 長島・大野・常松法律事務所
法律事務所 |
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業務フロー / システム構成
--「ATOK」を導入された経緯をお聞かせいただけますか。
山本事務所では「所員名」と「法律用語」という独自の変換辞書を作成して利用していますが、今まで標準としていた日本語入力システムには辞書の配信機能がなく、更新作業の負担が大きかったのが辞書配信システムを導入した理由です。「所員名」辞書は、姓をひらがなで入力すると、その姓を持つ所員の「フルネーム」と「イニシャル（2,3文字のアルファベット表記）を変換候補に提示して変換できます。「法律用語」辞書は頻度の高い100語ほどの専門用語を変換できます。
石塚当事務所では、一つの案件を何人かの弁護士・パラリーガルなどによるチームで担当することが多いのですが、メールや書類で情報を共有する際、名字だけだとスタッフが混乱する可能性があるので、必ずフルネームかイニシャルを書くようにしています。
イニシャルというのは、事務所内での通称です。コピーを誰と誰に配ってほしいというメモを付記するときや配布物の宛先などに使用します。私の場合は「HRI」です。フルネームを書くより効率がいいですからね。しかし、約500名と大所帯の事務所ですから、全員のフルネームやイニシャルを覚えることはできません。そこで、姓からフルネームやイニシャルを検索・変換できる「所員名」辞書が必要なのです。
インフォメーション・
マネジメント
コーディネーター
山本 直毅氏
山本当事務所は、4月と10月に入所する者が多いのですが、それ以外にも留学から帰ってきたり、出向されたり、いろいろなタイミングで入退所が発生します。以前は、「所員名」辞書を更新したら、サーバーにアップして所員にメールやメモで通達し、各自でダウンロードしてもらっていました。ただ、弁護士は多忙なので、ダウンロードし忘れていないかどうか、秘書がチェックしたりすることもよくありました。
このように、所員が行う一連の作業が面倒なので、辞書は年に2回の更新が精一杯でした。そうなると、申し訳ないことに、入所のタイミングが悪かった人は半年近く辞書に自分の名前が登録されないという状態になります。それを「辞書配信システム」なら簡単に更新と配信ができるということだったので、導入することにしたのです。
最高の法務サービスを提供するために最高のIT環境を整備したい
--実際に導入されて、いかがでしたか？
山本正直に言いますと、最初は仕事が増えるのかなと思っていました。しかし、実際にやってみると非常に簡単で拍子抜けするほどでした。まず、辞書ファイルはCSV形式で作成するだけ。それをサーバーへアップすれば、後は所員のパソコンに自動配信され、その時点から全員に最新の辞書を使ってもらえます。また、新しく入所する人のためにパソコンのアカウントを作成するときに同時に辞書も更新しますが、作業時間は10分ほどなので、まったく負担は感じないですね。辞書をいつでも最新の状態にできます。このシステムを導入してから、所員の入退所の発生に合わせて辞書配信を行えるので、所員の方へのサービスを強化することができました。
最初に石塚弁護士が申し上げたとおり、当法律事務所は、複数の弁護士などが協力して最高の質を有する法的サービスを提供することを目的としています。弁護士が最高の法務を提供しているのですから、それを支えるインフォメーション・マネジメントのスタッフも、最高のIT環境を提供しようと日々努力しています。「ATOK」「辞書配信システム」を導入する際も、最高品質であるかどうかという視点で選びました。実際、それに値する効果は得られたと感じています。
今後ともジャストシステムさんには、最高水準の製品を開発していただきたいですね。
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