一太郎の機能で個人的に一番便利と感じているのが、シート機能だ。
このシート機能は、基本的にはExcelのワークシートの機能とほぼ同じものと考えていい。違うのは、複数の異なるファイルをひとつにまとめられる点だ。
具体的には文書ファイルに、ExcelやPowerPointなどの各種ファイルをシートとして挿入できる。しかもシートを切り替えたときには、ツールバーはファイルを作ったソフトウェアのものになる。例えばExcelのファイルを挿入したとき、そのバージョンが2007以降であれば、ちゃんとリボンが表示される。つまり一太郎を起動するだけで複数のファイルを編集できる。

ExcelやPowerPoint、PDFも一太郎ファイルにシートとして登録できる

これは特定プロジェクトに関連する各種ファイルをひとつにまとめるのに利用できる。一太郎のファイルを開いて、企画書やそのプレゼンファイル、予算の表計算シートなどをまとめて管理できる。ファイル名もファイルもひとつですむし、何より散逸の危険がないのはとてもラクだ。
iDiskなどのWebストレージとの相性もいい。普通なら複数のファイルを個別にアップロードすることになるが、一太郎ならばシート機能でまとめたファイルひとつをアップするだけですむからだ。

各種ファイルをひとつにまとめておくと便利

具体的な応用例を考えてみよう。例えば請求書と送付状を送るような場合、それぞれをExcelとワープロソフトのファイルとして用意するより、一太郎のファイルとしてまとめておくと便利だ。
なお、請求先や金額などを空欄にしたテンプレートファイルとして登録しておくと再利用しやすい。請求書発行が必要になったらこのテンプレートファイルを開いて記入すればいい。こうすることで、請求書を発送するときの手間が少なくなるわけだ。不定期な請求書発行がある会社には便利だろう。

手書きの紙をスキャンし、ファイルを一元化

私はときどきセミナーなどを主催しているが、企画書と参加者リスト、当日のアンケートなどをまとめておくのにも使える。
企画書は一太郎のファイル、リストはExcel、そしてアンケートは、当日参加者に手書きしてもらった紙をスキャナーでスキャン。PDFファイルとしたものを一太郎のシートとして保存しておく。ファイル名はイベント名と日時を記しておこう。するとそのファイルを開いただけでイベントの企画意図や参加者の意見などがわかるようになる。
シート機能は、使いこなせばかなり便利な機能だ。この機能だけでも一太郎を使う価値は十分にあるといえる。