こうして検索した結果は、文書の見出し一覧として表示されるが、数多く表示された場合は内容を確認するだけでも一苦労だ。そこでオンライン資料室では、次の３種類の表示方法を活用することで効率的に検索することを可能にしている。

　まずは、「全文表示」。これは文書の元ファイル（一太郎、PDF、WORDなど）を立ち上げることなく、テキストだけで全文を簡便に表示できる機能である。次に「強調表示」。これは入力した語句を強調して本文を表示する機能だが、さらにその検索語句で形成される複合語句や類義語も強調される。そして「要約表示」。これは、本文を要約して表示する機能であり、元の文書を100％としてどのくらい要約するかも指定できるところが便利だ。

このほか、オンライン資料室の検索機能の中には、表示された文書の一部をさらに検索条件として、内容の類似している文書を検索する「類似検索」も用意されている。

年間6万8000件ほどのアクセスがあるという神奈川県の「オンライン資料室」だが、具体的にはどのように利用されているのだろうか。

「正確な調査は行っていませんが、マーケティング目的のビジネスパーソンから社会調査を学んでいる大学生までが、人口資料から地価に至る様々な情報を利用しているようです」（三科氏）

情報システム課主幹の福岡孝幸氏は、統計データベースの上手な使い方を次のように教えてくれた。
「統計データは、１年分だけ見てもあまり意味がありません。ほとんどの行政統計は毎年更新されていますので、経年的に事象の変化を分析することが大事です」

発足から５年が経過し、住民に対する情報提供の窓口の一つとして機能している「オンライン資料室」は、今度どのような方向に進むのだろうか。

三科氏は、電子自治体実現の重要なステップとして、オンライン資料室を位置づける必要があると語る。

「電子自治体の実現のためには、単なるコミュニケーションからコラボレーションへと社会と行政の関係を切り替えていかなければなりません。鍵を握るのは、やはり住民の方々が行政情報を気軽に知ることができる環境作りだと思います。そのためにもオンライン資料室を使いやすく、わかりやすくしていくことが必要なのです」

情報提供にとどまらず、「こんな情報が欲しい」「こんな施策を作ったらどうか」といった住民の要望を汲み上げて、明日の行政のあり方をともに考えていく――。オンライン資料室のさらなる進化に期待したい。