっているケースが目立ちますが、それでは本末転倒です。SFAというのは、使えば使うほど価値を発揮するツールです。

営業マネージャーも一人ひとりの営業パーソンも、SFAを使い続けること、そしてPDCAを回して改善し続けることが何よりも肝心です。

SFA(営業支援システム)の製品・ツール比較のポイント

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SFA(営業支援システム)を導入する目的を明確にして、導入・運用を牽引できるプロジェクトリーダーを立てたら、次はSFA製品・ツールの比較検討に入ります。SFA製品・ツールを選ぶ際のポイントは以下のとおりです。

機能が多ければいいわけではない!

SFA(営業支援システム)は多機能なツールを選んでおけば間違いないと考える人もいますが、多すぎる機能が邪魔になることもあります。それならば、自社に必要な機能だけが備わった製品を選ぶほうがコスト的にも賢い選択だと言えます。

SFAの機能を検討する際に念頭に置きたいのは、営業マネージャーが重視する機能と、営業パーソンが重視する機能には差異があるということです。立場が違うので当然のことですが、双方のバランスを考えて機能を選定する必要があります。その意味でも、現場の営業パーソンをSFA導入のプロジェクトチームに入れるのがおすすめです。

営業マネージャーが重視するSFAの機能

  • 売上予測・予実管理
  • プロセス管理(行動管理)
  • 分析・集計レポート など

営業パーソンが重視するSFAの機能

  • アラート
  • 日報・週報などの活動報告
  • スマホ・タブレット対応 など

営業パーソンに使ってもらえなければ意味がない!

SFA(営業支援システム)のメインユーザーは、現場の営業パーソンです。彼らのデータ入力がなければ効果を発揮しないツールである以上、営業パーソンにとって使い勝手のいいSFAを選ぶことは必須です。逆に言えば、営業パーソンが「使いやすい」「積極的に使いたい」と思えるSFAなら、導入の第一関門は突破したと言えます。

そのためには、以下のポイントをチェックしてみましょう。もちろん、PCだけでなくスマホ・タブレットでの確認も必要です。

  • 直感的にストレスなく使えるか?(優れたユーザビリティを備えているか?)
  • 操作方法が分かりにくくないか?
  • 簡単にデータ入力ができるか?
  • 画面・情報・文字が見やすいか?
  • ユーザー側で、ダッシュボードなどの画面をカスタマイズできるか?

これらを満たしていないSFAは、営業パーソンが使いたがらない(=浸透しにくい)SFAかもしれません。

カスタマイズの柔軟性は必須!

導入したときの仕様のままSFA(営業支援システム)を使い続けることはほとんどありませんし、当初の仕様のまま使い続ける必要もありません。

実際にSFAを一定期間使ってみると、「うちの営業の場合、こうしたほうが使いやすい」といった要望が出てくるはずです。また、目まぐるしく変化するビジネス環境に合わせて、SFAの仕様・機能を変更したいというニーズも出てくるでしょう。そういったニーズを見越して、カスタマイズの柔軟性があるSFAを選ぶことが重要です。低コストで容易にカスタマイズできるか?という点は、必ず確認しておきましょう。

欲を言えば、ユーザーサイドである程度、カスタマイズできるSFAが理想的です。ちょっとした仕様変更をするたびに時間とコストを費やすより、自社でカスタマイズができたほうが機動的ですし、コスト面でのメリットも大きいはずです。

まとめ

自社にとって最適なSFAは、企業によって異なります。

プロジェクトメンバーが比較検討を重ねたうえで、2~3の製品・ツールに絞りましょう。そのうえで、デモ画面やハンズオンセミナーなどで使用感を確認すること、試用期間を利用して評価することが重要です。最終的には、テスト環境などで細かいユーザビリティをチェックしたうえでジャッジを下しましょう。

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