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| 企業では、仕事をすすめるなかでさまざまな文書・情報が作成されます。例えばCRMの現場では、営業担当によって報告される市場情報、お客さま相談窓口の問い合わせ票やクレーム、サポートによる障害や修理報告などがあります。また、PLMの現場においては、研究者からの研究レポートや実験報告、設計開発担当者によって作成される設計書、品質管理報告書など、その種類も目的も多岐にわたります。また、その業務を滞りなくすすめるために参照しなければならない文書（例えばマニュアルや手順書、仕様書や工程管理表など）も存在します。 同じ話題（テーマ）を含む文書も業務内容やそのプロセスによって変化します。例えば、ある企画会議においては、用意された「企画提案書」に基づき議論が繰り広げられ、内容が吟味され決定されていきます。この決定に基づき「企画書」が作成され、関連部署の合意を経て企画が実行されます。さらにこの「企画書」は、「実行計画」や「マニュアル」、「実施報告書」など、その業務への関わり方に応じ、その姿を変えていきます。 しかし、これらの情報（ドキュメント）に共通しているのは、 ・仕事をすすめる（達成）させる過程において生まれた情報や知識を、目に見える形にしたもの ・情報や意思を伝えるもの ・組織におけるコミュニケーション・ツール ・同じ事柄（事例や製品など）においても、業務内容や作業プロセスによって、そのフォーマット（体裁やあり方）が異なる ・情報に含まれる重要ポイントも、業務内容や作業内容によって異なる（変化する） ということです。そして最も重要なのは、それらの文書群が、何かしらの共通するテーマ（項目や属性）や背景情報（文書のタイトル、作成者、作成・更新日など）を持っているということです。この文書に含まれる「属性」を有効に活用することにより、業務プロセスにあった最適な情報活用による業務の効率化を実現するとともに、他部門が作成した情報の二次利用による新たな価値創造ができるのです。 |
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| それでは、仕事をすすめる人にとって最適な情報を提供できるしくみをITで構築し、情報共有・活用を実現するための秘訣は何でしょうか？ 「検索ツールを導入して情報を見つけることができるようにする」「文書管理ツールを導入し整理をする」「ファイルサーバーをたてて一元管理する」など、いくつかの方法がありますが、それだけでは充分な効果を上げることは難しく、失敗に終わってしまうことも少なくありません。 社内に蓄積する情報の種類や利用者を把握し、使いやすい形に整理する。さらにその情報が本当に「使える」ものかをモニターしシステムにフィードバックし、さらなる情報活用を促す。この一連の流れを確立することにより、情報の質とシステムとしてのファインダビリティを同時に上げていくことが重要なのです。ITツールを利用し、この「情報活用サイクル」をいかに実現するかが成功のカギといえます。 この情報を「使いやすい形に整理する」「使いやすい環境を用意する」場面においても、前述した「属性」情報を有効に活用することができます。 |
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| 例えば、社内に散在するデータベース。そのデータベースは管理する部門や部署のルールに従って運用されていることが多いと思います。また、そこに格納されるドキュメントのフォーマットも格納の仕方も区々です。さらに、Notesなどのグループウエアであったり、RDB、経理などの専用ツールなど、部門ごとに利用しているシステムも異なります。これでは統合的（俯瞰的）に情報を見たり活用することは不可能です。しかし、情報活用システムを構築するためには、データベースの再設計や統合など多大な労力とコストが必要です。 そこで注目されているのが「企業内情報検索基盤（Enterprise Search Platform）」です。現在利用しているシステム構成を変えず、情報を「見える化」し、どの情報にもフレキシブルに（当然セキュリティの問題はありますが）アクセスするためのストレージ基盤として、［ConceptBase］などの検索エンジンが利用されています。 |
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| さて、エンタープライズ・サーチによって、異なるデータベースやシステムを仮想的なリポジトリとして、あたかも一元的に管理･運用･利用ができるようになりました。しかし、これは利用者と蓄積された情報へのパスを作ったに過ぎません。すなわちストレージの整理ができただけで、そこにある情報（コンテンツ）を利用するためのしくみや整理方法、欲しい情報へのナビゲーションは考慮されていない状態です。もちろん、この膨大なデータを対象にキーワード検索や類似検索で、必要なデータを探すことはできますが、本当に仕事で使える情報に、タイムリーに到達することができるでしょうか。そんなとき、有効に活用できるのが、文書が持つ『属性』情報です。 |
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| 『属性』には、文書そのものに付与されるプロパティ情報（ファイル名や作成者、作成日時・更新日、部署名など）や文書に含まれる「目次」や「項目」、さらには文書内にマークされたものなどさまざまありますが、その文書の概要や意図、背景を簡単に把握することができるものです。また、まったく異なる目的（業務内容や使い方）で作成された文書でも、共通する「属性」があれば、それを軸に情報を整理・体系化することができ、他部門での情報の二次活用や分析、利用者本位の視点での体系化により、新たな発見や価値創造が可能となります。さらにすでに構造化された情報（RDB、アクセスやエクセル情報など）、今後増加することが見込まれるXML文書などのハンドリングが可能となります。 |
