オンライン資料室では、「統計データ」と「文書データ」の両面から検索することができる。前者の特徴は統計資料なので閲覧しやすい分類になっているということ。後者の特徴は、文書形式のデータになっているので、情報として理解しやすいということだ。

　まず、統計データから情報にアクセスする場合には、「キーワード検索」「統計調査名検索」「分類体系検索」「所管課名検索」の４種類の検索方法がある。
キーワード検索は、入力したキーワード（２つまで入力可能）がデータ名称に含まれる統計を探すことができる、最も一般的な検索方法だ。逆に、調べたい統計の名称がすでにわかっている場合には、統計調査名検索が効率的だ。

　１つの分野の統計をまとめて調べたいときには、分類体系検索を使うとよい。人口、土地・自然、社会福祉など15種類の大分類があり、中・小分類によって大分類をさらに細かく分けてあるので、用途に応じて必要な分類レベルで統計を集めればよい。
そして、所管課名検索は、その名の通り、統計データを所管する課名で検索する方法である。

　次に、文書データ検索方法を見てみよう。こちらは「分類・年度・部局検索」と「キーワード検索」の２種類の方法がある。

　分類・年度・部局検索とは、統計データ検索における分類体系検索および所管課名検索に、データの対象年度も含めてAND検索ができる方法だ。目的とする行政文書がわかっている場合には、この検索方法を使うのが早道となる。
「調べたいことはあるが、県にどんな文書があるのかわからない」という人は、キーワード検索を使うと便利だ。文書ファイルの内容を、自然文や単語を入力して全文検索をかけることができる。

　庁内で蓄積してきた「統計データ」に、白書や報告書などの「文書データ」を加えて発足したオンライン資料室であるが、使い勝手において課題を抱えていた。

　統計データは、調査した部局（衛生部、県土整備部など）や調査の種類（人口、雇用など）で分類することができるため、従来の検索システムでも対応可能だった。それに対して、詳細な分類ができない文書データの場合は、「神奈川県地域防災計画」というように、ぴったりのキーワードを入力しないと目的の文書にたどり着きにくくなってしまうのだ。

　文書内容の類似性を判断して検索するConceptBaseを採用したことによって、特殊な検索ルールに則る必要はなくなり、話し言葉に近い自然文での検索が実現した。
　例えば、県内の不動産価格に関する文書を検索したかったとする。もし行政文書に「不動産価格」ではなく「地価」と書かれていたら、一般の検索システムでは「地価」と正確なキーワードを入れないと検索することはできない。しかし、住民にとっては「不動産価格」でも検索できなければ使い勝手の良いシステムとはいえない。そこで、ConceptBaseを導入すれば、誰でも簡単に目的の情報を探すことができる。

　従来の検索システムでは、完全に一致するキーワードを入力しないと情報が出てこなかったり、不要な情報まで膨大に出てきたりといったわずらわしさがあった。ConceptBaseを利用することで、住民はパソコンの高度な知識を必要とせず、気軽に情報を入手できるのである。

　また、ConceptBase は、HTML、一太郎、Word、Excelなどほとんどのファイル形式に対応しており、フォーマット統一などの手間がかからない。さらに、ほぼ自動でデータベース化してくれる。

「データ登録は、庁内の各部署に依頼しているわけですが、細かな形式を設定することなく、ほぼそのままの形で登録することができるため、担当者の負担が軽減されますね」（三科氏）