ラベルマイティ ステーション トップ > 活用ガイド > 業務改善ステーション > 情報を保護して業務改善
煩雑な仕事をスムーズに、そして無駄な経費を削減することで、業績アップを目指しましょう。あなたの業務を改善する方法をご紹介します！（監修：月刊総務編集部）
平成17年4月1日より「個人情報保護法」が全面施行され、個人情報の取扱いは今まで以上に厳しい管理が必要となりました。もし個人情報が漏えいした場合、企業に与えるダメージは図り知れません。社内で保有している情報をしっかりと保護し、会社の信用と顧客の安全を守りましょう。
- ノートパソコンを持ち歩いていて、紛失した（しそうになった）
- 廃棄したはずの書類に、個人情報が記載されていた
- 顧客情報の入った印刷物、ダイレクトメールを外部印刷会社に発注している
- 個人情報が記載されたデータをうっかりメール送信しそうになった
- 顧客リストが誰でも閲覧できる状態になっている
- パソコンのパスワードをメモ書きして、デスクに貼っている
- 個人用のCD-ROMと機密内容のCD-ROMを取り違えて持って帰った
- シュレッダー処理すべき書類の裏面をメモに使用していた
個人情報の漏えいに関する賠償金額は、漏えいした内容にもよりますが、個人を特定できる情報で件数が多い場合、数千万円から数十億円に及ぶ場合もあります。
■2004年度1件当たりの損害賠償総額
■個人情報漏えい事件の比較表（2002／2003 年）
| 2002年 | 2003年 | 備考 | |
|---|---|---|---|
| 漏えい事件数 | 62件（55件） | 57件（51件） | 括弧内は被害者数が判明している事件数 |
| 損害賠償総額 | 189億2201万円 | 280億6936万円 | - |
| 最大損害賠償額 | 90億円 | 71億1990万円 | - |
| 平均損害賠償額 | 3億4403万円 | 5億5038万円 | 被害者数が判明している漏えい事件による平均 |
| 総被害者数 | 41万8716人 | 155万4592人 | - |
| 最大被害者数 | 10万人 | 56万人 | - |
| 平均被害者数 | 7613人 | 3万482人 | 被害者数が判明している漏えい事件による平均 |
顧客や取引先の情報は、企業にとって最も大切な財産と言っても過言ではありません。そして、顧客や取引先に郵便物やダイレクトメールを発送することは多々あるかと思います。
■一般的なダイレクトメールの送付手順
ダイレクトメール発送を外注すると、データをやりとりする回数も増え、それに関わる人数も多くなります。そして、その過程のどこかで、情報が漏えいしてしまう可能性もあります。大切な顧客情報を使用するダイレクトメールは、社内で作成・印刷・発送まで一貫して行うのが一番安全です。 ダイレクトメールに必要な要素として、「デザイン」と「宛名ラベル」があります。企業のイメージにあった、商品写真などを取り込んだデザイン性の高いダイレクトメールを作成する場合は、専用のソフトを活用しましょう。
また、既存の顧客名簿データをそのまま宛名ラベルに活用すれば、作業時間の短縮になり、データの誤入力も防げます。
- ノートパソコンの持ち出しの際は、持ち出し記録をつける
- 個人情報の記載された印刷物は社内でシュレッダー処理する
- 個人情報を扱うデータファイルにはパスワードなどロックをかける
- 社員個人が管理している情報は、必ず鍵のかかる引き出しに入れる
- シュレッダー、コピー機、ファックス、パソコンなど、個人情報を扱う各機器に、注意喚起ポスターやシールを貼る
- 個人用の持ち物と会社の備品の区別がつきやすいように、色分けやアイコンのついたシールを活用する
顧客データの管理をしっかり行うこと、「うっかりミス」のヒューマンエラーを無くすための注意喚起、この2つが情報セキュリティに欠かせないものです。会社の財産と信用をしっかり守るために、業務を改善していきましょう。
|
ダイレクトメールや宛名ラベルをスピーディに作成するなら「ラベルマイティ8 プレミアム」。「Microsoft Excel」をはじめとする各種データファイルを ラベルに出力する「差込機能」を活用すれば、データの誤入力もありません。 |
 |
業務改善の強力なサポーター |
|||||||||||||||
|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
|
|||||||||||||||