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| ［ ConceptBase V ］には、この『属性』を利用し情報獲得・情報活用を効率的かつ効果的に実現する3つの機能を搭載しています。 |
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| ※機能についてはこちらをご覧ください |
| 企業内で情報を検索する場合、キーワードや文章を入力し、全文検索を行うケースが多々あります。例えば下のような営業日報を対象に、製品「AAA」に関する提案書を見たいときはどうでしょうか。 |
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| 全文検索では、たとえそれが製品「ABC」の提案書であっても、その中に「AAA」という製品名が含まれていたとしたら、検索結果として表示されます。出現率が要求される検索としては、確かに有効ですが、話題（検索の目的）が異なるデータでも、そのキーワードが含まれていればヒットしてしまいます。言い換えるならば、利用者にとっては不要な情報を多く含む、必ずしも「使いやすい」情報獲得スタイルではありません。 一方、［ConceptBase V］の属性検索（メタデータ・アドバンスサーチ）機能を利用した場合、製品「AAA」の提案書だけを確実に絞り込むことができます。たとえ本文に「AAA」という製品名が含まれていなかったとしても『提案製品』という属性値が「AAA」であれば表示されるのです。確かに、出現率が、要求される情報活用には、必ずしも有効な手法ではありません。しかし、話題（検索の目的）にあったデータだけを確実に絞り込んで獲得することができる。裏返せば、管理者が意図的に特定文書をヒットさせることもできるのです。利用者にとって「欲しい情報」が獲得できる活用スタイルといえるでしょう。 |
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| ※機能についてはこちらをご覧ください |
| 業務において、色々と比較をしながら情報を探すという局面が多々あります。例えば製品「AAA」の提案書で○○さんが作ったものと、××さんが作ったものを比較しながら参照したい。あるいは、製品「BBB」のクレーム情報を発生日時や地区で比較しながら参照する…。 |
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| ファセット・ナビゲーションでは、絞り込み条件としてあらかじめ設定しておいた属性値を、結果を見ながら変えるだけで、ダイナミックに新たな情報を取得することができます。つまり、情報到達の自由度（ハンドリング感）と獲得情報の精度向上を実現できる、利用者にとって「使い勝手の良い」情報獲得スタイルということができます。当然、属性の設定を業務内容やフローにあわせて設計すれば、検索型の業務アプリケーションとして利用することができるのです。 |
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| ※機能についてはこちらをご覧ください |
| さらに［ConceptBase
V］のサーチリザルト･ナビゲーションでは『属性』を利用することにより検索結果のハンドリング性を向上しています。 たとえ、全社の情報を一元的に管理できたとしても、その中身は全く整理されていない状況です。たとえば、製品部のデータベースには、製品「AAA」に関する技術文書（文書ファイル）、実験データ（エクセル）、製品仕様書（文書ファイル）が、営業部では、同じく製品「AAA」についての市場レポートや売り上げ報告、あるいは日報などが、またインフォメーションセンターには、製品「AAA」に関するお問い合わせ表やクレーム報告が、それぞれのデータベースに、それぞれのルールに従って、さまざまなフォームで格納されている事実は変わりません。 これをうまく活用するために、属性をキーにした属性検索や属性値を面として捉え、ダイナミックに情報を絞り込むファセット･ナビゲーションを利用するわけですが［ConceptBase V］では、この検索、結果を『属性』を使って整理・体系化するサーチリザルト･ナビゲーション機能を搭載しています。 |
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| サーチリザルト･ナビゲーションでは、検索結果を設定された『属性』によって、視覚的にマッピングします。あたかも、利用者が業務に必要な（関する）属性をキーに、自由にかつダイナミックに情報を整理した状態で提供してくれるわけです。同じ情報群であっても「営業○○さんの視点」、「製品部▽○さんの視点」で整理・体系化をし、俯瞰的に見ることにより、今まで見えなかった情報とのつながりや関係性を発見することができ、問題解決方法の発見や発想支援を促します。つまり利用者本位･利用者の視点で情報を体系化･再構成し情報活用ができる利用者にとって「気の利いた」情報活用スタイルといえます。 |
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| ［ConceptBase
V］の新しい3つの機能が提供するメリットを、『属性』を軸にご紹介しましたが、簡単にまとめると次のようになります。 ●「属性検索」（メタデータ･アドバンス･サーチ）とは？
●「ファセット･ナビゲーション」とは？
●「サーチリザルト･ナビゲーション」とは？
そして、利用者に［ConceptBase V］が提供することは、
そして、上記を実現することにより、企業にとって、
今回は『属性』を中心に「属性検索」「ファセット･ナビゲーション」「サーチリザルト･ナビゲーション」を企業内検索に応用するメリットをお伝えしました。次回は、いよいよ具体的な業務活用ケースをご紹介します。 |
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